एक मेजवानी कार्यक्रम ऑर्डर (BEO) काय आहे?

ही एक यशस्वी कार्यक्रमाची गुरुकिल्ली आहे

ठिकाणे अशी खात्री व्हायची की मोठ्या इव्हेंट एखादी अडथळा न करता निघून जातात किंवा, एखादे अजिबात अजिबात अजिबात नसेल तर त्यांना खात्री आहे की हे त्यांचे दोष नाहीत. हे लक्षात ठेवून, ते काळजीपूर्वक तयार केलेले मेजवानी कार्यक्रम ऑर्डर (बीओओ) तयार करतात जे इव्हेंट कोऑर्डिनेटर्सना साइन इन करणे आवश्यक आहे. BEO चा पत्र पाठविला जात नसल्यास त्यावर सुनावणी करणे कठिण असू शकते, हे सर्व हेतूसाठी आहे आणि एक कायदेशीर करार आहे; निश्चितच, त्यावर स्वाक्षरी होण्यापूर्वी काळजीपूर्वक वाचले पाहिजे.

एक मेजवानी कार्यक्रम ऑर्डर (BEO) काय आहे?

हॉटेल किंवा स्पेशल इव्हेंट सुविधेमध्ये आयोजित केलेल्या जवळजवळ प्रत्येक महत्त्वाच्या कार्यक्रमासाठी एखाद्या कार्यक्रमाचे तपशीलवार वर्णन करता येणारा एक करार आहे. आपण एक कार्यक्रम नियोजक असल्यास, आपण BEO शी परिचित होऊ इच्छित आहात जेणेकरुन आपण हे सुनिश्चित करण्यास सक्षम असाल की सर्व तपशील योग्यरित्या समाविष्ट केले आहेत.

करारनामा सहसा एक फॉर्मवर वर्णन केला जातो जो अन्न आणि पेय, ऑडिओ / व्हिज्युअल, रूम सेटअप, टेबल केंद्रबिंदू, स्टाफिंग आवश्यकता आणि आपल्या इव्हेंटशी संबंधित इतर सर्व गोष्टींसह तपशीलांचा तपशिल आहे. BEO मध्ये समाविष्ट केले गेले आहे ज्या खर्चाची आपण परतफेड करावी लागेल त्याची एक तुटलेली यादी.

करारनाम्यामध्ये उपशीर्षकांच्या अंतर्गत माहितीचा "ब्लॉक्स्" समावेश आहे, जसे की संपर्क माहिती, शेड्यूल, अन्न आणि पेय पदार्थ व्यवस्था, खोलीची स्थापना, ऑडिओ व्हिज्युअल, नियम व अटी आणि स्वाक्षरी ब्लॉक्स.

बँक्वेट इव्हेंट ऑर्डर वाचणे

हे स्पष्ट आहे तर आपण BEO वाचणे आणि करारनामधील अटींशी सहमत असणे आवश्यक आहे, छान प्रिंट वाचण्याची खात्री देखील सुनिश्चित करा.

आपण सहमत आहात याची आपल्याला पूर्ण माहिती असल्याची खात्री करा, सर्व खर्च समाविष्ट करून.

BEO च्या सर्वसाधारण गटात खालीलप्रमाणे वर्णन केले आहे याची खात्री करा:

• सेल फोन नंबरसह ऑनसाइट संपर्कांची माहिती
• इव्हेंटच्या दिवसासाठी जागाचा वापर (दुहेरी तपासनीस हे रिक्त स्थान निश्चित केले आहे की आपण ज्या ज्या ठिकाणी प्रवेश केला आहे)

• कार्यक्रमासाठी सेट अप, प्रारंभ आणि समाप्ती वेळ
• अपेक्षित अतिथींची एकूण संख्या

अन्न आणि पेय व्यवस्था

BEO चे एक विभाग अन्न आणि पेय व्यवस्थेसाठी समर्पित असेल. आपण या विभागात खालील तपशील देण्यात आल्या आहेत याची खात्री करा:

• सर्व अभ्यासक्रमांसह, संपूर्ण मेनू
• प्रत्येक बुफेवर प्रत्येक आयटम आणि प्रत्येक स्टेशन कसे सेट केले जाईल आणि खोलीमध्ये केले जाईल
• विशेष आहारातील चिंता असलेल्या (उदा. ग्लूटेन-मुक्त किंवा शाकाहारी आहार) पाहुण्यांच्या गरजा भागवण्यासाठी ठिकाण कसे असावे
• सेवा वेळा
• सेवेसंबंधी विशिष्ट वस्तू, जसे की टेबलवर वाइन आणि स्पार्कलिंग पाणी
• सर्व अन्न किंमती एक यंत्रातील बिघाड
• बारमध्ये अल्कोहोल, दारुच्या ब्रॅण्ड आणि बिअरची सविस्तर यादी उपलब्ध आहे

कक्ष सेट अप

BEO ने संपूर्ण खोलीची स्थापना केली पाहिजे. यात हे समाविष्ट आहे:

• सारण्या प्लेसमेंट
• प्रत्येक सारणीवरील जागा संख्या
• अन्न केंद्र स्थान नियोजन
• मनोरंजनाचे स्थान (उपकरणाचे संचयन, अन्न आणि पेय प्रवेश, जागा बदलणे, इत्यादिसह) जर योग्य असेल तर मनोरंजनाच्या निवासस्थानाबद्दल माहिती.
• बार / चे स्थान

काही बीओओमध्ये खोलीच्या आकृतीचा समावेश असू शकतो.

ऑडिओ व्हिज्युअल आणि बाहेरील विक्रेते

Audiovisual व्यवस्था काहीवेळा BEO वर दिसून येईल, परंतु अनेक ठिकाणी एका तृतीय पक्षाला / v सेवा वितरीत केल्यापासून, कदाचित एक स्वतंत्र करार असू शकतो.

जर तो BEO मध्ये समाविष्ट केला असेल तर, करारावर स्वाक्षरी करण्यापूर्वी सर्व तपशील निश्चित केले जातील याची खात्री करा.

नियम आणि अटी

बीओओसहित सर्व करारनामे, नियम व अटी असतील ज्यांचे पालन करणे आवश्यक आहे. कागदपत्रांवर स्वाक्षरी करण्यापूर्वी सर्व नियम व अटींची आपल्याला जाणीव आहे याची खात्री करा. उदाहरणार्थ, रद्दीकरणासाठीच्या करारातील काय अटी आहेत? उदाहरणार्थ, अतिथी स्लीप्स आणि फॉल्स असल्यास, विवाद कसे सोडवता येईल?

साइन इन करण्यापूर्वी आपल्या ग्राहकांसह सुविधा व्यवस्थापकचे काही प्रश्न विचारणे आणि त्याची पुष्टी करणे महत्वाचे आहे. एकदा आपण BEO वर स्वाक्षरी केल्यानंतर ते एक बंधनकारक करार आहे.