वाई-एमईच्या मातृ-डे इव्हेंटची नियोजन आणि अंमलबजावणी करण्यातील धडे
विशेष कार्यक्रम योजनाकार - विशेषत: नफाहेतुवयाच्या जगात - हे जाणून घ्या की एक बाह्य निधी उभारणीस कार्यक्रम आयोजित करणे ही एक चांगली कल्पना आहे या प्रकारचे कार्यक्रम, इतर समुदाय निधी उभारणीस कल्पनांप्रमाणेच, पुढील वर्षाच्या इव्हेंटसाठीच्या नियोजनास या वर्षीच्या निधी उभारणी कार्यक्रमाच्या समाप्तीनंतर लगेच सुरु होतात. कार्यक्रमाचे अभिवादन करणे महत्वाचे आहे आणि काय चांगले झाले आणि त्याबद्दल काय चर्चा केली जाऊ शकते याबद्दल चर्चा करणे महत्त्वाचे आहे.
यश आणि सुधारणांबद्दल चर्चा केल्याने हे वैशिष्टये पुढील वर्षाच्या इव्हेंटसाठी समाविष्ट किंवा वर्धित केले जाऊ शकतात याची खात्री केली. अशी कृतीशील नियोजन देखील प्रायोजकांसाठी मूल्य जोडते. आणि, नक्कीच, सर्व यशस्वी समाजाची वर्षानुवर्षे वाढणारी आणि विस्तारण्याची आशा आहे.
असे कार्यक्रम धारण करण्याच्या प्राथमिक उद्दिष्टावर केंद्रित राहणे महत्त्वाचे आहे: निधी उभारणी जे कार्यक्रम नियोजक पूर्वी समुदाय चालत आहेत, त्यांच्या नियोजनासाठी सर्वात महत्वाचा काळ खरोखर चालायचे समाप्त झाल्यानंतर घडते. समुदाय निधी उभारणी करणा-या योजना आणि अंमलबजावणीच्या अनेक पैलूंबद्दल जाणून घेण्यासाठी, आम्हाला शिकागोच्या वाई-एमई ब्रेस्ट कॅन्सर ऑर्गनायझेशनद्वारा होस्ट केलेल्या मदर्स डे इव्हेंटवर एक मागे-पडद्याचे स्वरूप मिळणार आहे.
वाय-मातेचा डे ब्रेस्ट कॅन्सर फंडलाइझर वॉक
वाई-एमईची स्थापना 1 9 7 9 मध्ये दोन स्तनाच्या कर्करोगातून वाचलेली होती. स्प्रिंग कॅन्सर रुग्णांसाठी त्याचा बहुभाषीय राष्ट्रीय स्तनाचा कर्करोग होल्टलाइन कार्यक्रमासाठी हा नफा हा सर्वोत्तम ओळखला जातो.
या कार्यक्रमामुळे देशभरातील केवळ 24 तास टोल फ्री हॉटलाईन स्टेअर कँसरच्या वाचकांद्वारे पूर्णपणे प्रशिक्षित झाले आहे. पण संस्थेने मदर्स डे वर एक वार्षिक निधी उभारला आहे, ज्याने त्यांचे कार्यक्रम आणि सेवांचे समर्थन केले. मागे 2007 मध्ये, वाई-एमईने $ 7 दशलक्ष पेक्षा अधिक उचलले जे 12 शहरातील सुमारे 43,000 वॉकर्स होते.
2008 पर्यंत, 15 शहरातील सहभाग दुर्दैवाने, वाई-एमईने 2012 मध्ये आपले दरवाजे बंद केले, परंतु त्याच्या वार्षिक निधीचा वारसा नानफा कार्यक्रम योजनाकारांसाठी एक उत्तम केस स्टडी आहे.
बहुतेक Y-ME च्या निधी उभारणीस यश हे योजनाबद्ध नियोजनासाठी आणि सर्वात महत्वाच्या उद्दीष्टांवर लक्ष ठेवण्यासाठी प्रथमच केंद्रित केले जाऊ शकते. लिझ Klug, विशेष कार्यक्रम माजी संचालक 2007 मध्ये त्यांचे रेकॉर्ड वर्ष नंतर म्हणायचे होते: "आम्ही नियोजन प्रक्रियेदरम्यान वेळ विविध मुद्दे एक योजना आहे. तर, आपण यशस्वी आहोत हे सुनिश्चित करण्यासाठी आम्ही त्या वेळेस सर्वात कठीण टप्प्यांचा प्रसार करण्यासाठी पावले उचलू. उदाहरणार्थ, एखाद्या शहरात आपण प्रथमच एखाद्या कार्यक्रमाची मेजवानी करीत असाल, तेव्हा आम्हाला खात्री करून घ्यायची गरज आहे की आपल्याजवळ एक चांगली जागा आणि स्थान आहे जेथे लोक परत येऊ इच्छितात. रस्त्याच्या खाली, कोणत्या कॉफीच्या दुकानात आम्ही दुकाने सोडूया यावर आम्ही लक्ष केंद्रित करू शकतो. "चला, Klug आणि Y-ME इव्हेंट नियोजन टीमने अशा यशस्वी कार्यक्रमाचे आयोजन कसे केले यावर विचार करू या.
नियोजन चरण 1: नंबरचे विश्लेषण करणे
समूह चालन किंवा तत्सम इव्हेंटची होस्ट करणे वेगवेगळ्या घटक उद्दिष्टांची पूर्तता करणे आवश्यक आहे, परंतु अखेरीस, हाऊसिंग होस्टिंग असोसिएशन किंवा चॅरिटी त्यांच्या कारणांसाठी पैसे उभारण्यासाठी असे करत आहे.
म्हणून, पुढील इव्हेंट नियोजित करताना पहिले पाऊल म्हणजे जेव्हा इव्हेंट चालू होतो आणि त्यातील बहुतांश "नंबर" घेतात.
लिझ Klug स्पष्ट करतो "आम्ही कार्यक्रम समाप्त झाल्यानंतर संख्या लक्षपूर्वक पाहिले," आम्ही मागील वर्ष विरूद्ध आम्ही या वर्षी कसे तुलना केली? आम्ही सहभागी अनुभव पाहत होतो. आम्ही आमच्या श्रेण्यांचे प्रायोजकत्व मूल्यांकन केले. आम्ही इव्हेंटबद्दल कोणत्याही तत्काळ ई-मेलस प्रतिसाद दिला. "इव्हेंट प्लानर्स यावर्षीच्या कार्यक्रमात सामील असलेल्यांना पुढच्या वर्षी पुढे जाण्यासाठी आश्वासन देण्यासाठी तत्काळ पावले उचलतील.
Klug देखील तपशील मध्ये आचळ. तिच्या मूल्यांकनांमध्ये, त्यांनी स्वयंसेवकांची संख्या ज्याने वितरित करण्यात आलेल्या टी-शर्ट्समध्ये भाग घेतला होता त्या सर्व गोष्टींकडे पाहिले त्यानंतर ती पुढील वर्षासाठी अधिक किंवा कमीची गरज असल्याबद्दल विचारेल.
नियोजन टाइमलाइन
जे लोक एखाद्या निधी उभारणीस चालना देत आहेत त्यांच्यासाठी, हे जाणून घेणे महत्त्वाचे आहे की वेगवेगळ्या वेळी कोणते पावले हाताळले पाहिजेत.
कार्यक्रमाच्या यशाने चालना देण्यासाठी बहुतांश नफाहेतूंना अनेक कर्मचारी आणि स्वयंसेवी समिती सदस्यांची लक्झरी नसते. परंतु नियोजकांना हे ठाऊक आहे की, सार्वजनिक कॅलेंडरवर हा कार्यक्रम घेण्यासाठी ते शहराच्या महापौर कार्यालयाशी आणि सार्वजनिक बांधकाम विभागाशी चांगले काम करतील याची खात्री करणे आवश्यक आहे.
Klug सुचविते की गेल्या वर्षी संख्या विश्लेषित केल्यानंतर पहिले पाऊल कॉर्पोरेट भरती लक्ष केंद्रित करणे. जर इव्हेंट नवीन प्रोग्राम नसेल तर पुढच्या वर्षीच्या कार्यक्रमाच्या अखेरीस समाप्तीनंतर कॉरपोरेट साहाय्य मिळवणे महत्वाचे आहे. "आम्ही इव्हेंट रॅप-अप अहवाल वितरीत केल्यावर प्रायोजकत्व नूतनीकरण करण्यावर लक्ष केंद्रित केले," क्लाग म्हणतो. निधी उभारणी कार्यक्रमाच्या रूपात समुदायासाठी चालना देण्यास इच्छुक असलेल्या नियोजकांसाठी ती खालील ठळक वैशिष्टये देखील प्रदान करते:
- कॉर्पोरेट प्रायोजक ओळखणे
- चालणे संघाचे कार्यक्रम विकसित करा
- इव्हेंट क्रियाकलाप ठरवा
- भरती चालणे सुरू करा
- इव्हेंट लॉजिस्टिकला अंतिम रूप द्या
- इव्हेंट धरा
- एक "धन्यवाद" इव्हेंट धरा
- नंतरच्या इव्हेंटचे मूल्यांकन करा आणि सुरू करा
वाय-मे, त्याच्या बाहेरील लॉजिस्टिक्स फर्मलाही त्याच्या तार्किक गरजा पुरवण्यासाठी काम करणार आहे. पण सर्वात उपयुक्त एक ऑनलाइन नोंदणी प्रणाली अंमलबजावणी होते
ऑनलाइन नोंदणी पद्धत यशस्वी
वाई-एमई मला लगेच ऑनलाइन नोंदणीसाठी वेब वापरण्याबद्दल शिकत आहे आणि नंतर ऑनलाइन नोंदणी आणि निधी उभारणीसाठी तंत्रज्ञानाच्या वापरासाठी जोरदार सल्ला दिला आहे.
त्यांनी त्यांच्या 2003 च्या रेस वेबसाइटवर सेवा देण्यासाठी ऑनलाइन घटक संबंध व्यवस्थापन प्रणालीमध्ये गुंतविले. देणग्या आणि इतर सहभागासाठी वैयक्तीकृत अपील करण्यासाठी ही पद्धत ही स्वयंसेवकांची वैयक्तिक वेबसाइट आहे. हे एका डेटाबेसमध्ये माहिती कॅप्चर करते आणि त्यांच्या सदस्यांना प्रोत्साहित करण्यासाठी संघाचे कर्णधार चालवण्यासाठी एक साधन म्हणून काम करते.
ऑनलाइन सहभागी 4000 ते 11,594 पर्यंत वाढले ऑनलाइन देणगी 5,000 पासून 1 9, 650 वर वाढली वाई-एमई संघाला विश्वास होता की त्याने $ 2.35 दशलक्ष चे उद्दिष्ट साध्य करण्यासाठी योगदान दिले आणि एक बोनस म्हणून, या तंत्रज्ञानामुळे प्रशासकीय खर्च सुमारे 20,000 डॉलर्स इतका कमी झाला.
अशी प्रणाली एक महत्त्वाची संप्रेषण साधन म्हणून काम करू शकते जी संस्थेला अनुयायांना शर्यतीचा दिवस सोडून इतर घटकांचा पाठपुरावा करण्यास परवानगी देते.
रेस डे टाइमलाइन
साप्ताहिक चर्चेचे वेळापत्रक बहुतेक वेळा सकाळी नियोजित केले जाते. इव्हेंटसाठी सेट अप असलेल्या सिग्नेज आणि स्थानाची जटिलता यावर आधारित, सहसा कार्यक्रमाच्या एक आठवडा अगोदर सुरु होऊ शकते, चालण्याच्या अगोदर दोन दिवस आधी होणारे सर्वाधिक क्रियाकलाप.
जेव्हा वाई-एमई त्यांच्या वार्षिक निधी उभारणीस कार्यक्रमाची आखणी करेल, तेव्हा संघ त्या क्षेत्रास मर्यादित करण्याचा प्रयत्न करेल जेणेकरून ते चालत राहतील जेणेकरुन रस्त्यावर शट डाउन करण्यासारख्या काही ऑपरेशन कामास निष्कर्ष काढणे आवश्यक नसते. त्यांचा चाला सामान्यतः अ-स्पर्धात्मक होता, म्हणूनच ते अधिक स्पर्धात्मक रेस एन्वार्यनमेंटसाठी आवश्यक असलेल्या आवश्यकतांचा विचार करण्याची गरजही पडत नाही.
सामान्यतः अनुसूचित जातिचा कार्यक्रम खालील प्रमाणे होता:
- इव्हेंट नियोजन कार्यसंघ आगमन (2.5 तास अगोदर चालणे)
- स्वयंसेवक चेक-इन (2 तास अगोदर चालणे)
- प्रायोजक चेक-इन आणि सेटअप (2 तास अगोदर चालणे)
- नोंदणी सुरु होते (1.5 तास अगोदर चालणे)
- लाइन सेटअप प्रारंभ करत आहे (चालापूर्वी 30 मिनिटे)
- उघडणे कार्यक्रम (10 मिनिट अगोदर चालणे)
- रेस सुरु होते
- मुख्य स्टेज मनोरंजन सुरू होते (1 तास चाला सुरू झाल्यानंतर)
- अधिकृत मुख्य स्टेज रीमार्क (चाला समाप्त झाल्यानंतर 1.5 तासांच्या खुणा वर)
- कार्यक्रम अधिकृतपणे समाप्त होतो (3 चाला सुरु झाल्यावर 3 तासांनंतर)
- इव्हेंट ब्रेकडाउन प्रारंभ होते (इव्हेंट नंतर अधिकृतपणे संपतो)
एखाद्या समुदायाच्या नियोजनासाठी टिपा किंवा चालवा
समुदाय चालण्यासाठी किंवा प्रथमच चालविण्यास इच्छुक असलेल्या अशा संस्थांसाठी, Klug अनेक सूचना पुरवतात जे एक यशस्वी प्रसंग सुनिश्चित करण्यात मदत करतील.
- तसेच जोडलेल्या स्वयंसेवक, प्रायोजक किंवा मोठ्या टीमसह, उबदार लीड्ससह प्रारंभ करा मोजता येणारी परिणाम परिभाषित करा
- सुधारण्यासाठी त्यांच्या सर्वोत्तम पद्धती आणि क्षेत्र ओळखण्यासाठी आपल्या शहरातील / स्थानामधील स्पर्धक इव्हेंटचे मूल्यांकन करा.
- आवश्यक परवाने आणि आपल्या इव्हेंट रसदची चर्चा करण्यासाठी शहर महापौर कार्यालय आणि उद्यान जिल्ह्यांसह कार्य करा: वेळ, स्थान, सहभागींची संख्या आपण त्या सभांसाठी तयार आहात हे सुनिश्चित करा.
- आपले बजेट समजून घ्या आणि एक नवीन इव्हेंटसाठी आपले ऑपरेटिंग खर्च 25-30% ठेवा हे सुनिश्चित करा. काही धर्मादाय संस्था एकूण खर्चांपैकी 15 ते 20 टक्के प्रयत्नांची पराकाष्ठा करतील.
- आपल्या प्रोजेक्टच्या 100% ऑपरेटिंग खर्चांचे शोषण करण्यासाठी सुरक्षित प्रायोजक