एसएपीमध्ये खरेदीचे काम कसे चालते?
कोणत्याही आकाराच्या व्यवसायांसाठी एकतर वस्तू तयार करण्यासाठी किंवा सेवा देण्यासाठी वस्तू खरेदी करण्यासाठी त्यांच्या पुरवठा श्रृंखलेचा वापर करतात. खरेदी विभाग एसएपीमध्ये साहित्य विकत घेऊ शकण्यापूर्वी विभागातील अद्वितीय पायाभूत संरचनेचे कॉन्फिगर केले पाहिजे.
एखाद्या व्यवसायाच्या गरजा चांगल्या प्रकारे पूर्ण करते त्या संरचनाची रचना करण्यासाठी, आपल्याला एसएपी संस्थात्मक रचना आणि क्रय विभागाला आवश्यक असलेले निर्णय समजून घेणे आवश्यक आहे.
एसएपी खरेदीचे संगठनात्मक संरचना
प्रत्येक क्रय विभाग अद्वितीय असतो, परंतु एसएपी अंतर्गत संघटनात्मक रचना ही कंपनीच्या फायद्यांमध्ये जास्तीत जास्त फायदा घेण्यासाठी सर्वोत्तम पद्धती वापरण्याची परवानगी देईल.
- खरेदीची संघटना - हे क्रयिंग इन्फ्रास्ट्रक्चरचे उच्चतम स्तर आहे. क्रय संस्थेला क्रय क्रियाकलापांचे एक समूह म्हणून परिभाषित केले जाते जे सर्व किंवा एखाद्या विशिष्ट क्षेत्राशी संबंधित आहे
जर एखाद्या कंपनीकडे भौगोलिकदृष्ट्या स्वतंत्र असणारी अशी अनेक स्थाने असतील तर प्रत्येक क्षेत्राला स्वतःची खरेदी संस्था असू शकते. तथापि, एक किंवा दोन स्थाने असलेला एक छोटासा व्यवसाय केवळ एक क्रय संघटना वापरु शकतो.
- खरेदी गट - खरेदी गट विशिष्ट व्यक्ती किंवा उत्पादनाच्या गटांशी व्यवहार करणार्या व्यक्तीचा गट किंवा समूह म्हणून परिभाषित केला जाऊ शकतो जो क्रय संस्थेद्वारे खरेदी केले जातात.
मोठ्या संस्थांमध्ये खरेदी-विक्री व्यवसायातील बरेच लोक खरेदी पुरवठादार किंवा प्रकारचे पुरवठादार यांच्यासह काम करतात.
खरेदी कागदपत्र
एसएपी मध्ये खरेदी विभाग द्वारे वापरले आहेत क्रय दस्तऐवज आहेत.
- खरेदीची मागणी - जर उत्पादन नियोजन प्रक्रियेद्वारे उत्पादन आवश्यक असेल तर खरेदी मागणी निर्माण करता येईल. नियोजन प्रक्रियेचा भाग नसलेली उत्पादने आणि सेवा खरेदी मागणी वापरून स्वहस्ते विनंती केली जाऊ शकते.
अधिकृत वापरकर्त्यांद्वारे एक मागणी तयार केली जाऊ शकते आणि ते एक वेब-आधारित कॅटलॉगमधून किंवा एसएपी यंत्रणेत थेट प्रवेश देऊन विनंती करतील. एखादा आयटमसाठी मागणी विचारात घेतल्यास ती आधी खरेदी केलेली नाही, अवतरणासाठी विनंती एक तयार केली जाऊ शकते आणि विद्यमान किंवा नवीन विक्रेत्यांना पाठविली जाऊ शकते.
- कोटेशनसाठी विनंती - जर करार संकुचित पुरवठादारांकडून खरेदी केला जाऊ शकत नाही किंवा किंमत आणि गुणवत्ता स्वीकार्य नाही तर खरेदी विभाग नवीन किंवा विद्यमान पुरवठादारांना कोटेशनसाठी विनंती (आरएफक्यू) पाठवू शकतात.
पुरवठादार आरएफक्यूचा आढावा घेऊ शकतो आणि आयटमसाठी त्यांच्या सर्वोत्तम किंमती आणि अटी परत पाठवू शकतो.
- कोटेशन - जेव्हा पुरवठादार त्यांच्या कोटेशन परत पाठवितो, तेव्हा त्यांना एसएपी मध्ये प्रवेश केला जाऊ शकतो आणि नंतर खरेदी विभाग पुनरावलोकन आणि तुलना करू शकतो.
पुरवणी अवतरणासाठी पुरवठादारांसोबत काही वाटाघाटी असू शकतात, जेथे क्रय विभाग अधिक अनुकूल वितरण वेळा, सवलत किंवा मालभाड्याचा खर्च मिळविण्याचा प्रयत्न करेल.
- खरेदी ऑर्डर - खरेदी-विक्री विभागाकडून विक्रेत्याने दिलेले हे एक व्यावसायिक दस्तऐवज आहे, जे उत्पादन किंवा सेवा आवश्यक आहे, मात्रा आणि वाटाघाटीच्या किमतीची माहिती देते जे सप्लायर आणि खरेदी विभागाने यावर सहमती दर्शविली आहे.
व्यवस्था सेट करणे शक्य आहे जेणेकरून एखाद्या विक्रेत्याला हे मान्य करावे लागेल की त्यांनी खरेदी ऑर्डर प्राप्त केली आहे.
तसेच, विक्रेत्यांना प्रगत शिपिंग नोटीस पाठवणे शक्य आहे, जेणेकरून वस्तू वितरित करायच्या आहेत हे माहित करणे शक्य आहे.
- कॉन्ट्रॅक्ट्स - विक्रेत्यासोबत एकाच खरेदी ऑर्डरच्या ऐवजी, एक विशिष्ट संपर्क तयार करणे शक्य आहे जेथे विशिष्ट कालावधीत काही विशिष्ट वस्तूंची विक्री करण्यास विक्रेत्यास सहमती होते.
तसेच, करार एक मूल्य करार असू शकतो, जेथे एका संख्येऐवजी; संपर्क ठराविक कालावधीत खरेदी केलेल्या एकूण मालासाठी असतो.
- शेड्युलिंग करार- विक्रेत्यासोबतचा हा करार म्हणजे काही कालावधीत शेड्यूल केलेल्या अंतराळात वस्तू पुरवण्याचा करार असेल.
एसएपीचे खरेदीचे काम हे डिझाईन करण्यात आले होते जेणेकरुन वापरकर्ते आपल्या ग्राहकांना ज्या ग्राहकांना हव्या आहेत त्यांना ऑर्डर देऊ शकतील, आणि शक्य तितक्या मोठ्या प्रमाणात इन्व्हेंटरीवर खर्च करून ते पूर्ण करू शकतील.
हे एसएपी खरेदीचे लेख गॅरी मेरियन, लॉजिस्टिक्स आणि सप्लाय चेन एक्सपर्ट यांनी सुधारित केले आहे.