इव्हेंट आणि मीटिंग प्लॅनर्सना सभासदासाठी प्रोत्साहनपर आमंत्रणपत्रे आणि साहित्य, प्रोत्साहन ट्रिप आणि इतर कार्यक्रम आयोजित करणे अपेक्षित आहे. हे एक जबरदस्त काम असे दिसत नाही, परंतु योग्य निमंत्रण शिस्तीचे अनुसरण करण्यासाठी काही चरणांचे अनुसरण करणे महत्त्वाचे आहे आणि आपल्या अतिथींसाठी महत्त्वाचे तपशील न चुकता.
कसे ते येथे आहे:
एक इव्हेंट थीम तयार करा. औपचारिक निमंत्रण पत्रे आणि साहित्य लिहिण्याआधी नियोजनकर्त्यांनी कार्यक्रमासाठी एक मोहक थीम असल्याची खात्री करुन घेणे आवश्यक आहे. खालील प्रश्न बुद्धिमत्ता प्रक्रियेस सुरवात करण्यास मदत करतील: हे शैक्षणिक परिषद, सेमिनार किंवा प्रोत्साहन यात्रा आहे का? ते कुठे आहे? या गंतव्य किंवा स्थानाबद्दल अद्वितीय काय आहे? या कार्यक्रमासाठी कडक शेड्यूल काय आहे? कार्यक्रमाच्या काही ध्येय काय आहेत? उपस्थित राहण्याची इच्छा का आहे? हे प्रश्न एक उत्कृष्ट कार्यक्रम थीम स्थापित करण्यात मदत करतील.
इलेक्ट्रॉनिक आमंत्रण तयार करा प्रमुख कार्यक्रमासाठी अनेक औपचारिक निमंत्रण पत्रे आणि साहित्य आता ऑनलाइन नोंदणी यंत्रणेत हलवण्यात आले आहे कारण आरएसव्हीपी प्रक्रियेदरम्यान महत्वाच्या इव्हेंट लॉजिस्टिक्सची कॅप्चर करणे आवश्यक आहे. नावांची नावे, संपर्क माहिती, आहार आवश्यकता, विकलांगता प्रवेश, वाहतूक गरजा, कार्यक्रम तपशील, क्रियाकलाप माहिती आणि अधिक टिप: कमी क्लिष्ट इव्हेंट्स इव्हेंटचे तपशील आणि आरएसव्हीपी संपर्क वितरित करण्यासाठी ईमेलद्वारे पाठवलेले एक वेब पृष्ठ किंवा ग्राफिक डिझाइन प्रतिमा वापरू शकतात.
मुद्रित आमंत्रण तयार करा. आपल्या कार्यक्रमाच्या किंवा घटनेच्या प्रकारानुसार, निमंत्रण शिष्टाचार आपल्याला आपल्या पाहुण्यांना कळू देण्यास औपचारिक निमंत्रण पत्र आणि नोट्स लिहीत पाहिजे की आपण त्यांच्या उपस्थितीबद्दल खरोखर प्रशंसा करता. हे इव्हेंट साहित्यपेक्षा भिन्न आहे; त्याऐवजी, एक सोपा निमंत्रण कार्ड विचारात घ्या ज्यामध्ये यजमान आणि त्याचे शीर्षक, इव्हेंटची थीम, तारीख (वेळ) आणि / किंवा वेळ (वेळ) आणि आरएसव्हीपी संपर्क यासह आपल्या अतिथीसाठी मौल्यवान माहिती प्रदान केली जाते.
औपचारिक कार्यक्रम आमंत्रणे लिहित आहे. इलेक्ट्रॉनिक निमंत्रणाचा भाग म्हणून, आपण कार्यक्रम आणि इव्हेंटबद्दल उच्च-स्तरीय माहितीची रूपरेषा काढणे आवश्यक आहे. उदाहरणार्थ, जर हे प्रोत्साहन प्रवासात किंवा बहु-दिवसीय परिषदेत असेल, तर आपण खालील समाविष्ट करू शकता: गंतव्य, मुख्य हॉटेल / कॉन्फरन्स स्थळ, मुख्य विषय, स्पीकर्स (बायोससह), शेड्यूल, क्रियाकलाप, लॉजिस्टिक्स आणि तपशील नोंदणीबद्दल आमंत्रण पत्र आणि साहित्य उपस्थित राहण्याचे कारण देऊन अतिथी प्रदान करणे आवश्यक आहे आणि नेहमी कृती करण्यासाठी कॉल समाविष्ट करा.
गंतव्य / स्थळांचे अवलोकन सह निमंत्रण शिर्षकाची सुरुवात होते. औपचारिक निमंत्रण पत्रे आणि साहित्य लिहिताना, हे गृहीत धरणे नेहमी सुरक्षीत असते की आपण या कार्यक्रमाचे होस्ट करीत आहात त्या स्थानावर कोणीच नाही. याचा अर्थ आपण गंतव्य स्थळ आणि / किंवा हॉटेल / सुविधा / स्थान जेथे संक्षिप्त कार्यक्रमात आयोजित केला गेला आहे, त्याचे थोडक्यात आढावा लिहा. आपण बहु-दिवसीय कार्यक्रमाची नियोजन करत असल्यास, ही माहिती शक्य तितक्या उच्च पातळीवर ठेवा, परंतु अतिथीला त्या जागेबद्दल अद्वितीय अंतर्दृष्टी प्रदान करण्यासाठी पुरेशी माहिती आहे आणि आपल्यासोबत आपला वेळ तेथे का गुंतवावा हे सुनिश्चित करा.
आमंत्रण शिष्टाचार कार्यक्रमाची अनुसूची आवश्यक आहे आपण प्रोत्साहनात्मक कार्यक्रमासारख्या बहु-दिवसीय कार्यक्रमाची आखणी करत असाल तर निमंत्रण साहित्यमध्ये शक्य तितक्या जास्त तपशील समाविष्ट करावा जेणेकरून अतिथी आपल्यासोबत योग्य वेळ नियोजित करतील. याचा अर्थ आपल्या आमंत्रणाने आगमन पद्धती आणि वेळा ओळखणे आवश्यक आहे जेव्हा ते सहभागी होण्याची अपेक्षा करतात, व्यवसाय सभा आणि क्रियाकलापांसाठी वेळ (आणि उपक्रमांची निवड), जेवण आणि निर्गमन माहितीबद्दल माहिती.
आमंत्रण शिष्टाचार क्रियाकलाप वर्णन आवश्यकता आहे. औपचारिक निमंत्रण पत्रे आणि साहित्य लिहिताना, अतिथींना त्यांच्या आवडींशी काय जुळते हे ठरवण्यासाठी विविध उपक्रमांचे अवलोकन प्रदान करा. आपल्या गोल्फ प्रोग्रामचे 1/2 दिवस किंवा संपूर्ण दिवस इव्हेंट आहे? त्या नदीचे "वर्ग" म्हणजे फ्लोट कसे? आपण कोणत्या इव्हेंटची होस्ट करीत आहात हे उंची काय आहे आणि माउंट बाईकिंग प्रोग्राम आपल्याला किती उच्च करेल? चित्रकलेच्या वर्गाची किती वेळ आहे आणि ते काय शिकतील?
निमंत्रण शिष्टाचार ला भेटण्याची सुविधा बद्दल माहिती आवश्यक आहे पुन्हा, गृहित धरून की आपण बहु-दिवसीय कार्यक्रमाचे आयोजन करीत आहात, अतिथी खालील प्रत्येक गोष्टीविषयी तपशील प्रदान केले जाणे आवश्यक आहे:
- फ्लाइट आरक्षण
- इव्हेंट नोंदणी
- कक्ष आरक्षण
- विमानतळ बदल्या
- ड्रेस कोड
- हवामान
- चेक इन प्रक्रिया
- गैर-परताव्यासाठी आयटम
- होस्ट कर्मचारी संपर्क
अंतिम कार्यक्रम अजेंडा विकसित करा. हे प्रारंभिक निमंत्रण साहित्यापेक्षा वेगळे दिसेल परंतु आगमन झाल्यास किंवा एखाद्या कार्यक्रमात उपस्थित होण्याआधी आमंत्रित अतिथींना प्रदान केले जावे. यात तास-दर-तासचा समावेश असावा (तास एकत्र करणे चांगले आहे) कोणत्या वेळी आणि कोठे नियोजित आहे त्याची अवलोकन जर तुमच्याकडे एकाच वेळी अनुसूचित अनेक शैक्षणिक ट्रॅक असतील तर त्या ट्रॅक्सला गटांमध्ये रुपरेषासाठी उपयुक्त ठरेल जेणेकरून उपस्थित राहतील काय याची वेळ कुठे आणि कुठे आहे हे कळते.
कार्यक्रम स्वागत पत्र तयार करा. स्वागतपत्रांमध्ये त्यांनी कोणती माहिती समाविष्ट केली पाहिजे किंवा त्यात कोणती माहिती समाविष्ट नसेल सह अनेक योजनाकर्ते संघर्ष करतात स्वागत संदेश सोपे ठेवण्याचा आणि अतिथींचे स्वागत आणि कौतुक असल्याचे त्यांना कळवायचे सर्वोत्तम सल्ला आहे. आमंत्रण शिष्टमंडळाने सूचित केले आहे की या पत्रावर अधिकृत होस्टिंग कार्यक्रमाचे स्वाक्षरी असणे आवश्यक आहे.
सर्वात दुर्लक्षित कार्यक्रम आमंत्रण आयटम एक निर्गमन सूचना आहे. स्वागत पत्र आणि कोणत्याही आगमन भेटवस्तूंचा भाग म्हणून, अतिथी कसे निघेल याचे तपशील संलग्न करणे महत्त्वाचे आहे
मेनू कार्ड तयार करा आपण नाश्ता, दुपारचं किंवा जेवणाचे नियोजन करीत असलात तरी, अतिथी नेहमी जेवणाच्या प्रत्येक कोर्ससाठी मेनू आयटमची रूपरेषा दर्शविते त्या मेनू कार्ड पाहण्याची प्रशंसा करतात. ते त्यांच्या टेबलवर इतरांसोबत एकत्र येताना बोलण्यासाठी त्यांना काही देते आणि प्रवाशांना त्वरेने मेन्यू पर्याय मिळवण्यास परवानगी देते, शेड्यूल ट्रॅक ठेवण्यात मदत करतात. टीप: आपण जेवण दरम्यान विशेष आश्चर्य नियोजन असाल, जसे एक अद्वितीय मनोरंजन करण्यासाठी थीम असलेली मिष्टान्न, विशेष प्रभाव वाढविण्यासाठी त्या आयटम मेन्यू कार्ड बंद ठेवण्यासाठी उपयुक्त आहे.
कृतज्ञता भेट नोंद कार्ड तयार करा तो एक आगमन भेट किंवा एक उशी भेट आहे की नाही, प्रत्येक कौतुक भेट त्याच्या भेट नोट कार्ड असणे आवश्यक आहे. हे आपल्याला "धन्यवाद" संदेशांना अधिक मजबूत करण्याची आणि आपल्या अतिथींना अतिरिक्त विशेष अनुभव करण्याची संधी आहे. शब्दसंग्रहाचा आणि संदेशांचा समावेश करणे उपयुक्त आहे जे इव्हेंट स्वतःच्या थीमवर प्रतिबिंबित करतात.
वैयक्तिक निर्गमन सूचना तयार करा
सुटण्याच्या दिवसाच्या दिवशी, अतिथी रूम्स यांना सूचना द्या की जे त्यांना सोडून जातात तेव्हा फ्लाइट नंबर आणि डिपार्टमेंटचा वेळ यासह लॉजिस्टिक्सच्या शेड्यूलिंग दरम्यान कोणतीही शेवटची मिनिटची त्रुट्यांची निराशा केली जाऊ शकते.
टिपा:
- आपली एक उत्तम ग्राफिक डिझायनर आणि एक ऑनलाइन नोंदणी प्रक्रिया असल्याचे सुनिश्चित करा. आजही आव्हान म्हणजे बर्याच वेगवेगळ्या ऑनलाईन इव्हेंट नोंदणी प्रणाली अस्तित्वात आहेत, परंतु त्यापैकी बहुतेक पसंतीची गरज किंवा तिसरे-पक्षीय प्रणालींचा वापर करणे आवश्यक आहे कारण प्रत्येक आमंत्रण तत्त्वावर त्यांचे मूल्य अजूनही थोडा कमी आहे. म्हणूनच अनेक योजनाकर्ते अद्यापही त्यांच्या घरगुती साधनांवर आणि संसाधनांवर अवलंबून आहेत.
- स्वत: ला एक उत्कृष्ट स्टेशनरी दुकान शोधा जरी संस्था इ-मेल इलेक्ट्रॉनिक संवादाच्या वापराने अधिकाधिक हलवत आहेत, तरीही छापलेली निमंत्रण आणि इव्हेंट सामग्री वितरित करण्याच्या प्रभावाने ते बदलत नाही. स्टेशनरी पहा जे आपल्या इव्हेंटच्या थीमची प्रशंसा करेल आणि अधिक व्याज आणि नाटक तयार करण्यासाठी कागदाची शैली आणि आकार बदलू शकेल. आपले अतिथी प्रयत्न लक्षात येईल.
- एक टेम्पलेट तयार करा आणि तिथून पुनरावृत करा नियोजकांनी टेम्पलेट निमंत्रण पत्र आणि साहित्य तयार केले पाहिजे, आणि फक्त मागील कार्यक्रम आणि कार्यक्रमांमधील टेम्पलेट्सपासून नवीन इव्हेंट अद्यतनित करणे. अर्थात, नवीन स्टेशनरी, ग्राफिक्स, मजकूर, इत्यादींची निवड आणि वापरली जाणे आवश्यक आहे, म्हणून प्रत्येक वेळी आवश्यकतेनुसार काही विशिष्टता आवश्यक आहे.