संघटना एक यशस्वी संमेलनाची गुरुकिल्ली आहे
परिषद नियोजन इतर प्रकारच्या कार्यक्रमाच्या नियोजनापेक्षा वेगळे आहे आणि अतिरिक्त पावले समाविष्ट करतात.
परिषदा मोठ्या प्रमाणावर कार्यक्रम असतात जे विशेषतः एक किंवा अधिक वर्षे योजना आखतात. आपल्या गोंधळ सूचीमध्ये एक ठिकाण निवडणे, हॉटेलच्या खोल्यांची बुकिंग करणे, ऑनलाइन नोंदणी करणे, स्पीकर सुरक्षित करणे, हॉस्पिटॅलिटी सुविधा आयोजित करणे, प्रदर्शन हॉलची मेजवानी करणे, शेड्युलिंग बैठका करणे, अन्न आणि पेयाचे हाताळणे आणि बरेच काही यांचा समावेश असू शकतो. कोणत्याही यशस्वी कॉन्फरन्स नियोजकासाठी एक व्यवस्थित कॉन्फरन्स नियोजन मार्गदर्शक तयार करणे जो चरणांचे मोजमाप करते.
खालील चरण आपल्याला कॉन्फ्रेंस नियोजन मार्गदर्शक तयार करण्यास मदत करतील जे कोणत्याही परिषदेसाठी नियोजन म्हणून एक ब्ल्यू प्रिंट म्हणून काम करेल. आपण नियोजन करत असलेल्या इव्हेंटच्या आधारावर मार्गदर्शक सानुकूल करा आणि सुधारित करा आणि तो हाताने जवळ ठेवा. तयार आणि योग्यरित्या वापरता तेव्हा, ते लवकरच आपले बहुमोल कॉन्फ्रेंस नियोजन साधन बनतील.
मूलभूत गोष्टींसह प्रारंभ करा
आपल्या कॉन्फरन्स नियोजन मार्गदर्शक कार्यक्रमाचा पहिला भाग कॉन्फरन्सशी संबंधित मूलतत्त्वे समाविष्ट करायला हवा:
- इव्हेंट तारीख आणि वेळ
- इव्हेंट स्थान (ज्ञात असल्यास)
- कार्यक्रम उद्देश
कोणत्याही इतर ज्ञात घटक समाविष्ट करा, जसे की वैकल्पिक तारखा किंवा उपस्थित संख्या.
प्लॅन काय आहे?
एका परिषदेच्या विविध घटकांच्या नियोजनात घेण्यापूर्वी, आपल्याला त्या वेगवेगळ्या घटकांचे काय आहे आणि आपल्या कार्यक्रमाच्या एकंदर योजनेत काय योग्य आहे ते जाणून घ्यावे लागेल.
म्हणून पेन आणि पॅड बाहेर काढा किंवा कॉम्प्यूटर समोर बसून मनातल्या मनात सर्वकाही लिहा. महत्वाच्या गोष्टी किंवा कोणत्याही क्रमवारी अनुक्रमांबद्दल गोष्टी सूचीबद्ध करण्याबद्दल चिंता करू नका. ते नंतर येईल आत्ता, आपण आपल्या गोंधळ-सूचीची एक अत्यंत लांब परंतु साध्या स्वरूपाची योजना आखत आहात, जे नियोजन प्रक्रियेदरम्यान वैयक्तिकरित्या हाताळण्याकरिता वेगवेगळ्या स्टॅन्ड-अलोन घटकांमध्ये मोडले जातील.
या विभागात खालीलपैकी कोणतीही एक सूची असू शकते:
- ठिकाण निवड
- हॉटेल निवड
- बैठक जागा
- आतिथ्य Suites
- परिषद प्रदर्शन हॉल आणि बूथ
- उदघाटन
- स्पीकर / प्रदर्शक नोंदणी
- उपस्थित न झालेली नोंद
- प्रवास व्यवस्था
- उपस्थित प्रति बॅज
- इव्हेंट प्रोग्राम
- अन्न व पेय
- ऑडिओ-व्हिज्युअल
- ऑन-साइट कर्मचारीवर्धन
या यादीचे संकलन करताना काही अतिरिक्त वेळ घ्या म्हणजे आपण काहीही दुर्लक्ष करू नका आणि पुढे जाऊ शकता आणि पुढे जे काही येईल ते जोडा. नोंदणी केलेल्या अनेक क्षेत्रांद्वारे निराश होऊ नका; येथे उद्देश सर्वकाही आता विचार करणे आहे जेणेकरून आपण प्रत्येक गोष्टीचे कुशलतेने व्यवस्थापन आणि व्यवस्थापन करू शकता.
एक ठिकाण निवडा
एकदा कॉन्फ्रेंस आयोजित केला जाईल आणि इव्हेंटच्या एकूण व्याप्तीची जाणीव असेल, तेव्हा पुढील चरण म्हणजे ठिकाण निवडणे होय.
कॉन्फरन्सच्या आकारानुसार, आपण आपल्या कॉन्फरन्सच्या सर्व गरजेसाठी एक ठिकाण निवडू शकता, प्रदर्शन हॉल पासून बैठकीचे कक्ष, मेजवानी कक्ष आणि हॉटेल रूम. जर एका स्थानासाठी कन्फ्रेंस खूप मोठे असेल तर बाहेरच्या हॉटेल किंवा कॅटरिंग साइट्सच्या जवळपास असलेल्या ठिकाणांची मागणी करा जेणेकरून कॉन्फरन्समध्ये उपस्थित असणाऱ्यांना एका परिषदेच्या इव्हेंटपासून दुस-या शटलमध्ये जाता कामा नये.
अटेंडीअ नोंदणीबद्दल विचार करा
या परिषदेसाठी उपस्थितांची नोंदणी कशी होईल? ते नोंदणी पुष्टीकरण कसे प्राप्त करतील? परिषदेत नाव टॅग कशा तयार करुन वितरित केले जाईल? आपल्या कॉन्फरन्स नियोजन मार्गदर्शकांमध्ये या सर्व प्रश्नांची उत्तरे असतील आणि परिषद नोंदणी सुरू झाल्यानंतर अद्ययावत केले जावे.
जर एखाद्या कार्यक्रमात मोठ्या संख्येने लोकांना आकर्षित होण्याची अपेक्षा असेल, तर ऑनलाइन कॉन्फरन्स नोंदवण्याची पद्धत ही जाण्याचा मार्ग आहे.
प्रणाली देयके , ट्रॅक नोंदणी करणे आणि इतर संबंधित माहिती आयोजित करणे आणि अहवाल व्युत्पन्न करण्यास मदत करू शकतात.
प्रदर्शक आणि परिषद प्रदर्शन हॉल
प्रदर्शन क्षेत्र प्रायोजक आणि विक्रेते यांना त्यांच्या उत्पादनांचे आणि सेवांचे प्रबोधन करण्यासाठी जागा भाड्याने घेण्याची संधी प्रदान करते. प्रदर्शन वैशिष्ट्य प्रभावीपणे प्रोत्साहन दिले आणि चांगले प्राप्त केले असल्यास कॉन्फरन्स होस्ट महसूलाची ही एक संधी आहे. आपल्या परिषदेच्या आकारानुसार, प्रदर्शकांचे व्यवस्थापन आणि हॉलमध्ये प्रदर्शनासाठी अतिरिक्त वेळ आणि संसाधने लागतील म्हणूनच त्यानुसार योजना तयार करा.
वर नमूद केल्याप्रमाणे, ऑनलाईन कॉन्फरन्स नोंदणी प्रणाली ही नोंदणी करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग आहे ज्यामुळे आपण मोठ्या संख्येने प्रदर्शकांची अपेक्षा करत असाल तर आपल्या सहभागी नोंदणी प्रणालीमध्ये प्रदर्शक नोंदणी समाविष्ट करण्याचा विचार करा. प्रदर्शकांना पुढील गोष्टींची आवश्यकता असेल:
- प्रदर्शक बॅज
- बुथ क्रमांक सूचीबद्ध सह परिषद प्रदर्शन हॉल नकाशा
- प्रदर्शन बूथसाठी मॅन्युअल सेट अप करा आणि फाडणे
- मंडप करार प्रदर्शित करा
- प्रदर्शन भाडे आणि सेवांमध्ये सहाय्य करण्यासाठी उपलब्ध ऑन-साइट विक्रेत्यांची सूची
परिषद नियोजक म्हणून , प्रदर्शन हॉलमध्ये असलेल्या सामग्रीच्या सुरक्षिततेची खात्री करण्यासाठी आपण सुरक्षितता नियुक्त करण्यास जबाबदार असाल.
परिषदेच्या तपशीलाची योजना करा
काही महत्वाच्या जबाबदार्या जसे की कॉन्फरन्स स्थळ निवड आणि सहभागी नोंद, आपण कॉन्फरन्सच्या तपशीलांचे नियोजन करण्यासाठी आपला फोकस बदलू शकता. कोणत्याही स्वरूपाच्या घटनेची योजना बनवण्याच्या बाबतीत, ज्यात तपशीलाकडे लक्ष आहे म्हणून संस्था ही सर्वश्रेष्ठ बाब आहे.
आता आपण कॉन्फरंस नियोजन प्रक्रियेच्या प्रारंभी एकत्र ठेवलेल्या गोंधळाची यादी लाँग लॉन्डरी यादी काढून टाकण्याचा वेळ आहे. नवीनतम कार्ये आणि जबाबदार्या प्रतिबिंबित करण्यासाठी सूचीमध्ये पहा आणि जशी गरज असेल तसे बदल किंवा जोडणी करा. नंतर हे आयटम कालानुक्रमात क्रमाने मांडले, जे आधीपासूनच पूर्ण किंवा पूर्ण करणे आवश्यक असलेल्या वस्तूंसह प्रारंभ करणे. उदाहरणार्थ:
- हॉटेल खोल्या बुक ब्लॉक
- रिझव्र्ह हॉल स्पेस प्रदर्शित करा
- ऑनलाइन कॉन्फरन्स नोंदणी प्रणाली संशोधन
- योजना परिषद विपणन योजना
सुरुवातीपासून प्रारंभ करा आणि तेथून जा. प्रत्येक तपशिलासाठी ज्यामध्ये ताण देणे आवश्यक आहे, त्यात करारनामा स्वाक्षरी आणि प्राप्त केल्याची खात्री करण्यासाठी फॉलो-अप समाविष्ट करा. सम्मेलन तारीख जवळ आहे म्हणून, आपल्या क्रिया आयटममध्ये अल्पकालीन कार्ये समाविष्ट होतील जसे की:
- रंगसंगती आणि सजावट निवडा
- फुलांचा व्यवस्था करा
- मेनू निवडा
- स्पीकर्ससाठी किंवा व्हीआयपींसाठी विमानतळांच्या वाहतूक साठी व्यवस्था
आपल्या कॉन्फरन्स नियोजनाचे नियोजन नियोजन मार्गदर्शक म्हणून विचारात घ्या जे आपल्यास नियोजन नियोजनात समाविष्ट आहे त्या प्रत्येक गोष्टीसाठी, कितीही लहान असले तरीही हे मार्गदर्शक पटकन एक अनमोल साधन बनले आहे जे केवळ आपण आयोजित आणि शेड्यूलवर ठेवणार नाही परंतु मोठ्या तारखेच्या मुदतीपर्यंत नसा कमकुवत होईल आणि आपण काहीतरी विसरले आहे का असा प्रश्न विचारेल.