कॉर्पोरेट बोर्ड बैठक मिनिटे का घ्यावे?
आपल्या कॉरपोरट बैठकीच्या काही मिनिटांच्या लेखी आणि रेकॉर्डिंगची अनेक कारणे प्रत्यक्षात आहेत.
काही मिनिटे घेण्याची सर्वात पहिली आणि सर्वात महत्त्वाची कारणे म्हणजे आपण काय ठरविले याचे रेकॉर्ड असणे. मी बोर्डाच्या बैठकीत बसलो होतो जेथे काही महिन्यांपूर्वी बोर्डाने निर्णय घेतलेला नाही. आपल्या व्यवसायासाठी लिखित मध्ये काहीतरी येत आहे,
कार्पोरेट बोर्ड मिनिटांचा दुसरा उद्देश विश्वासार्हता आणि देयता उद्देशांसाठी आहे बोर्ड सदस्य विश्वास स्थितीत आहेत. ते कॉर्पोरेट भागधारकांद्वारे गुंतविले गेलेल्या पैशाविषयी निर्णय घेतात आणि ते सिद्ध करतात की ते महानगरपालिकेच्या सर्वोत्तम हितामध्ये, आणि स्वारस्य नसलेल्या विवादाशिवाय, सुज्ञपणे वागले. बोर्ड बैठकीचे मिनिटे असण्यामुळे बोर्ड सद्भावनांत कार्य केले आणि त्यांच्या कृतींसाठी वैयक्तिक उत्तरदायित्व टाळण्यास मदत करते.
तिसरे कारण म्हणजे कर हेतूने. एक निगम वैयक्तिक भागधारकांपासून वेगळा अस्तित्व आहे. आपण हे वेगळे ठेवण्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी, बोर्ड बैठक मिनिटे रेकॉर्ड प्रदान करतात.
त्यांच्याशिवाय, आयआरएस किंवा राज्य एजन्सीज व्यवसायातील कर स्थिती नाकारू शकतात. एक निगम जी तो दाखवू शकत नाही मालकांपासून वेगळं अस्तित्व म्हणून काम करणं कठीण कर परिस्थिती निर्माण करू शकते.
मंडळाच्या सदस्यांना कचरा कचरा आणि सुरक्षीत करणे, लांब, निषिद्ध बोर्ड बैठकींमधून सदस्य बनण्यासाठी वेळ काढणे हे व्यवसायासाठी एक शिल्लक आहे.
आम्ही या लेखातील संतुलन लक्षात करू.
आता आम्ही बोर्ड बैठकीचे मिनिटे घेण्याच्या कारणाबाबत चर्चा केली आहे, व्यवसाय काही करा, आणि त्यांना कसे दुरुस्त करावे याचे काही विचार येथे आहेत.
बैठकीपूर्वी एक एजंडा तयार करणे आणि वितरीत करणे
बोर्डाच्या बैठकीत महामंडळांनी केलेल्या आणखी एका मोठ्या चुकांमुळे बैठकीपूर्वी एक अजेंडा सेट करणे आणि बैठकीपूर्वी एजेंडा वितरीत करणे आणि संबंधित कागदपत्रे नाहीत. अजेंडामध्ये अजेंडावर प्रत्येक गोष्टीसाठी विशिष्ट प्रमाणात वेळ घालवणे आवश्यक आहे. विशिष्ट कार्यपत्रिका घेतल्याने बैठक केवळ अधिक सोयीस्कर होत नाही, परंतु हे बोर्ड (आणि काही मिनिटांनंतर वाचणारी) एजेंडावर प्रत्येकी सापेक्ष महत्त्व माहिती देते.
याचा अर्थ असा नाही की काहीतरी महत्वाचे आणि महत्वाचे असेल तर ते अजेंडावर येऊ शकत नाही, परंतु मतदानाद्वारे वस्तूंचा समावेश केला जाऊ शकतो. आणि जरुरीपेक्षा जास्त जरुरी आहे अधिकार्यां द्वारे हाताळले पाहिजे, बोर्ड नव्हे.
बोर्ड बैठक बैठक महत्त्वाच्या भागांमध्ये गहाळ
बोर्ड बैठकीच्या मिनिटांचे टेम्पलेटमध्ये खालील गोष्टींचा समावेश असावा:
- द तारीख, वेळ आणि मीटिंगचे स्थान
- वेळेची सुरुवात आणि समाप्त करणे, आणि विषयावर दिलेल्या विशिष्ट आयटमला वितरित वेळा
- कोणत्या प्रकारचा बोर्ड मीटिंग - नियमित, खास किंवा वार्षिक (सर्व राज्यांना कॉपोर्रेट्सला वार्षिक बैठक घेण्याची आवश्यकता असते)
- कोण उपस्थित होते, दिग्दर्शक, पाहुणे आणि कर्मचा-यांचे सदस्य, आणि कोणता बोर्ड सदस्य उपस्थित नव्हते. उशीरा येणारी किंवा लवकर निघणारी कुणीही नावे नोंद करणे आवश्यक आहे.
- कोरम उपस्थित आहे किंवा नाही हे निर्दिष्ट करणे. कुठल्याही मतांसाठी कॉर्पोरेट उप- नियमांद्वारे एक कोरम साधारणपणे आवश्यक असतो. कोरमची गरज साधारणतः अर्ध्यापेक्षा जास्त सदस्य असते. (नऊ सदस्यांच्या मंडळासाठी, उदाहरणार्थ, कोरामसाठी पाच सदस्य उपस्थित असणे आवश्यक आहे).
- समित्या किंवा इतरांद्वारे सादरीकरणे दिली जात असल्यास, सादरकर्त्यांची नावे आणि शीर्षक समाविष्ट करा.
संमेलनासाठी मिनिटे खूपच खास
कदाचित सर्वात मोठी चूक बोर्ड चर्चा चर्चा (कधी कधी वितर्क) आणि प्रक्रिया तपशीलवार माहिती आवश्यक आहे. बैठकींनी निर्णयांचे परिणाम प्रतिबिंबित करावे, चर्चेत काय सांगितले नाही. समजा आपल्या बोर्ड उत्पादनांची नवीन ओळ विक्रीसाठी मोशनवर मतदान करीत आहे.
बैठक मिनिटांनी असे म्हणणे आवश्यक आहे: "मसाल्याची एक नवीन ओळ जोडण्याचा मोशन मोशन सेकंद आणि स्वीकृत, इतका आणि इतका वेगळा आहे." जर समूहाची चर्चे झाली असेल तर आपण चर्चाची लांबी नोंदवून तिचा सारांश द्यावा, परंतु चर्चासत्रात जाण्याची आवश्यकता नाही.
मिनिटे जे पुरेशी विशिष्ट नाहीत
स्पेक्ट्रमच्या दुसऱ्या टोकाला, काही मिनिटे माहिती पुरविण्यासाठी आणि सदस्यांना समस्याबाहेर ठेवण्यासाठी पुरेसे नाहीत. निर्णय एकमत नसेल तर, कोणत्या मंडळाच्या सदस्यांनी विपरित केलेले एक रेकॉर्ड, जे दूर राहिले (आणि हे लक्षात घ्या की संभाव्य व्याज विरोधाभास असल्यामुळे ते निरस्त होते).
आपण प्रत्येक चर्चेला धक्का बसू शकत नाही, किंवा कोण काय म्हणत नाही. परंतु चर्चेचा आत्मा प्रतिबिंबित करण्यासाठी काही मिनिटांत पुरेशी माहिती असली पाहिजे.
बोर्ड बैठक खूप लांब
कोणालाही जास्त सभा आवडत नाहीत, पण काही बैठक आणि मिनिटे कमी करण्याचे काही मार्ग आहेत. आपण संमती एजेंडा तयार करुन बोर्ड संमेलनाच्या वेळेस जतन करू शकता. मूलभूतपणे, हा विषय मुख्य विषयांचा आहे जो चर्चा न करता त्वरित हाताळता येऊ शकतो. या सूचीत मागील बैठक, वित्तीय, आणि समित्या किंवा मुख्य कार्यकारी अधिकारी यांच्यातील अहवाल असू शकतात.
संमती अजेंडा, आणि अहवाल आणि इतर माहिती, सभासभागांसमोर वितरित करणे आवश्यक आहे ज्यायोगे सदस्यांना त्यांना वाचण्याची संधी मिळेल. मग, बैठकीत, संमती अजेंडा बैठक प्रक्रिया प्रक्रिया भाग आहे. कोणताही बोर्ड सदस्य संमती एजेंडाबद्दल एखादा प्रश्न किंवा चिंता देऊ शकतो, परंतु जर काही समस्या नसतील तर संपूर्ण संमती अजेंडा एकावेळी मतदान करता येईल.
निर्णय चुकीचे प्रकार
कॉपोर्रेट बोर्ड संपूर्ण पॉलिसीबद्दल निर्णय घेते. त्या धोरणाच्या आधारे महामंडळाच्या अधिकार्यांनी दररोज निर्णय घेतला आहे. कधीकधी पलीकडे जाणारे बोर्ड आणि व्यवस्थापनासाठी सर्वोत्तम शिल्लक असलेले निर्णय घेण्याचा प्रयत्न करा.
मिनिट मान्य नाही
तो मिनिट मंजूर करण्यास विसरू, बोर्ड बैठका च्या रेटारेटी आणि घाई मध्ये, आकर्षक आहे. पण मिटींगची पत्रे व भावना दोन्ही योग्यरित्या प्रतिबिंबित करतात याची खात्री करणे महत्त्वाचे आहे. मंजूर होईपर्यंत मिनिटे "मसुदा" म्हणून गणल्या जातात
बैठक मिनिटे रेकॉर्ड ठेवत नाही
सर्व कारणास्तव आपण आपल्या महानगरपालिकेसाठी चांगले मिनिटे ठेवण्यासाठी जाल तेव्हा, आपल्या कॉरपोरेट बैठक मिनिटे कुठेही सुरक्षित आणि प्रवेशयोग्य ठेवण्याचे विसरू नका. कॉर्पोरेट रेकॉर्ड बुकमध्ये मिनिट ठेवण्यासाठी किंवा "इन-क्लाउडमध्ये" एक पासवर्ड-संरक्षित फाईलमध्ये सेट अप करा.
कॉर्पोरेट सेक्रेटरीची भूमिका समजून घ्यावी हे विसरणे
कार्पोरेट मिनिटे संबंधित बहुतेक कर्तव्ये महामंडळाचे सचिव डोमेन अंतर्गत येतात. एक चांगले कॉर्पोरेट सेक्रेटरी होणे ही एक कला आहे आणि या व्यक्तींना बर्याचदा कबूल करता येत नाही नियमितपणे या व्यक्तीस "धन्यवाद" म्हणा
संचालक मंडळाचे सल्लागार म्हणून अॅटॉर्नी समाविष्ट नाही
या लेखातील माहिती कर किंवा कायदेशीर सल्ला नाही, आणि लेखकास वकील नाही. तुमचे महामंडळ खाजगी किंवा सार्वजनिक आहे (सार्वजनिकरित्या व्यापारासाठी केलेले शेअर्स सह), तुम्हाला कॉर्पोरेट मिटिंग कसे घ्यावे याबद्दल सल्ला देणारी एक वकील असायला पाहिजे आणि महत्त्वाच्या बोर्डाच्या बैठकीत उपस्थित राहण्यासाठी आपण आणि तुमचे बोर्ड सुरक्षित असल्याचे सुनिश्चित करा.