आपण इव्हेंट नियोजन चेकलिस्टची आवश्यकता का आहे

इव्हेंट सोल्यूशन्ससाठी या बहुमोल उपकरणांना तोंड देऊ नका

आपण इव्हेंट नियोजन व्यवसायात फक्त सुरुवात करत असाल किंवा एक अनुभवी कार्यक्रम नियोजक असाल, तर आपण घटना नियोजन चेकलिस्टशी परिचित आहात किंवा इव्हेंट नियोजन कोर्स किंवा इंडस्ट्री एकत्रिकरण दरम्यान किमान संदर्भ दिला आहे. त्यासाठी एक कारण आहे. इव्हेंट नियोजन चेकलिस्ट एक प्लॅनरचा जिवलग मित्र आहे, आपल्या इव्हेंट्स यशस्वीरित्या व्यवस्थापित करण्यासाठी एक अमूल्य साधन आहे.

टिप: इव्हेंट नियोजन चेकलिस्टला वर्कबॅक शेड्यूल किंवा महत्वपूर्ण मार्ग म्हणूनही ओळखले जाते.

इव्हेंट नियोजन सर्व नियोजन बद्दल आहे. जरी सर्वात सोयीस्कर कार्यक्रम कल्पना चांगली नसेल आणि अंमलात आणली तरीही ती फ्लॉप होईल. येथे एक इव्हेंट चेकलिस्ट आली आहे. एक यशस्वी कार्यक्रमाच्या नियोजनात जबाबदार्यांच्या असंख्य आणि विविध प्रकारचे तपशील ऐकत असताना आपल्या नियोजित आणि ऑन-किंवा-पुढे राहण्याकरिता मार्गदर्शन आहे. आणि एकाधिक इव्हेंट व्यवस्थापित करताना हे विशेषतः उपयोगी आहे. एक लहान कार्य विसरणे किंवा एक अंतिम मुदतीनंतर मागे पडल्याने डोमिनोज प्रभाव होऊ शकतो: आपल्या इव्हेंटमधील अन्य प्रसंगातून असंबंधित पैलू एकमेकांपासून वेगळे होऊ शकतात.

आपल्या इव्हेंट नियोजन व्यवसायात सहजतेने चालू ठेवण्यासाठी आपल्या पॅडवर स्टिकी नोट्स किंवा स्क्रिबल्सवर विसंबून राहू नका. प्रभावी इव्हेंट नियोजन चेकलिस्ट एकत्रित करणे जाणून घ्या आणि ते लवकरच आपला नवीन सर्वोत्तम मित्र बनेल.

आपण सुरू करण्यापूर्वी

प्रारंभ करण्यासाठी, आपण नियोजित केल्याच्या इव्हेंटवर लक्ष केंद्रित करण्यासाठी आपल्या शेड्यूलमधून काही वेळ काढा.

नंतर, आपले मन साफ ​​करा गंभीरपणे. फोनवर किंवा ई-मेलला उत्तर देण्यास नकार देत नाही. आपण या कार्यक्रमात व्यत्यय किंवा व्याप्ती न करता पूर्ण करण्यासाठी प्रारंभ पासून कल्पना करणे आवश्यक आहे जेणेकरून आपण प्रभावीपणे सर्व कार्ये पूर्ण करणे आवश्यक आहे ज्या पूर्ण करणे आवश्यक आहे.

तयार करा

आपण कोणत्या प्रकारचे नियोजन करता आणि ज्या पुष्टी केल्याची सर्व तपशील लिहून काढा त्याबद्दल विचार करा: ग्राहक नाव आणि संपर्क माहिती, इव्हेंटची तारीख, स्थान, उपस्थितांची संख्या इ.

एक कॅलेंडर काढा आणि या कॅलेंडरवर इव्हेंट तारीख ठळक अक्षरात चिन्हांकित करा. कोणत्याही इतर संबंधित वस्तू गोळा करा - ठिकाणांचे फोटो, कॅटरर्सची यादी - जे या कार्यक्रमाचा एक भाग आहेत.

मागे जा

इव्हेंट नियोजन तपासणी सूची लिहायला सुरूवात करण्याचा मार्ग म्हणजे मागे काम करणे .

अतिथी एकाच वेळी एकाच वेळी घडत असलेल्या एक-दिवसीय किंवा एकाधिक-दिवसांच्या संमेलनाच्या रूपात कार्यक्रम अनुभवतात स्टेजवर दिसणारे आणि सुंदरपणे अंमलात आणलेल्या थेट कार्यक्षमतेप्रमाणे इव्हेंट प्लॅनर्स इव्हेंट्स इव्हेंट्स लहान कार्यक्रमाच्या मालिकेप्रमाणे एकत्रित करतात जे अंतिम स्पर्धेत पोहचण्यासाठी कोडेच्या तुकड्यांच्या रूपात एकत्र असतात. तर, नियोजक म्हणून, आम्ही सुरवातीस सुरुवात करतो. वास्तविक कार्यक्रम होण्यापूर्वी कित्येक आठवडे किंवा महिना आधी आहे.

सुरूवातीस प्रारंभ करा

आपल्या इव्हेंट नियोजन चेकलिस्टवर कोठे लिहावे हे ठरविताना, आपल्या इव्हेंटसाठी एक ठोस पाया घालण्याचा विचार करा रंग योजना निवडून फुलांची मांडणी करण्यापूर्वी आपल्याला मूलतत्त्वे हाताळाव्या लागतील. खोल्यांच्या गटाशी बोलणी करण्यासाठी करारावर स्वाक्षरी करण्यापासून, प्रत्येक गोष्ट आपल्या चेकलिस्टवर लिहिली जाणे आवश्यक आहे, कितीही मोठे किंवा लहान असले तरीही सर्वात महत्वाची गोष्ट म्हणजे जी कार्ये आधी पूर्ण केली जाऊ शकतील अशा कोणत्याही कार्यांची काळजी घ्यावी जेणेकरून ते कार्यक्रम तारखेच्या जवळ असलेल्या गोष्टींसाठी आपल्या शेड्यूलमध्ये अधिक वेळ घेता येईल.

आपल्या इव्हेंट नियोजक चेकलिस्टवर समाविष्ट करण्यासाठी काही उदाहरणे:

• साइन कॉन्ट्रॅक्ट (ग्राहक, ठिकाण, विक्रेते इ.) सह.
• ठिकाण सह तारीख आणि वेळ पुष्टी
• मनोरंजन भाड्याने घ्या (बँड, स्पीकर इ.)
• सुरक्षित हॉटेल ब्लॉक
• मेल आमंत्रणे
• मेनू निवडा
• प्रतीक्षा कर्मचारी नियुक्त
• अतिथींची संख्या पुष्टी करा
• साइटवरून फिरू
• खोली सेट अप करण्याची पुष्टी करा

अतिरिक्त वेळ द्या

आपल्या इव्हेंट चेकलिस्टवर प्रत्येक आयटमसह, अतिरिक्त वेळ जोडा. जर निमंत्रण पत्र पाठविण्याची तारीख 15 मार्च आहे, तर 8 तारखेला, एक आठवडा आधी मेलिंगसाठी आमंत्रणे तयार करण्यासाठी आपल्या यादीतील एक आयटम ठेवा. त्यामुळं तुम्हाला काही अतिरिक्त वेळ आमंत्रणांसह काही अवघड जाईल किंवा आपण एका वेगळ्या कारणास्तव वेळापत्रकानुसार असाल तर.

आपल्या चेकलिस्टवर स्मरणपत्रे समाविष्ट करा

आपल्या चेकलिस्टवर "केटररशी करारनामा" लिहिणे आणि पूर्ण झाल्यानंतर बॉक्स बंद करणे पुरेसे नाही.

आपण याची खात्री करणे आवश्यक आहे की केटररला कॉन्ट्रॅक्टची एक प्रत मिळाली आहे आणि तसेच आपल्याकडे एक स्वाक्षरी केलेली प्रतही परत आली आहे. म्हणून प्रत्येक मोठ्या आयटमसाठी आपण आपल्या चेकलिस्टवर जोडू शकता, एक स्मरणपत्र समाविष्ट करा. उदाहरणार्थ, "केटरर पुन्हा अनुसरण करा: करार." दुसरा, नंतर स्मरणपत्र जोडा जे वाचतो "कॅटररकडून साइन केलेले करार" हे कार्य हाताळण्यास असामान्य नाही आणि जेव्हा हे खरोखरच फक्त आपल्या बाजूवर पूर्ण केले गेले तेव्हा ते करा.