टाळण्यासाठी कॉमन इव्हेंट नियोजन चुका

व्यवसायामध्ये आणि आमच्या वैयक्तिक आयुष्यात नियमितपणे चुका केल्या जातात. आम्ही अशा प्रकारे वाढतो आणि शिकतो. परंतु काही चुका महाग आहेत. या पाच अतिशय सामान्य घटना नियोजन चुका टाळण्यासाठी आवश्यक पावले घ्या आणि - आपण चुकून चुकल्यास - आपण दुसरीच चूक करत नाही याची खात्री करा.

प्रारंभ करणे प्रारंभिक नाही

लबाडी तुमचा शत्रू आहे. आपण टाळू इच्छित असलेले सर्वात सामान्य प्रसंग नियोजन चुकांमधील हे एक आहे.

इव्हेंट नियोजन प्रक्रिया प्रारंभ करण्यास अयशस्वी झाल्यामुळे रेषा खाली येणाऱ्या अनेक समस्या उद्भवू शकतात. एक तारीख निवडली आहे आणि आपण आपल्या कार्यक्रम आणि बजेट एक सामान्य संधी आहे म्हणून, काम करा. हॉटेल्स आणि इतर ठिकाणे आगाऊ बुक मार्ग म्हणून हे शक्य तितक्या लवकर हे शक्य आहे. तसे करण्यास अयशस्वी आपल्या ठिकाण निवडी मर्यादित करेल आणि दुर्दैवाने, जे स्थान उपलब्ध असेल त्यासह आपण सोडू शकाल. अतिथी स्पीकर्स आणि थेट मनोरंजन देखील वास्तविक कार्यक्रमाच्या तारखेपासून पुढे जाऊन बुकिंग करतात. एकदा आपली इव्हेंट तारीख सुरक्षित असल्यावर, आपले संशोधन करा आणि जेव्हा आपण निवडीच्या आपल्या प्रस्तुतकर्त्यावर निर्णय घ्याल, तेव्हा लगेच करारबद्ध करार मिळवा.

इव्हेंट नियोजन चेकलिस्टसह स्वत: ला आयोजन करणे हे आणखी एक कार्य आहे जे त्वरित ताबडतोब सोडले पाहिजे. इव्हेंट नियोजन प्रक्रियेतील सर्व पायर्या मॅप करून, ते पूर्ण करणे आवश्यक असते तेव्हा ते ठरवितात आणि प्रत्येकासाठी एक वेळापत्रक तयार करून, आपल्याला प्रारंभ करण्यासाठी आपल्याला एक मौल्यवान मार्गदर्शक तत्वे असतील आणि आपल्याला ट्रॅकवर ठेवतील.

खूप उशीर झालेला आहे सर्वात सामान्य प्रसंग नियोजन चुकांपैकी एक.

स्पर्धा घडामोडींची तपासणी नाही

आपण फक्त आपला इव्हेंट कधी शेड्यूल केला आहे - नियोजन प्रक्रिया सुरू झाल्यानंतर आणि प्रसंग तारीख सेट केल्यानंतर - त्याच दिवशी आणखी एक स्पर्धक स्पर्धा आहे का? केवळ एक इव्हेंट गर्दी काढेल म्हणून आपल्या संभाव्यतेस न घेता आपल्या बोटांना ओलांडू द्या जे आमंत्रित असतील त्यांना आपला कार्यक्रम निवडता येईल.

परिस्थिती पूर्णपणे टाळा.

आपली योग्य ती काळजी घ्या आणि खूप उशीर होण्याआधी कोणत्याही घटना विरोधाचे तपासा. उद्योग संमेलने (मोठे आणि लहान दोन्ही), सुट्ट्यांच्या सान्निध्य, प्रमुख क्रीडा इव्हेंट आणि स्थानिक संमेलनांसाठी वेळापत्रक पहा जे इव्हेंटमध्ये वाहन चालविण्याकरिता कहर खराब करतात. एकदा आपण आपल्या इव्हेंटची तारीख ठरविल्यावर, आपल्या अतिथींना हा शब्द बाहेर काढा. "तारीख जतन करा" सूचना आणि "आगामी इव्हेंट" सूची आपल्या कॅलेंडरवर आपल्या इव्हेंटचे चिन्हांकित करण्याची ती स्वारस्य देतात

विक्रेत्यांना पुष्टी करत नाही

एक साइन इन व्हेंडर करारा एक कायदेशीर बंधनकारक करार आहे आणि आपण त्यांना प्रदान केलेल्या सेवांसाठी जबाबदार विक्रेता ठेवण्यासाठी आपल्याला लिखित स्वरूपात काहीतरी लिहिते. तथापि, कार्यक्रमाच्या वेळी आपल्यासाठी तो काहीच करत नाही जेव्हा आपल्याला हे लक्षात येते की विक्रेता हा एक शो आहे हा इव्हेंट कॉन्ट्रॅक्ट हातात आपल्या भुकेल्या अतिथींना भोजन देणार नाही किंवा रिक्त बॉलरूमसाठी टेबल आणि खुर्च्या वितरीत करेल. प्रत्येक एकदाच नव्हे तर प्रत्येक विक्रेत्याशी पुष्टी करा, परंतु दोनदा. होय, दोनदा आपण दोन्ही अटी मान्य असल्याच्या वेळी आपल्या स्वाक्षरित कराराची पावती मिळविण्याची पुष्टी करा. कार्यक्रमापूर्वीच पुन्हा एकदा पुष्टी करा. हे अन्न डिलिव्हरी किंवा डेकोरच्या तपशीलांविषयी तुमच्यास संभाषण नाही; हे विशेषत: आपल्या इव्हेंट अद्याप त्यांच्या कॅलेंडरवर असल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी फॉलो-अप आहे

इव्हेंट व्हेन्डर्स अनेक कार्यक्रम बुक करतात आणि आपल्या कागदाचा फेकणे किंवा कंपनीतील अन्य कोणाकडून माफ करण्याच्या दृष्टीने हे फार सोपे आहे. त्यामुळे हे सुनिश्चित करा की ते तपासण्याकरिता परत जाऊन चक्रावून न येता आपली तारीख आणि वेळ, वेळ आणि सेवा पुरविण्याबाबतची घटना आणि वस्तुस्थिती त्यांच्या शेड्यूलवर आहे. आणि त्या विक्रेत्याच्या कराराला तात्काळ उपलब्ध ठेवा.

"प्लॅन बी" नाही

आकस्मिक योजना असणे आवश्यक आहे, कोणत्याही कार्यक्रमासाठी आवश्यक आहे परंतु विशेषत: त्या घडामोडींच्या कार्यक्रमांसाठी हवामानाची परिस्थिती न वर्तवता येण्यासारखी आहे आणि जर एखाद्या तूटचा, जड वायु सल्लागार किंवा गरूड वादळ वादळ आपल्या कार्यक्रमाला रद्द करण्याची धमकी देत ​​असेल, तर बॅकअप प्लॅन घ्या. आपली बाह्यप्रदर्शन - किंवा त्यातील काही भाग - घरामध्ये हलविले जाणे आवश्यक असल्यास पाऊस तारखा, पर्यायी कार्यक्रम स्थळे, आणि सुधारित क्रियाकलाप अनुसूचक सर्व पर्याय आहेत.

हवामानाच्या अनिश्चिततेसाठी तयार करण्याच्या व्यतिरिक्त, इतर अनियमित परिस्थितींना वेळेपूर्वीच संबोधित केले जाऊ शकते. साइटवर जनरेटर असण्यामुळे वीज कालबाह्य होऊ शकते. ओव्हरफ्लो पार्किंग दुसर्या ठिकाणी हलविले जाऊ शकते. आपल्या हॉटेल ब्लॉकमध्ये काही अतिरिक्त खोल्या ठेवून हॉटेल रूमच्या उपलब्धतेसह समस्या सोडवता येतात. आपल्या इव्हेंटचे स्पष्टीकरण विचारात घ्या आणि त्या भागात विचार करा जे उद्भवलेल्या समस्यांबाबत अधिक संवेदनाक्षम आहेत. पुढील नियोजन आणि पर्यायी परिस्थिती विकसित करून, आपण सर्वात मौल्यवान कार्यक्रम नियोजन चुकांपैकी एक टाळू शकता.

पुरेशी मदत घेण्याची आवश्यकता नाही

इव्हेंट कर्मचारी नियुक्त करण्याच्या बाबतीत, अधिक चांगले आहे. आपल्याला अधिक पैसे द्यावे लागतील परंतु ते आपल्या इव्हेंटला वाचवू शकते. हे चित्रित करा: पार्किंग अटेंडंट्स पाठीमागे ठेवण्याचा प्रयत्न करताना कारचे बॅक अप पार्किंगमध्ये प्रवेश करण्याची प्रतीक्षा करत आहे. एक सर्व्हर मागणीनुसार राहण्यासाठी संघर्ष म्हणून निराश अतिथी एक ओळ एक पेय क्रम प्रतीक्षा. इव्हेंट नोंदणी कामगार ज्या नुकत्याच आल्या त्या मोठ्या संख्येने पाहुण्यांनी दडपून टाकल्या, थकल्या गेलेल्या पर्यटकांनी चेक इनसाठी खूप लांब प्रतीक्षा केली. आपल्याला ही कल्पना मिळाली. व्यस्त वेळी मदत करण्यासाठी अतिरिक्त इव्हेंट कर्मचारी ठेवून, गरज असलेल्या क्षेत्रांना अतिरिक्त सेवा प्रदान करा, उद्भवणाऱ्या समस्या सोडवा किंवा प्रश्नांसह अतिथी येण्यासाठी स्वागत करण्यात येणारे उपस्थित राहणे आपल्या इव्हेंट चांगल्या स्पर्धेपासून उत्कृष्ट स्पर्धेपर्यंत वाढवू शकतात.

इव्हेंट कर्मचारी नियुक्त करताना, आपण ज्या कारणास्तव नियोजित आहात त्या प्रकारचा अनुभव घेऊन त्या कर्मचा-यांना अनुभव घ्या. केवळ व्यावसायिक, अत्यंत शिफारसीय कर्मचाऱ्यांनी भाड्याने द्या आपल्या इव्हेंटबद्दल काय आहे, अतिथी जे सहभागी होणार आहेत, आपल्या अपेक्षा आणि त्यांच्या समस्येचा प्रश्न असल्यास त्यांना प्रश्न किंवा समस्या असल्यास त्यांना शिकवा. इव्हेंट कर्मचारी - जरी ते एका बाहेरील विक्रेत्याद्वारे प्रदान केले जातात - आपण आणि आपल्या इव्हेंट नियोजन व्यवसायाचे प्रतिनिधित्व करतात. इव्हेंट कर्मचार्यांसह एक नकारात्मक सामना अतिथी आणि क्लायंटच्या स्मृती मध्येच राहतील आणि सर्वात सु-नियोजित कार्यक्रमांना देखील खणले जाईल.