आवश्यक तपशील तयार करणे
कोणत्याही व्यवसाय प्रकल्पाप्रमाणे, पहिली पायरी म्हणजे आपल्याकडे असलेल्या सर्व माहितीचे आयोजन करणे आणि सर्वात महत्त्वाच्या बाबी ओळखणे.
आपण स्थान निवडणे किंवा स्पीकरची नियुक्ती प्रारंभ करण्यापूर्वी, आपल्याला आपल्या इव्हेंटच्या मूलभूत पॅरामिटर्सची माहिती असणे आवश्यक आहे. तिसऱ्या-पक्षांबरोबर तपशील आणि खर्च बोलणे जवळजवळ अशक्य आहे जोपर्यंत आपल्याकडे अधिक सविस्तर गोष्टींचा समावेश आहे. बाहेरच्या विक्रेत्यांशी संपर्क साधण्याआधी आपण परिभाषित केलेले मुख्य तपशील येथे आहेत
तारीख
प्रत्येक गोष्ट आपल्या विशेष इव्हेंटच्या तारखेभोवती फिरते. आदर्शपणे, आपण मनात तीन संभाव्य तारखा ठेवू इच्छित आहात जेणेकरून आपण मंडळातील उपलब्धता आणि किमती यांची तुलना करू शकता. जास्तीत जास्त लवचिकतेसाठी आठवड्याच्या वेगवेगळ्या दिवसांचा समावेश करण्याचा प्रयत्न करा.
वेळ फ्रेम
एक तासांच्या अंतराने देखील आपल्या नियोजनावर परिणाम होऊ शकतो, म्हणून आपल्याला अपेक्षित वेळेच्या फ्रेमबद्दल विशिष्ट मिळण्याची आवश्यकता आहे. उदाहरणार्थ, सकाळी 8 च्या ऐवजी सकाळी 10 वाजल्यापासून सुरू होत आहे म्हणजे आपल्याला नाश्ता अंदाजपत्रक वाटप करण्याची आवश्यकता नसते.
उपस्थिती संख्या
हे एक तपशील आहे जे अनेकदा उत्पादक वाटाघाटींसाठी खूप मोठ्या प्रमाणावर अंदाज लावले जातात. आपल्या उपस्थिती प्रोजेक्शनसह वास्तववादी मिळवा आगाऊ चर्चा करा आपण स्प्रेडशीटवर आपले प्रोजेक्शन एकत्रित करून ठेवू शकता. उपस्थिती आणि बजेट थेट परस्परसंबंधित असतात, म्हणून ज्या लोकांना आपण विचार करणार आहात त्यांच्या संख्येबद्दल अजिबात अंदाज लावू नका.
ब्रेकआऊट सत्रे
आपण एखाद्या डिनरची मेजवानी करीत असाल तर आपल्याला फक्त एक मेजवानीची खोली लागेल, परंतु एका पूर्ण-व्याप्ती संमेलनासाठी कदाचित अतिरिक्त ब्रेकआऊट रुम्स आणि प्रदर्शन जागा आवश्यक असेल. पुन्हा एकदा, आपल्याला किती जागाची आवश्यकता आहे हे निश्चित करेपर्यंत आपण किंमत मोजण्यास सक्षम राहणार नाही. कॉन्फरन्ससाठी, सर्वोत्तम दृष्टिकोन आपल्या पहिल्या बैठकीत एक मॅक प्रवासाची योजना आखणे आहे. कल्पना सामायिक करून त्यांना कागदावर एकत्रित करणे पुढील नियोजन निर्णयांमध्ये आपल्याला प्रेरित करेल.
बजेट वि. खर्च
स्थान आणि कॅटरिंग खर्चाबद्दल जाणून घेण्यापूर्वी बजेटवर काम करणे अव्यवहार्य ठरते, परंतु हे सर्व काम विक्रेत्याच्या प्रस्तावांचे मोजमाप करण्यासाठी आपल्यासाठी एक बेंचमार्क प्रदान करते. आपल्या कमाई स्रोतांसह प्रारंभ करा उपस्थितीसाठी किती शुल्क आकारले पाहिजे? ऑफसेट खर्चास मदत करण्यासाठी आपण प्रायोजकांवर कॉल कराल? प्रदर्शक सहभागी होण्यासाठी काय पैसे देतात? महसुलात शेवटी आपले बजेट ठरवले जाईल, जेणेकरून ते केवळ प्रथमच त्यांचे संरक्षण करेल.
विपणन
आपण आपले महसूल स्रोत ओळखल्यानंतर, पुढील टप्पा म्हणजे आपल्या विपणन योजनाची रूपरेखा देणे आपल्या महसूल जनरेटरपर्यंत पोहोचण्याचा आणि व्यस्त ठेवण्याचा सर्वोत्तम मार्ग कोणता आहे? कदाचित आपल्याकडे संभाव्य उपस्थितांची एक नियोक्ता किंवा सदस्यत्व संस्था म्हणून सूची आहे. हे साहजिकच उपयुक्त ठरेल परंतु प्रायोजक आणि प्रदर्शकांविषयी काय?
आपण 20 पेक्षा जास्त प्रदर्शकांना आकर्षित करण्याच्या विचारात असाल तर आपण त्यांच्यापर्यंत पोहोचण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे. लक्ष्यित विपणन मोहिमांमुळे पैसे खर्च होतात आणि आपल्या महसूलात ते कमी होते
परिवहन आणि लॉजिंग
स्थानिक परिषद चालविणे विशेषत: वाहतूक व्यवस्थेबद्दल कोणत्याही चिंता काढून टाकते. तथापि, आपल्याला अद्याप स्पीकर, प्रदर्शक आणि विशेष अतिथींसाठी निवास करणे आवश्यक आहे. आपण पुरेशी खोली रात्री बुक तर काही हॉटेल्स बैठक जागा सवलत देतात यावर भरण्याचा एकमेव मार्ग आहे आगाऊ रवानगीची गरज ओळखून. आपल्या उपस्थिती डेटाद्वारे परत जा आणि आपल्या क्षेत्राच्या बाहेरून किती अतिथी आहेत हे प्रोजेक्ट करा.
आता हे सर्व कदाचित माहिती गोळा करण्यासाठी बर्याच माहितीसारखे वाटेल आणि ते आहे. परंतु हे लक्षात ठेवा की या तपशीलांमुळे नियोजन प्रक्रियेतल्या प्रत्येक गोष्टीवर परिणाम होतो.
साइट भेटी आणि मेनू नियोजन यांसारखे आपल्याला कदाचित "आकर्षक" कार्यांबद्दल आकर्षित केले जाऊ शकते. फक्त त्यांची वेळ येईल हे लक्षात ठेवा. आतासाठी, तथापि, तथ्यांवर लक्ष केंद्रित करा जेणेकरून आपण नंतर सर्वोत्तम निर्णय घेऊ शकता.