आपण खरोखर एक बैठक आवश्यक असल्यास निश्चित
प्रथम, एखादी बैठक खरोखरच आवश्यक आहे का ठरविणे निश्चित करा
बर्याचदा, आम्ही माहिती सामायिक करण्याचा किंवा विषयावर चर्चा करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग म्हणून औपचारिक बैठकीचा विचार करतो. परंतु जर आपल्या बातम्या ईमेलद्वारे किंवा कॉन्फरन्स कॉलद्वारे किंवा 15 मिनिटांसाठी आपल्या कार्यालयातील काही लोकांना एकत्रित करून वितरीत केल्या जाऊ शकतात, तर औपचारिक बैठक वगळा.
फक्त तेथे राहण्याची आवश्यकता असलेल्या लोकांना आमंत्रित करा
कधी बैठकीस आमंत्रित केले गेले आणि आश्चर्य वाटले - अर्धेवेळ - आपण तिथे का आहात? त्यांना उपस्थित राहण्याची आवश्यकता नाही की त्यांना बैठक आमंत्रित करून लोक वेळ वाया घालवू नका. ते प्रभावी बैठक होणार नाही. अर्थसंकल्पाच्या उमेदवाराला बजेट प्रश्नांची उत्तरे देण्यासाठी बैठकीत उपस्थित राहणे आवश्यक आहे काय? नंतर एका व्यक्तीला त्या लेखासाठी आमंत्रित करा जे त्या कार्यासाठी उपयुक्त आहे.
एखाद्या सहकारी किंवा पर्यवेक्षकास एखाद्या बैठकीत काय चर्चा झाली याची माहिती व्हायला हवी असल्यास, आपल्याला त्यास प्रत्यक्ष बैठकीत आमंत्रित करण्याची आवश्यकता नाही. फक्त एक बैठक सारांश तयार करा आणि त्यांना नंतर पाठवा. ते टाईम सेव्हरची प्रशंसा करतील आणि तुम्हाला आश्वासन मिळेल - कारण तुम्ही ही माहिती लेखी स्वरुपात ठेवली आहे - त्यांना चर्चासत्रात पूर्ण माहिती आहे
संमेलन स्मरणपत्रे पाठवा
जीवन व्यस्त आहे आणि कॅलेंडर त्वरेने शेड्यूल्ड गटासह आरक्षित केले जातात. आपल्या बैठकीच्या दोन दिवस आधी एक फॉलो-अप मीटिंग स्मरणपत्र पाठवा. हे त्या लोकांची पुष्टी करतील ज्याने उपस्थिती दर्शविली असेल आणि अनुसूची बदलली असेल आणि महत्वाच्या सहभागी नियुक्त केलेल्या बैठकीची वेळ देऊ शकणार नाहीत तर आपल्याला वेळेची माहिती देतील.
एक अजेंडा आहे
प्रभावी बैठकींसाठी योजना आखण्यासाठी प्रथम आपण कशावर चर्चा केली जाईल याची निवड करणे आवश्यक आहे. सभेचा उद्देश काय आहे? आपण काय साध्य करण्यासाठी शोधत आहात? वेळ एक बैठक अजेंडा विकसित आणि उपस्थित ते वितरित. प्रारंभ वेळ सूचित करा आणि संबोधित करण्यासाठी विषयांची एक संक्षिप्त सूची समाविष्ट करा. एक लांब, अती तपशीलवार अजेंडासह आपल्या स्वत: च्या बैठकीत बुडवून टाकू नका. एखाद्या विशिष्ट क्षेत्रावर रिपोर्ट करण्यासाठी जबाबदार असणार्या कोणत्याही व्यक्तीला नावे देऊन सूचित करा.
अपेक्षांबद्दल स्पष्ट व्हा
जेव्हा आपण प्रथम सभेची अधिसूचना पाठवतो तेव्हा त्याच्या उद्देशाबद्दल आणि आपल्या अपेक्षांबद्दल स्पष्ट व्हा. निमंत्रण सादरीकरणाचे सभें भोवती फिरते आणि उपस्थित नोटा घेण्यास तयार असावेत का? किंवा हा असा बुद्धिनिष्ठ सत्र आहे ज्यामध्ये अभ्यागतांना कल्पना आणि सूचना दर्शविण्याची अपेक्षा आहे?
काही कॉर्पोरेट संस्कृतींमध्ये, कर्मचारी फक्त ऐकण्यासाठी आणि मग त्यांच्या कार्यक्षेत्रावर परत येतात. अन्य कंपन्यांमध्ये कर्मचारी मुक्तपणे सहभागी होतात. आजच्या सहकार्य कार्यक्षेत्रात, संवादांची आणि कल्पनांची वाटणी करण्यासाठी केवळ सभेतच स्वागत नाही; हे वारंवार बैठक स्वतःच उद्देश आहे.
वेळेवर प्रारंभ करा
जर आपण व्यक्ती विशेषत: वेळेवर सभांसाठी पहात असतो, तर आपण समजू शकतो की वास्तविक बैठक 15 मिनिटांपर्यंत जात नाही जेव्हा लोक खोलीत चालतात.
अनिवार्यपणे काय घडतं आहे, पुढे जात आहे, प्रत्येकजण याची जाणीव करुन देतो की ही सभा वेळोवेळी सुरु होत नाहीत त्यामुळे प्रत्येकजण उशीरा दर्शविण्यास सुरुवात करतो. आपल्या बैठकीची जबाबदारी घ्या. दिलेल्या प्रारंभ वेळेत तातडीने प्रारंभ करा दार बंद करा आणि सुरू करा. त्या झटकेदार पटकन संदेश पोहोचतील की ते उशीरा पोहोचत आहेत आणि त्यांना त्या चुकून केवळ एकदाच करावी.
ते लहान आणि सोपे ठेवा
बर्याच वेळा - 30 मिनिटे किंवा अगदी 45 मिनिटे पुरेसे असतात - बहुतेक सभा एका तासासाठी असतात. जेव्हा खूप वेळ दिला जातो तेव्हा नेहमीचा परिणाम म्हणजे वेळ वाया जातो. दिलेल्या कार्यसूची आयटमवर बैठक संपली जाते किंवा लोक खूप वेळ घालवतात यावर लोक ताठ उभे करतात. सभा लहान आणि बिंदूवर ठेवा
विषयावर रहा
केवळ एक अजेंडा आपली बैठक कार्यक्षमतेने चालविणार नाही. स्पर्शिकावर लक्ष ठेवून स्पर्शरेषावर भटकताना चर्चा चालू ठेवा.
कोणत्याही विषयांच्या प्रश्नांना संबोधित करणे, हे सांगणे की दुसर्या बैठकीसाठी हा विषय आहे, तो खासगीरित्या संबोधित केला जाईल, किंवा त्याप्रमाणे. एखाद्याला पळवाट लावण्याची सभा आवडली नाही जिथे मीटिंगचे हेतू इतर संभाषणासाठी एक बॅकसेट उचलले.
कॉन्फरेंस रुम बाहेर लहान सभा घ्या
एकाच परिचित टेबलभोवती एकत्रित परिचित कॉन्फरन्स रूममध्ये बसणे म्हणजे - परिचित. कर्मचारी संवाद साधण्यासाठी प्रोत्साहित करण्यासाठी, रचनात्मक विचार करा आणि चैतन्यपूर्ण चर्चा करा, मानक परिषद कक्षच्या बाहेर बैठक घेण्यावर विचार करा.
ठिकाण आणि हवामान परवानगी असल्यास बाहेर टेबलमध्ये बैठक घेण्याचा विचार करा. एका सामान्य क्षेत्रामध्ये एकत्रित करण्याचा प्रयत्न करा ज्यामध्ये मोठ्या कॉन्फरन्स टेबल आणि कुंडालगतच्या खुर्च्याऐवजी सोफा आणि लहान कोष्टक असतात
भिन्न दृष्टिकोन घेण्यास घाबरू नका
जर बैठकीचा दृष्टिकोन काम करीत नसेल, तर अर्थातच बदल करण्यास घाबरू नका. उदाहरणार्थ, जर बुद्धीमत्ता सत्रात अगदी थोडे बोलण्याने शांत खोली दिली जात असेल तर दिशा बदला. लवचिक रहा आणि एकूण बैठक प्रगती कशी आहे यावर लक्ष द्या.
तंत्रज्ञानाचा वापर करा
उपस्थितांना व्यस्त ठेवण्यासाठी तंत्रज्ञान वापरण्याची योजना करा. आजच्या डिजिटल जगात बहुतेक लोकांना ग्राफिक किंवा व्हिडीओज पाहण्यास वापरले जातात जे त्यांना ऐकू येते त्या शब्दांचे समर्थन करण्यासाठी. आपल्या मानसिकतेस आवाहन करा आणि आपली बैठक नियोजन करताना ऑडिओव्हिज्युअल समाविष्ट करा.
मोठे स्क्रीन आणि स्मार्ट बोर्डाच्या प्रस्तुतीयोजनांवर इंजिनियरिंग दिलेले आहेत जे प्रोत्साहित करते की इंटरॅक्शन मानक लाँग पावरपॉईंट प्रस्तुतीकरणातून स्वागत आहे.
सभेचा सारांश पाठवा
बैठकीच्या एका दिवसात चर्चा करण्यात आली त्याबद्दल थोडक्यात सारांश पाठवा. हजर राहणार्या सर्वांना त्या ईमेलद्वारे, त्या बैठकीत उपस्थित न राहता, आणि ज्यांना माहिती असणे आवश्यक आहे त्यास रू. प्रत्येक आयटम तसेच देय तारखेस कोण जबाबदार आहे हे निर्दिष्ट करून, कोणत्याही क्रिया आयटम देखील समाविष्ट करा.