सुलभ मुख्यपृष्ठ व्यवसाय फाइलिंग सिस्टम

जरी या डिजिटल जगात, घरगुती व्यवसायात किती कागद जमा करू शकतात हे आश्चर्यकारक आहे. याशिवाय, घरच्या व्यवसायात, आपल्या आर्थिक खात्यांपासून, मार्केटिंग धोरण, प्रकल्प, ग्राहक आणि इतर बर्याच गोष्टींवर मात करण्यासाठी बरेच काही आहे. आपल्या व्यवसायात सुरुवातीला संस्थात्मक प्रणाली विकसित करणे आवश्यक आहे जेणेकरून आपल्याला त्याची आवश्यकता असेल तेव्हा आपण काय शोधू शकाल याची खात्री करा.

आपल्याला जतन आणि व्यवस्थित करण्यासाठी काय आवश्यक आहे

काही प्रमाणात, ज्यासाठी आपल्याला दाखल करण्याची एक प्रणाली विकसित करण्याची आवश्यकता आहे ते आपल्या व्यवसायावर जास्त अवलंबून असेल.

उदाहरणार्थ, आपण एक मूर्त उत्पादन विकल्यास, आपल्याला आपल्या इन्व्हेंटरीला ट्रॅक करणारी काहीतरी आवश्यक असेल. तथापि, येथे आयटमची एक सामान्य सूची आहे ज्यासाठी आपण आपल्या घराच्या व्यवसायात लक्ष ठेवणे आवश्यक आहे:

• व्यवसाय आणि विपणन योजना.
• कायदेशीर दस्तऐवज (म्हणजे LLC कागदपत्र, व्यवसाय परवाना आणि बौद्धिक मालमत्ता नोंदणी, करार)
• संपर्क (व्यावसायिक, क्लायंट, विक्रेते, सेवा प्रदाते, इत्यादी)
• आर्थिक माहिती (लाभ / नुकसान विधाने, शिल्लक शीट, देय / प्राप्त करण्यायोग्य खाती)
• कर
• व्यवसाय खर्च (प्राप्ती)
• प्रकल्प

या सूचीसह, आपल्याला आपल्या व्यवसायासाठी विशिष्ट असलेल्या आयटम जोडणे आवडेल.

आपल्या गृह व्यवसायाची व्यवस्था करण्यासाठी सिस्टम

शक्यता आपण आपल्या कागदपत्रांची आणि इतर महत्वाची माहिती साठवण्यासाठी आणि हाताळण्यासाठी विविध पद्धतींचा वापर कराल. मुख्य घटक म्हणजे आपल्यासाठी सर्वोत्तम कार्य करणारा एक पद्धत निवडणे. प्रत्येकाकडे विचार आणि आयोजन करण्याचा भिन्न मार्ग आहे. उदाहरणार्थ, काही लोकांसाठी, ते वर्णानुक्रमाने फायली आयोजित करण्यास अधिक अर्थ प्राप्त करते, परंतु इतरांसाठी, त्यांना तारखेनुसार आयोजित करणे सोपे वाटते.

आपल्यासाठी सर्वोत्कृष्ट काय करेल याची आपल्याला खात्री नसल्यास, एक वापरून पहा, आणि आपण ती राखण्यासाठी संघर्ष केल्यास, एक वेगळा सिस्टीम घ्या. आपल्या फायली आणि माहिती व्यवस्थापित करण्याचे तीन मार्ग येथे आहेत:

साधे बांधकाम फाईलिंग सिस्टम

छोट्या व्यवसायासाठी जे जास्त पेपरवर्क व्युत्पन्न करीत नाहीत, बांधकाम प्रणाली ही एक उत्तम पर्याय आहे.

जे लोक एकाच ठिकाणी सर्वकाही पसंत करतात किंवा ज्यांना मोबाईलची माहिती आवश्यक आहे त्यांच्यासाठी हे देखील आदर्श आहे. द्विघात प्रणाली मोठ्या तीन-रिंग बांधणारा बांधकाम, पत्रक संरक्षक, आणि विभाग dividers वापरते.

आपल्या व्यावसायिक श्रेण्या जसे प्रलंबित ऑर्डर, पूर्ण ऑर्डर, विविध फॉर्मची मुख्य कॉपी इत्यादि आयोजित करण्यासाठी विभाग भागाकार वापरा ... तेथून, आपण पत्रक संरक्षकांमध्ये फायली एकत्रित करणे प्रारंभ कराल. एकदा बाइंडर पूर्ण होते - आठवड्याच्या शेवटी, महिना किंवा तीन महिने - ते साफ करण्याची वेळ असेल. आपण फक्त ग्राहक ऑर्डर फाइल्स आणि इतर ऐतिहासिक रेकॉर्ड एका पारंपारिक फाइलिंग सिस्टममध्ये स्थानांतरित करु जो आपल्या बंडरच्या संस्थेच्या जवळून मिरर करेल.

पारंपारिक फाइलिंग सिस्टम

पारंपारिक फाइलिंग सिस्टम फाइलिंग कॅबिनेट, फाशी आणि फाईल फोल्डर्सचा वापर करतात. त्यांच्या व्यवसायात वाढ होत असल्याने जवळजवळ प्रत्येक व्यवसायासाठी या प्रकारच्या फाइल्सची आवश्यकता असेल. वेळ न मिळाल्यामुळे केवळ कागदाची निर्मिती होत नाही. आणि कर रेकॉर्ड सात वर्षांपर्यंत कायम ठेवण्याची आवश्यकता असल्याने, आपल्याला या सर्व नोंदी संचयित करण्यासाठी एक स्थान आवश्यक आहे. पारंपारिक फाईलिंग सिस्टम्स अशा बाबींसाठी आदर्श आहेत ज्या ठेवाव्या लागतात परंतु नियमितपणे प्रवेश नाही, जसे अगोदरच्या वर्षांचे कर आणि व्यवसाय परवाना. आपल्या पारंपारिक फाइलिंग सिस्टमला जमिनीवर उतरण्यासाठी आणि यशस्वी होण्यासाठी काही टिपा येथे आहेत:

• आपण कोणत्या कारणास्तव प्रत्यक्षात वापराल याचा विचार करा आपण थंड कार्यालय पुरवठा खरेदी करुन जगाला सर्वात विस्तृत आणि रंगीत फाइलिंग सिस्टम बनवू शकता, परंतु जर ते आपल्या कामाच्या शैलीमध्ये बसत नसतील तर ते सेट अप वेळा आणि पैशाचे अपव्यय होईल.
• आपल्या पेपरचे व्यवस्थापन करण्यासाठी एक प्रणाली तयार करा जी किमान "स्पर्श" साठी वापरते. आपण कागदाच्या ढिगं इमारतीपासून दूर रहायच, आणि प्रत्येक तुकडाला अनेक वेळा हाताळण्याचा प्रयत्न केला पाहिजे. त्याऐवजी प्रथम कागदाचा तुकडा त्याच्याशी संपर्क साधावा लागतो याबद्दल निर्णय घेण्याचे काम करा.
• दाखल करण्यासाठी वेळ बाजूला सेट प्लेग सारख्या हे कार्य टाळणे सोपे आहे, परंतु हे आवश्यक आहे आणि आपल्या व्यवसायात चालण्यास मदत होईल. विशेषत: कर वेळेत वापरल्या जाणार्या प्राप्ती आणि इतर वस्तू, हे आयोजित केलेल्या सामग्रीमुळे कर वाढवण्यामुळे बरेच सोपे होते.

इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम

डिजिटल जगामध्ये कागदी संचयनाची गरज पूर्णपणे संपलेली नाही, परंतु माहिती साठवणं हे खूप सोपं आहे. डिजिटल सिस्टम्स तयार करणे, पाठवणे आणि चालना देण्याची व्यवस्था करू शकतात आणि हे आपले घरचे व्यवसाय आर्थिक मागोवा घेऊ शकतात आणि नंतर ई-फाइलिंगसाठी कर सॉफ्टवेअरमध्ये आयात केले जाऊ शकते. आपण पावती स्कॅन करू शकता आणि त्यांना आपल्या संगणकावर एका फाइलमध्ये संग्रहित करू शकता (आपण कदाचित कागद आवृत्त्या तसेच ठेवावी). इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम आपले ग्राहक, ग्राहक आणि संभाव्य माहिती ग्राहक प्रवेश व्यवस्थापन प्रणालीमध्ये सुलभ प्रवेश, ईमेलिंग, बिलिंग आणि अधिकसाठी संचयित करू शकतात. ऑनलाइन सिस्टीम आपल्या कल्पना जतन करण्यासाठी, प्रोजेक्ट्स व्यवस्थापित करण्यात मदत करण्यासाठी, माहितीचे संयोजन करण्यासाठी किंवा संशोधन करण्यासाठी वापरली जाऊ शकतात.

परंतु कागदा फाइल सिस्टम्सप्रमाणेच, आपल्या डिजिटल फाइलिंग सिस्टिमला आपल्या कॉम्प्यूटरवर किंवा मेघमध्ये असलेल्या फोल्डर्स आणि फाइल्स वापरून, एक संस्थात्मक रचना असणे आवश्यक आहे. सर्वात सोपा व्यवस्थापनासाठी, आपल्या डिजिटल सिस्टीममध्ये आपण जसे करतो तशीच रचना आणि फाइल नावांचा वापर करा. आपली डिजिटल फाइल्स संरक्षित करण्यासाठी, एका वेगळ्या हार्ड ड्राइव्हवर किंवा ऑनलाइन स्टोरेज सिस्टमवर बॅकअप करा.

वरील सर्व एक संयोजन

आपल्या व्यवसायात साठवण्यासारखी सर्व डेटा आणि सामग्री व्यवस्थापित करण्यासाठी आपल्याला एकापेक्षा अधिक सिस्टीम वापरण्याची शक्यता आहे. प्रथम, आपल्यासाठी सर्वोत्कृष्ट काय आहे हे ठरविण्याची आवश्यकता आहे आणि नंतर ती अंमलात आणा. उदाहरणार्थ, आपल्या व्यवसायाचे दैनंदिन व्यवस्थापन जसे की आपले शेड्यूल, विपणन आणि आपल्या फॉर्मची प्रतिलिपी आयोजित करण्यास आपल्याला मदत करण्यासाठी एक द्विघात प्रणाली असू शकते.

तुमची पारंपारिक पद्धत तुमच्या दीर्घकालीन पेपर्स धारण करू शकते जसे, आधीचे कर, परवाने आणि व्यवसाय परवाने, आणि बौद्धिक मालमत्ता नोंदणी. आपण आपल्या कल्पना संग्रहित करण्यासाठी डिजिटल सिस्टीम वापरू शकता, जसे की Evernote , आणि ट्रॅक प्रकल्प.

दुसरीकडे, आपल्या संगणकात सर्व प्राप्ती स्कॅन करणे आणि आपल्या इतर व्यवसायांच्या गरजा पूर्ण करण्यासाठी सॉफ्टवेअर किंवा ऑनलाइन सेवा वापरणे, ऑनलाइन गोंधळ यादी आणि कॅलेंडर वापरून शक्य तितक्या डिजिटल होऊ इच्छित असाल. असे असूनही, आपण तरीही सिस्टम तयार करण्यासाठी आवश्यक असलेली कागदपत्रे व्यवस्थापित करू इच्छित असाल. आपल्यासाठी आवश्यक असलेली प्रणाली शोधणे आणि त्यास आवश्यक असलेली माहिती आपल्यास शोधणे हे आहे

सप्टेंबर 2016 सुधारित लेस्ली ट्रूक्स