आपल्या फाइलिंग सिस्टमवर मात करा!
आपला फाइल सिस्टम व्यवस्थित करण्यासाठी वेळ घेणे महत्त्वपूर्ण आहे. प्रत्येकजण कागदीशिवाय कार्यालय आवडत असतांना, वास्तविकता अशी आहे की बर्याच लहान व्यवसायांमध्ये अजूनही कागदी कागदपत्र जसे की चलने , प्राप्ती इत्यादि संचयित करण्याची आवश्यकता असते आणि जेव्हा आवश्यकता असेल तेव्हा सहजपणे त्यांना पुनर्प्राप्त करण्यास सक्षम राहते.
पावती भरणे विशेषतः महत्वाचे आहे; विना-अस्तित्वातील किंवा गोंधळ फाईलिंग सिस्टम इन्कम टॅक्सच्या वेळी अतिरिक्त प्रयत्नांचे दिवस जोडू शकते कारण आपण गहाळ रकमेमुळे कर कपात कमी करू इच्छित नाही.
आणि जर आपल्या व्यवसायास कधीही लेखापरीक्षण करता येत असेल आणि आपण आपल्या खर्चांच्या समर्थनार्थ आवश्यक कागदपत्रे सादर करण्यास अक्षम असाल तर आपले दावे बहुधा नाकारले जातील आणि आपल्या कर रिटर्नची पुन्हा तपासणी केली जाईल .
एक छोटा व्यवसाय मालक म्हणून , आपल्याला आपल्या डेस्कमध्ये जलद आणि सहजपणे ऑपरेट करणे आवश्यक आहे. पेपर फाईलिंग सिस्टीम उभारणे कठीण वाटू शकते, परंतु हे काही सोपे काम आहे जे काही फाइल टिपा आणि युक्त्या करून सोपे केले जाऊ शकते.
आपल्या फाइलिंग सिस्टम कसे व्यवस्थापित करावे
(1) काही मिनिटांसाठी आपल्या डेस्कवर बसा आणि कल्पना करा की आपण सहज गोष्टी कोठे पाहाल.
माझ्याकडे माझ्या वर्कस्टेशनच्या उजवीकडे एक ड्रॉवर आहे. मी प्रथम माझ्या फाइलिंग सिस्टमची स्थापना केली तेव्हा माझ्याकडे त्यात काही नाही. जेव्हा मी पेन, पेपरक्लिप्स किंवा माझ्या स्टेपलरकडे पाहत होतो, तेव्हा मला हे पहिलेच स्थान हवे होते, जरी मला माहीत होते की हे रिकामे होते. त्यामुळे नैसर्गिकरित्या मी त्या ड्रॉवरमध्ये पेन, पेपरक्लिप्स आणि स्टेपलर लावले. माझ्यासाठी हे त्या वस्तूंचे नैसर्गिक घर होते.
प्रत्येकास वेगळा दृष्टिकोन येईल आणि एका व्यक्तीसाठी दुसर्या व्यक्तीसाठी काय काम करणार नाही. आपल्या प्राथमिक वर्कस्पेसवर बसून काही उपकरणे घ्या आणि उपकरणे, पुरवठा आणि फायलींसाठी पोहोच यामुळे आपणास वैयक्तिकरित्या त्या बाबी भरण्यासाठी आदर्श जागा स्थापित करण्यात मदत होईल.
(2) आता आपण माहितीसाठी नैसर्गिकरित्या कुठे शोधाल हे आपल्याला माहिती आहे, आपण वर्णनात्मक, संख्यात्मक किंवा विषय फाइलिंग सिस्टम आपल्यासाठी सर्वोत्तम कार्य करेल हे निर्धारित करणे आवश्यक आहे.
आपण आपल्या पेपरवर्कला दाखविलेल्या श्रेणींमध्ये कसे व्यतीत कराल (म्हणजे खर्च, आर्थिक, विपणन )?
आपण व्यवसाय खर्च संबंधित कागदोपत्री कसे शोधू शकता जसे की बँक स्टेटमेन्ट, युटिलिटी बिले, ऑफिस एक्सपेक्स रसीइप्स, वाहन मायलेज लॉग इ. ग्राहकाची माहिती काय आहे - ग्राहकांच्या नावानुसार गोष्टी शोधता? संदर्भ क्रमांकाद्वारे? हे एक महत्त्वाचे पाऊल आहे कारण हे निर्धारित करेल की आपण आपल्या फाइलिंग सिस्टम कसे घालू शकाल. आपण कोणत्या श्रेण्या वापरु शकाल हे निश्चित केल्यानंतर, आपल्याला पुढे जाण्यासाठी आणि उपश्रेण्या निर्माण करण्याची आवश्यकता असल्यास ठरवा. आपण आपल्या फाइल सिस्टमसाठी काहीही खरेदी करण्यापूर्वी हे करा.
(3) पुढील, आपला संचयन गरजा निश्चितपणे निर्धारित करा
आपल्याजवळ दररोज मिळवणार्या फायलींची मोठी संख्या आहे का? आपण केवळ आपल्या फायली साप्ताहिक ऍक्सेस करू इच्छिता? आपल्याला डेस्कटॉप फाईल धारकाची आवश्यकता असल्यास, आपल्या डेस्कच्या जवळच्या दोन ड्रॉवर फाइलिंग कॅबिनेट किंवा खोलीमध्ये चार ड्रॉअर बाजूच्या फाइलिंग कॅबिनेटची आवश्यकता असल्यास उत्तरे उत्तर देईल.
काळजीपूर्वक निवडा कॅबिनेट फाइल्स पाहताना वाढीसाठी परवानगी द्या - आपल्याजवळ असे दोन फाईल्स सामावून घेण्यासाठी काहीतरी खरेदी करा जे आपल्याला असे वाटत असेल की आपल्याकडे आता आहे. हे आपल्याला आपल्या फाइलिंग सिस्टीमचा वापर आणि पुनर्रचना करण्याची कित्येक वेळा असेल.
(4) स्पष्टता आणि सुलभ प्रवेशासाठी एका चांगला लेबलिंग सिस्टममध्ये गुंतवणूक करा.
फाइल लेबल्स वाचण्यास सक्षम असल्यासारखे वाटते, परंतु लेबलिंगमध्ये स्पष्ट केल्याने आपण कल्पना करू शकत नाही त्यापेक्षा अधिक फाईलिंग वेळेची बचत होईल.
लेबल करणारे बहुतेक कंपन्या टेम्पलेट प्रदान करतात जे सर्वात लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेअरसह एकत्र होतात. आपण एक लहान लेबल बनवणार्या यंत्रांचा विचार करू शकता जी वैयक्तिक मेलिंग लेबल प्रिंट करू शकतात. दुहेरी कर्तव्ये पार पाडणारे आयटम सहसा निहाय गुंतवणूक असतात.
(5) आता आपण फाइल फोल्डर्स खरेदी करण्यास तयार आहात.
सर्वोत्तम गुंतवणुकी म्हणजे रंगीत हँगिंग फोल्डर्स खरेदी करणे (प्लास्टिकची लेबल टॅब्ज समाविष्ट केली आहे याची खात्री करा) आणि साधा मनिला फाइल फोल्डर्स रंगीत हँगिंग फोल्डर्स दोन कारणांकरिता सर्वोत्तम आहेत:
- ते सहज उपलब्ध आहेत
- ते श्रेणी ओळखणे सोपे करतात
उदाहरणार्थ, जर आपण आपल्या सर्व क्लाएंट फाइल्स पीले फाँग फोल्डर्समध्ये, ब्लू फोल्डर्सची आर्थिक माहिती आणि लाल फोल्डर्सच्या विपणनाशी संबंधित काहीही ठेवत असाल, तर तुम्ही सहजपणे एखाद्या विशिष्ट फाईलसाठी कुठे शोधावे हे पाहू शकता.
साधा सर्वोत्तम आहे
किसचे तत्त्व एक फाइलिंग सिस्टम सेट करण्यावर लागू होते जे वापरण्यास सोपा आहे आणि वाढण्यास सोपे आहे. प्रेमळ हे प्रेमळ ठेवा! ब्रॉड विषय श्रेणी आपल्याला वाढतात म्हणून सहजपणे नवीन फायली जोडण्यासाठी अनुमती देतात आणि नियमितपणे आपल्या फाइलिंग सिस्टीमची श्रेणीसुधारित किंवा पुनर्रचना करण्याची आवश्यकता दूर करेल.
हे सोपे ठेवणे आपल्या संपूर्ण दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीच्या एक भाग म्हणून आपल्या कागद आणि डिजिटल फाइल्स एकत्रित करणे देखील सोपे करेल.
शक्य असेल तेव्हा पेपरलेस जा
आपण आपला व्यवसाय हिरवा करण्याचा प्रयत्न करीत असल्यास आणि "पेपरलेस ऑफिस" मध्ये स्थानांतरित करून आपण खर्च पावती स्कॅन करु शकता आणि आपल्या इतर डिजिटल लेखा माहितीसह ते संचयित करू शकता. काही नवीन क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर अॅप्लिकेशन्स मोबाइल ऍप्सास सुविधा देतात ज्यामुळे तुम्हाला एक्सास रसीद चा मोबाइल फोन स्नॅप घ्या आणि त्यास फ्लाय वर नोंदवा ( कॅनेडियन स्मॉल बिझनेससाठी सर्वोत्तम लेखांकन सॉफ्टवेअर पहा).
हे लक्षात ठेवा की खर्चाच्या प्राप्तीच्या कागदाच्या प्रती किंवा डिजिटल प्रतिमा कॅनडा रेव्हेन्यू एजन्सी (सीआरए) ला सामान्यपणे मान्य असतात परंतु त्यांचे स्पष्टपणे वाचन करता येईल. तसे न झाल्यास सीआरए ऑडिट किंवा कागदपत्रांच्या रुटीन विनंती दरम्यान मूळ कागदपत्रे पाहण्याची मागणी करू शकते, त्यामुळे मूळ नेहमी निर्धारित कालावधीसाठी ठेवले पाहिजे. (अधिक माहितीसाठी माझे व्यवसाय रेकॉर्ड कसे ठेवायचे मला पहा.)