आपण फाईल केल्याच्या वेळेत कट करायला 5 मार्ग
परंतु दुर्दैवाने, द्वेष करतो किंवा नाही, जेव्हा आपण एक छोटा व्यवसाय चालवतो तेव्हा फाइल करणे पूर्ण करावे लागते, किंवा आपण आपले डेस्क सर्व पेल्याच्या वजनानुसार कोलमडणे शोधू शकाल ज्यात ते जमा होते. नाखुषीने फाईलिंग करणे काय आहे?
कदाचित अशा समस्येसाठी दोन पध्दती आहेत ज्यामुळे मदत होईल.
आपण आपला वेळ फाइलिंग शक्य तितक्या कमी करण्याचा प्रयत्न करू शकता (एक कार्यालय ज्याने मी कार्यालयात काम करण्याचा कालावधी जवळजवळ पूर्ण केला आहे) किंवा आपला वेळ जितका शक्य असेल तितका आनंदित करण्याचा प्रयत्न करू (काहीतरी मी पूर्ण करण्याचा प्रयत्न करत आहे). आपण प्रथम फाइल भरल्याची वेळ कमी करण्यासाठी टिपा पहा.
कापून आणि शक्य तेव्हा पुनर्चक्रण
आपण नोंदविण्याच्या प्रतीक्षेत असलेल्या कागदाच्या कोणत्याही तुकड्यात पहिला प्रश्न हा आहे की, "हा कागदपत्र दाखल करावा का?"
मेलमध्ये येतात त्या बर्याच दस्तऐवज थेट श्रेण्याकडे जाऊ शकतात. उदाहरणादाखल, इतर कंपन्यांमधील जाहिराती किंवा माहितीपत्रक दाखल करण्यामध्ये काय बिंदू आहे? जेव्हा आपण मेलवर काम करता, तेव्हा मेलचा एक भाग वाचून एकदा ठरवा की आपल्याला एक वर्ष ते आवश्यक आहे आणि त्यानुसार तिला फाईल किंवा त्यास फोडून टाका.
शक्यता चांगल्या आहेत की आपण दस्तऐवजांची खूप जास्त कॉपी भरत आहात ज्यास आपल्याला फाईल करण्याची आवश्यकता नाही - आणि प्रथम स्थानावर छपाई देखील करू नये.
इन्व्हॉइस किंवा अक्षरे पेपर कॉपी भरण्याची आवश्यकता नाही, उदाहरणार्थ, आपल्या इलेक्ट्रॉनिक फाइल्स आयोजित केल्यास आणि आपण योग्य बॅकअप प्रक्रियांचे अनुसरण करत असल्यास
म्हणून जेव्हा आपण ती कागदपत्र हाताळत आहोत तेव्हा "आपण जगू शकता त्या कागदास" फोडून टाका.
एक फाईलिंग सिस्टीम वापरा जी इतर कार्यालयीन काम सोपे करते, कठीण नाही
बहुतेक जे कागदपत्र मी भरत असले पाहिजे ते व्यवसाय करण्याच्या प्रक्रियेशी संबंधित आहेत - आणि हे कागदपत्रे त्यांच्याशी काहीही केल्याशिवाय लेखा प्रणालीमध्ये प्रवेश करणे आवश्यक आहे.
म्हणून प्रिंटरच्या टोनर कार्ट्रिजची ती पावती घेण्यापेक्षा आणि माझ्या मुख्य फाईलिंग सिस्टममध्ये "P" च्या खाली ती फाइल करण्याऐवजी, मी माझ्या "प्रथम" फाइलिंग सिस्टममध्ये दाखल करतो, महिन्याच्या आणि वर्षात लेबल केलेल्या फोल्डर्सची मालिका.
उदाहरणार्थ, मी सप्टेंबर 2017 मध्ये टोनर कारट्रिज् विकत घेतल्यास, त्या महिन्यात ती इतर सर्व बिले, प्राप्ती आणि इतर व्यवसाय दस्तऐवजांसह, त्या महिन्याच्या आत दाखविल्याप्रमाणेच ती फाइल आहे. त्यानंतर महिन्याच्या शेवटी फोल्डरद्वारे कार्य करणे सोपे आहे आणि आवश्यक असलेल्या सर्व अकाउंटिंग नोंदी करा (किंवा जर तुम्ही स्वत: ला करीत नाही तर मासिक फोल्डर आपल्या अकाऊंटंट किंवा बुककीपरकडे हस्तांतरीत करा) .
लक्षात घ्या की आम्ही एक सेवा व्यवसाय चालवतो , रिटेल व्यवसायासाठी नाही, म्हणून एकदा महिन्यातून एकदा माझ्या खात्यात काम करवून काम करतो आपल्याला आपल्या खात्याची अधिक अद्ययावत माहिती अद्ययावत करण्याची आवश्यकता असल्यास आपल्याला त्यानुसार मासिक फोल्डर आयडिया सुधारणे आवश्यक आहे
आपण फाइल करण्यापूर्वी विचार करा
मी लेखासाठी मासिक फोल्डर वापरल्यानंतर काय होते? कागदपत्रांवर "मुख्य" फाइलिंग सिस्टमवर जाणे आवश्यक आहे . परंतु फक्त प्रत्येक डॉक्युमेंटला त्याच्या शीर्षकानुसार वैयक्तिकरित्या भरण्यापेक्षा मी गटाच्या आधारे तार्किकदृष्ट्या नोंद करतो, एक फाईलिंग प्रक्रिया ज्यामध्ये मला खूप वेगवान वाटते.
प्रिंटर टोनर काट्रिजचे उदाहरण पाहू.
प्रिंटर टोनर कार्ट्रिजसाठी "P" अंतर्गत ही रसीद दाखल करण्याऐवजी, मी हे Office Supplities - Receipts च्या खाली एक फाईल दाखल करेल, त्याच ठिकाणी मी पोस्ट करणार आहे जसे की पोस्ट-नोटिसच्या संकलनासाठी किंवा प्रिंटरसाठी पावती म्हणून पावती कागद हे केवळ जलद दाखल करत नाही तर नंतर दस्तऐवज शोधणे अधिक सोपे करते.
आपल्या फाइल फोल्डर लेबल्सवर संपूर्ण शब्द आणि वाक्य वापरा, अक्षरेच नाही
आपल्या फाइलिंग सिस्टीमचे विभाग तयार करताना आपण फक्त एकच अक्षरे पर्यंत मर्यादित आहेत असे म्हणत नाही असा नियम नाही. आणि आपण असे केल्यास, आपण आपली फाइल अनावश्यकपणे धीमे आणि क्लिष्ट करत आहात. आपल्या फाइलिंग सिस्टीमला सानुकूलित करा जेणेकरून आपण एखाद्या गटाद्वारे दाखविल्याचा लाभ घेऊ शकाल आणि अधिक जलदपणे दस्तऐवज ठेवण्यासाठी योग्य स्थान शोधू शकता.
उदाहरणार्थ, "C" लेबल असलेली माझ्या फाइलिंग सिस्टीमचा विभाग असण्याऐवजी माझ्याकडे "क्लायंट फाइल्स" लेबल असलेले विभागही आहे.
"क्लायंट फाईल्स" मधील फाइल्स वर्णक्रमानुसार आयोजित केली जातात. आपल्या फाइलिंग सिस्टीमला सानुकूल करण्याच्या सौंदर्याने असे केले आहे की आपल्याला आवश्यक असल्यास ते नेहमी पुढील विभाजित आणि संघटित केले जाऊ शकते. म्हणून मुख्य क्लायंटकडे फाइल सिस्टम विभाजक नावाचे लेबल असू शकेल ज्याचे नाव "क्लायंट फाईल्स" विभागात असेल.
या उदाहरणामध्ये, फाइल सिस्टमवरील लेबले "बी", "सी", "क्लायंट फाइल्स", "डी" वाचतील ... पहा आपल्या फाइलचे किती सोपे आहे?
आपली फाईलिंग जलद करण्यासाठी आणखी एक फाईलिंग टीप: वर्णमाला देखील सानुकूल करणे विसरू नका. केवळ "एम" विभागात असल्याऐवजी, "MC" देखील लेबल करा.
आपली "प्रथम" फाइलिंग सिस्टम जवळ आणि सोयीस्कर ठेवा
द्वि-स्तरीय फाइलिंग सिस्टीम वापरण्याबद्दलची इतर महान गोष्ट जसे की मी वर वर्णन केले आहे की आपल्या फाइलिंग सिस्टमच्या पहिल्या टप्प्यात (मासिक फोल्डर्स) भौतिकरित्या आपल्या वर्कस्पेसच्या जवळ ठेवणे सोपे होते. आपण फाइल दाखल करण्यासाठी एक बंद, संघटित स्थान असल्यास त्यांना ढेबा सोडून देण्याऐवजी आपण पत्रव्यवहार करण्यास तत्पर बनू शकाल.
म्हणून आपल्या शेवटच्या, वर्तमान आणि पुढच्या महिन्याचे मासिक फोल्डर एका ट्रेमध्ये ठेवा किंवा एक कॉन्सर्टिना फाइल वापरा आणि आपल्या वर्कस्पेसमध्ये आर्मच्या लांबीमध्ये ठेवा. आपल्या फाइलिंग सिस्टमचा मोठा भाग ("मुख्य" फाइलिंग सिस्टम, ज्याला आपण वरील म्हटले आहे, खोलीत किंवा अगदी एका स्वतंत्र खोलीत असू शकते, परंतु वेळेची बचत करण्याच्या रूचींमध्ये, आपण पर्यंत पोहोचू नये आपल्या पहिल्या टप्प्यात दाखल करा
फाइलिंग मजेदार कसे करायचे
मी आपल्याला देत असलेल्या फाईलिंग टिपा आपल्याला फाइल करण्यासाठी आणि मस्तिष्क स्थिर होण्यास प्रतिबंध करण्यासाठी वेळ कमी करण्यास मदत करते. पण आपला मजा आणखी वाढवण्याबद्दल काय?
खरेतर, मी इथे आलेली एकमात्र कृती पूर्णपणे लाच आहे, जर मी काही ठराविक कालावधीसाठी अर्ज केला तर कुकीसह स्वतःला फायद्याचे ठरते. हे काम करेल पण जर तुमच्याकडे भरपूर फाइलिंग असेल तर बरेच पौंड घालता येतील.
किंवा आपण आपल्या फाइल फोल्डरसाठी सर्व भिन्न रंगांचा वापर करून आणि लेबलसाठी असामान्य फॉन्ट किंवा सुलेखन वापरून अधिक कलात्मक दृष्टिकोन घेऊ शकता हे आपल्या फाइल अधिक मजा करते की नाही, तो नक्कीच ते अधिक आकर्षक बनवेल.
आणि कोण माहित? कदाचित आपल्या फाइलिंग इतक्या वेगाने आल्या की आता हे इतके व्यवस्थित चालले आहे की ते तसे करण्यास मजेदार बनतील.