डिजिटल फायलींसाठी फाइल व्यवस्थापन टिपा
डेस्कटॉप, लॅपटॉप्स किंवा मोबाईल डिव्हाइसेसवर डॉक्युमेंट्स स्थानिक पातळीवर साठवण्याव्यतिरिक्त अधिक आणि अधिक व्यवसाय मूलभूत व्यावसायिक ऍप्लिकेशन्स आणि फाइल स्टोरेजसाठी मेघचा वापर करीत आहेत. (पहा लघु उद्योगांसाठी क्लाउड कंप्यूटिंग आदर्श आहे आणि क्लाऊड कॉम्प्युटिंगचे 5 नुकसान. )
याशिवाय स्टोरेज इश्यूचा गुंतागुंत करणे हे अनेक व्यवसायांकडे कर्मचार्यांच्या दरम्यान कागदपत्रे शेअर करणे गरजेचे आहे.
एका कार्यालयात हे सामान्यत: फाइल सर्व्हर किंवा नेटवर्क संलग्न संचयन डिव्हाइस (NAS) वापरून साधले जाते. सामायिक केलेले मोबाइल प्रवेश आवश्यक असल्यास, कागदपत्रे मेघमध्ये संग्रहित केली जाऊ शकतात आणि प्रवेश परवान्यांसह सामायिक केले जाऊ शकतात. या सर्वांचा परिणाम म्हणजे क्लाउडमध्ये संग्रहित केलेल्या काही व्यक्तींच्या दस्तऐवजांसह आणि स्थानिक पातळीवर काही फाइल व्यवस्थापन दुःस्वप्न आणि काही वैयक्तिक दस्तऐवज एकाच ठिकाणी किंवा इतरांमध्ये संग्रहित केले जाऊ शकतात.
इलेक्ट्रॉनिक फाइल मॅनेजमेंटची संस्था म्हणजे की
जिथे कागदपत्रे संग्रहित केली जातात तिथे त्यांना व्यवस्थित ठेवण्यासाठी आणि अद्ययावत ठेवणे महत्वाचे आहे. इलेक्ट्रॉनिक फाईल व्यवस्थापनाचे ध्येय हे सुनिश्चित करणे आहे की आपण जे शोधत आहात ते आपण शोधू शकता, जरी आपण वर्षानुवर्षे त्याची निर्मिती केल्यानंतर शोधत असाल तरीही
बर्याच व्यवसायांकडे एका वेळी किंवा इतर वेळी ग्राहक कॉल करणे आणि संबंधित चलन किंवा अन्य महत्त्वाचे ग्राहक दस्तऐवज लवकर शोधण्यात सक्षम नसल्याच्या चिंतेच्या स्थितीत होते.
तितकेच त्रासदायक वर्षभर संपत असताना अकाउंटन्ट किंवा त्याहूनही वाईट कंपनीच्या खात्यांशी संबंधित कागदपत्रे शोधण्यासाठी प्रयत्न करत आहे, करमाफी
सामायिक केलेल्या वातावरणात डिजिटल कागदजत्रांची योग्य संस्था विशेषत: गंभीर आहे - जर आपले कर्मचारी अनुपस्थित आहेत (तात्पुरते किंवा कायमचे!) आपण त्या व्यक्तिद्वारे तयार किंवा व्यवस्थापित केलेल्या कोणत्याही दस्तऐवजांना सहजपणे शोधण्यास सक्षम असावे.
(लक्षात ठेवा की असंतुष्ट, निर्गमन करणार्या कर्मचा-यांशी संबंधित डेटा समस्येचे संभाव्य नुकसान आपल्या व्यवसाय डेटाचे संरक्षण करण्याचा आणखी एक कारण आहे.
या फाइल व्यवस्थापन टिपा आपल्याला आपल्या फायली प्रवेशयोग्य ठेवण्यात मदत करतील:
1. प्रोग्राम फाइल्ससाठी डीफॉल्ट इन्स्टॉलेशन फोल्डरचा वापर करा.
अनुप्रयोग प्रोग्राम्स स्थापित करताना डीफॉल्ट फाइल स्थान वापरा. विंडोजअंतर्गत, कॉन्व्हेंट अॅप्लिकेशन प्रोग्राम फाइल्सद्वारे (ड्राइव्ह लेटर:) -> प्रोग्रॅम फायली निर्देशिका. अन्यत्र अनुप्रयोग स्थापित करणे गोंधळात टाकणारे आणि अनावश्यक आहे.
2. सर्व दस्तऐवजांसाठी एक ठिकाण.
सर्व दस्तऐवज एकाच "रुट" फोल्डरमध्ये ठेवा. विंडोज पर्यावरणात एकच वापरकर्त्यासाठी डिफॉल्ट स्थान माझे दस्तऐवज फोल्डर आहे.
फाइल शेअरींग वातावरणामध्ये असेच करण्याचा प्रयत्न करतात. एकच रूट फोल्डर तयार करा (उदाहरणार्थ "शेअर्ड डॉक्युमेंटस" नावाचे) आणि मूळ फोल्डरमध्ये सब फोल्डरमध्ये रूट फोल्डरमध्ये साठवा. सर्व इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवजांसाठी एक स्थान प्राप्त करणे हे गोष्टी शोधणे आणि बॅकअप्स आणि संग्रहणे चालवणे सोपे करते.
3. तार्किक श्रेणीबंधात फोल्डर तयार करा.
हे आपल्या संगणकाच्या फाईलिंग कॅबिनेटचे दाते आहेत, बोलण्यासाठी म्हणून. आपल्या फोल्डरला नावे देण्यासाठी साधा भाषा वापरा; आपण भविष्यात फोल्डर्सच्या या सूचीकडे पहात नाही आणि "TFK" किंवा जे काही मनोरंजक संक्षेप आपल्यास शोधून काढले आहे याचा अर्थ काय?
4. फोल्डरमध्ये नेस्ट फोल्डर.
आवश्यकतेनुसार या मुख्य फोल्डर्समध्ये इतर फोल्डर्स तयार करा. उदाहरणार्थ, " इनव्हॉइस " म्हटल्या जाणार्या फोल्डरमध्ये "2018", "2017" आणि "2016" असे फोल्डर असू शकतात. क्लायंटसाठी नामक फोल्डरमध्ये "ग्राहक डेटा" आणि "पत्रव्यवहार" फोल्डर समाविष्ट होऊ शकतात. अनाथ फाइल्स सूचीबद्ध केल्याच्या ऐवजी प्रत्येक फाइल फोल्डरमध्ये असणे आवश्यक आहे.
तथापि, जटिल, अतिशय-स्तरीय फोल्डर संरचना तयार करू नका. त्याऐवजी शक्य तिथे वर्णनात्मक फाइलचे नेम कुठेही वापरा.
5. फाइल नामकरण अधिवेशनांचे अनुसरण करा.
काही ऑपरेटिंग सिस्टीम (जसे की यूनिक्स) फाइल किंवा फोल्डरच्या नावातील स्पेसेसस परवानगी देत नाहीत, म्हणून आपला संगणक कार्यक्षमता मिश्रित असेल तर हे टाळा. त्याऐवजी अंडरस्कोर एक डिलीमीटर म्हणून वापरा (उदा. Doe_John_Proposal.doc.) इतर वर्ण जसे की /? <> \: * | विंडोज अंतर्गत फाइल किंवा फोल्डरच्या नावांमध्ये "^" देखील प्रतिबंधित आहेत.
सोप्या ओळख आणि पुर्नप्राप्तीसाठी वर्णनात्मक फाइल नावांचा वापर करा परंतु ओव्हरबोर्ड न जाऊ नका - फाइल / पथ नावांची लांबी मर्यादा ऑपरेटिंग सिस्टममध्ये बदलली आहे. विंडोज अंतर्गत फाईलसाठी जास्तीत जास्त पूर्ण लांबी (उदा. ड्राइव्ह लेटर + फोल्डर नेम + फाइलचे नाव) 260 वर्ण आहे. शक्य असेल तेथे सामान्य संकेताक्षरांचा वापर करा, जसे जानेवारी जानेवारी किंवा कार्पोरेशन कॉर्पोरेशन.
6. विशिष्ट व्हा
इलेक्ट्रॉनिक फाइल्स लॉजिकल, विशिष्ट नावे द्या आणि शक्य असल्यास फाईलमधील तारखा समाविष्ट करा. फाईलचे नामांकन करताना त्यास फाईल उघडण्याशिवाय काय आहे हे सांगता येते आणि पहा. त्यामुळे जर कागदपत्र हे ग्राहकाला एक पत्र आहे ज्याचे स्मरण करून देय आहे की पेमेंटची मुदत संपत आहे तर त्याला "overdue_20180115" असे नाव द्या; ऐवजी "अक्षर" सारखे काहीतरी पत्र न उघडता कोण ते तुम्हाला कसे कळेल?
आपण ईमेल किंवा पोर्टेबल डिव्हाइसेसद्वारे फायली सामायिक करत असल्यास आपण फाइल नाव अधिक विशिष्ट माहिती समाविष्ट करू इच्छित असू शकता, कारण फोल्डर माहिती सामायिक केलेल्या फाइलसह समाविष्ट केली जाणार नाही. उदाहरणार्थ, जर आपला दस्तऐवज माझे कागदजत्र \ इनव्हॉइस \ 2017 \ ग्राहक \ Doe_John_20180416.doc मध्ये आहे आणि फाइल सामायिक किंवा ईमेल केली असेल तर सर्व प्राप्तकर्ते पाहू शकतात Doe_John_20170416.doc आहे आणि ते म्हणू शकत नाही की फाइल एक ग्राहक आहे ते न उघडता चलन.
7. आपण जाताना फाईल करा.
जेव्हा आपण प्रथम ते तयार करता तेव्हा कागदजत्र फाइल करण्याचा सर्वोत्तम वेळ असतो म्हणून आपला दस्तऐवज फाईल करण्यासाठी आणि त्यास प्रथम स्थानावर त्यास योग्य ठिकाणी ठेवण्यासाठी "Save As" डायलॉग बॉक्स वापरण्याची सवय लावा.
8. आपल्या सोयीसाठी आपल्या फाइल्स ऑर्डर करा
आपण खूप वापरत असलेल्या फोल्डर्स किंवा फाइल्स असल्यास, त्यांना फाईल सूचीच्या शीर्षस्थानी पुनर्नामित करुन त्यांना सूचीमध्ये बदल करा! किंवा फाइल नावाच्या सुरवातीला AA.
9. आपल्या फाइल्स नियमितपणे काढून टाका.
कधीकधी जे जुने आहे ते वरील "Invoices" नावाच्या फोल्डरच्या उदाहरणाप्रमाणे स्पष्ट आहे. तसे नसल्यास, जुने फाइल्स साफ करून आपले फोल्डर अखंडित ठेवा.
व्यवसायाशी संबंधित फाइल्स हटवू नका जोवर आपल्याला खात्री नसेल की आपल्याला पुन्हा फाइलची आवश्यकता नाही. त्याऐवजी, आपल्या मूळ फोल्डरखाली आपल्या मुख्य फोल्डर्सच्या संग्रहणात, "जुने" किंवा "निष्क्रिय" नावाची फोल्डर तयार करा आणि आपण त्या ओळीत जाता तेव्हा जुन्या फायली त्यामध्ये हलवा.
( सीआरए किंवा आयआरएस साठी तुम्ही किती व्यवसाय अवधी ठेवाल ? हे स्पष्ट करते की तुमची करविषयक दायित्तांची पूर्तता किती काळ करावी लागेल.)
10. आपल्या फायलींचा नियमितपणे बॅक अप घ्या.
आपण आपल्या फायलीची दुसर्या ड्राइव्हवर किंवा टेपवर कॉपी करत असलात तरीही सेट अप करणे आणि नियमित बॅकअप पथकाचे अनुसरण करणे महत्त्वाचे आहे एक यशस्वी बॅकअप सिस्टम 3 पायऱ्या पहा.
चांगले फाइल व्यवस्थापन आपल्याला हवे असलेले शोधणे सोपे करते
आपल्या व्यवसायासाठी इलेक्ट्रॉनिक कागदपत्रे व्यवस्थापित करणे एक संपूर्ण दस्तऐवज व्यवस्थापन धोरणाचा भाग असावी. योग्य दस्तऐवज व्यवस्थापन योजनेमध्ये स्टोरेज, पुर्नप्राप्ती, बॅकअप आणि सुरक्षेसह दस्तऐवज हाताळणीच्या सर्व पैलूंचा समावेश असावा.
शोध कार्य एक अद्भुत गोष्ट आहे परंतु ते थेट एखाद्या फोल्डरमध्ये किंवा फाइलवर जाण्यास सक्षमतेची सहजता जुळत नाही. आपण या फाइल व्यवस्थापन टिपा सातत्याने अनुसरून असल्यास, आपण कुठे आहात हे माहित नसताना देखील, आपण कुठे आहात हे आपल्याला ठाऊक आहे - आपण जे शोधत आहात ते शोधण्यासाठी येतो तेव्हा एक मोठा फायदा. चांगले फाइल व्यवस्थापन पद्धती आपल्या व्यवसायाचे वेळ आणि पैसे वाचवेल.