आपल्या लहान व्यवसायासाठी पेपरलेस जावे?

पेपरलेस ऑफिसचे फायदे आणि कथांकडे पाहणे

अधिकाधिक छोटे व्यवसाय कागदीसरहित आहेत. नवीन आणि बदलत्या तंत्रज्ञानामुळे आपल्याला उपकरणाची फाईल कॅबिनेटला एका संघटित डिजिटल स्वरुपात रुपांतरित करण्याची गरज आहे. पण याचा अर्थ असा नाही की पेपरलेस करणे सोपे आहे किंवा प्रत्येक लहान व्यवसायासाठी हा योग्य निर्णय आहे.

कागदासहित आपल्या लहान व्यवसायासाठी चतुर निर्णय असेल तर निर्णय घेण्यात मदत करण्यासाठी येथे कागदासहित कार्यालयाच्या साधक आणि बाधकांचा येथे एक नजर आहे.

पेपरलेस ऑफिसचे फायदे

1. पर्यावरणीय-मैत्रीपूर्ण - द डेली ग्रीनच्या मते, पेपर 25% जमीनफळ कचरासाठी आहे आणि जर अमेरिकेने फक्त 10% ने कार्यालयीन पेपरचा वापर कमी केला तर तो 1.6 दशलक्ष टन ग्रीन हाऊस वायूंचे उत्सर्जन टाळेल. आणि ते फक्त कागदासाठीच आहे, शाई कारड्रिजचे उत्पादन आणि विल्हेवाट आणि प्रिंटरद्वारे वापरलेल्या उर्जाचा विचार न करणे. कागदासहित जाणे हे पर्यावरणास जागरूक होते.

2. खर्च प्रभावी - ज्याप्रमाणे पर्यावरणासाठी पेपरलेस ऑफिसचे फायदे आहेत, लहान व्यवसाय अर्थसंकल्पासाठी देखील फायदे आहेत. पेपर, काँक, टपालखर्च आणि पेपर-जड ऑफीसला पाठिंबा देणार्या इतर पुरवण्यांवर दर महिन्याला किती खर्च करता याबद्दल विचार करा. नंतर, आपल्या सर्व भौतिक पुरवठा आणि प्रत्यक्ष दस्तऐवज संग्रहित करण्यासाठी लागणारे स्थान विचारात घ्या. हे खूप महाग असू शकते कालांतराने, कागदासहित केल्याने आपल्या लहान व्यवसायासाठी प्रचंड बचत होऊ शकते.

3. सुलभ प्रवेश - कागदी नसलेला म्हणजे आपले सर्व महत्वाचे कागदपत्रे डिजिटल पद्धतीने निश्चित केले जातात. आपण मेघवर त्यांचे बॅकअप करू शकता किंवा त्यांना दूरस्थ डेस्कटॉप अनुप्रयोगाद्वारे ऍक्सेस करू शकता, आपल्याला मोबाइल कार्यालयातून किंवा कोणत्याही विषयावर काम करण्याची क्षमता देऊन, आणि उत्पादक राहू शकता.

4. फाईल ऑर्गनायझेशन - आपण कधीही जे शोधत आहात ते शोधण्यासाठी आपण एका बेजबाबदार फाइलिंग कॅबिनेटद्वारे किंवा कागदाच्या स्टॅकमधून वेळ घालविला असल्यास, आपल्याला हे माहित आहे की काटेकोर कागदावर कागदपत्रे कशी हाताळतात.

जेव्हा आपण कागदीविरोधी कार्यालय तयार करता, तेव्हा आपण एक डिजिटल फाइल सिस्टीम तयार करता ज्यात वेळोवेळी आयोजित करणे, शोधणे आणि चिमटा करणे सोपे असते. हे एकेकाळी शोध घेण्यासारखे एक कागदपत्र शोधण्याकरिता एक त्रासदायक प्रक्रिया होते.

पेपरलेस ऑफिसची बाधा

1. सिस्टम अयशस्वी - डिजिटल त्वरित प्रवेश असू शकतो, परंतु याचा अर्थ देखील जलद नुकसान. आपला व्यवसाय क्रॅश झाल्यास आपल्या संगणकावर स्थानिकरित्या जतन केलेल्या सर्व व्यवसाय दस्तऐवजांचे काय होईल ते विचारात घ्या. आपण सर्वकाही गमावू शकता. प्रत्येक लहान व्यवसायासाठी आणि विशेषत: पेपरलेस असलेल्या डेटा-ऑफ-साइटचा बॅक अप घेण्यासाठी आणि तिचे संरक्षण करण्यासाठी एक प्रणाली असणे महत्त्वाचे आहे.

2. सेक्युरिटि - डिजिटल कॅमेरा किंवा ऑफिसच्या लॉकद्वारे डिजिटल फाइल्स संरक्षित केली जाऊ शकत नाही, त्यामुळे कागदपत्रांची सुरक्षितता आणि संवेदनशील माहिती पेपरलेस कार्यालयांसाठी एक गंभीर चिंता आहे. सोल्यूशन्समध्ये एन्क्रिप्शन, स्थानिक सर्व्हर आणि मर्यादित प्रवेश समाविष्ट आहे, जे त्यांचे स्वतःचे खर्च आणि लाभ आहेत तसेच, काही व्यवसायांचे स्वरूप आणि दैनंदिन आधारावर हाताळलेल्या साहित्याची संवेदनशीलता विचारात घेणे महत्वाचे आहे (आपल्या अकाउंटंटचा विचार करा) केवळ कागदीसत्रात जाण्यासाठी स्वत: ला कर्ज देऊ नका.

3. पुनर्रचना प्रक्रिया - कागदीशिवाय कार्यालयात संक्रमण होण्याचा प्रकार आपल्या सर्व वर्तमान ऑपरेशन प्रक्रियांचे पुनरावलोकन करणे आणि पुरेशी विकल्प शोधणे यात समाविष्ट आहे.

उदाहरणार्थ, आपल्याला इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी सेवा, ऑनलाईन इनवॉइसिंग आणि पेमेंट सेवा आणि अन्य अनुप्रयोग जे भौतिक कागदपत्रांच्या आवश्यकता पुनर्स्थित करतात ते वापरणे सुरू करण्याची आवश्यकता आहे. आपल्या सर्व कर्मचार्यांना देखील एकदा नवीन सिस्टिममध्ये प्रशिक्षित करावे लागेल.

4. वेळ सधन - कागदासहित जाणे रात्रीत प्रक्रिया नाही; विचार करण्यासाठी भरपूर घटक आहेत कागदाच्या जगाला सोडून जाण्याच्या सर्व परिणामांवर विचार करण्यासाठी वेळ लागतो आणि कागदीवृत्ती न मिळाल्याने आपल्या ऑपरेशनमधील सर्व बदलांची अंमलबजावणी लांबणीवर पडते.

कागदासहित जाण्याचा निर्णय व्यवसाय-व्यवसायापेक्षा वेगळा असतो आणि प्रत्येक कंपनीसाठी हा एक सार्वत्रिक निर्णय योग्य नाही. कागदासहित जाण्याचा निर्णय घेण्याचा सर्वात महत्त्वाचा भाग म्हणजे आपले संशोधन करीत आहे जेणेकरुन आपण हे ठरवू शकता की फायदे किती आव्हाने पेलले आहेत किंवा नाही.

नंतर, एक पद्धतशीर प्रक्रिया तयार करा ज्यामुळे कागदीशिवाय राहण्याचे आपल्याला केवळ फायदेच मिळणार नाहीत, तर एकाच वेळी आपली उत्पादनक्षमता सुधारण्यासही मदत मिळेल.