सुसंघटित होण्यामध्ये फक्त कागदाच्या ढिगाराच्या स्टॅकवरच नव्हे तर आपल्या डेस्कवर असलेल्या गोंधळापासून दूर जाणे आवश्यक आहे. आपल्या व्यवसायाच्या सर्व भिन्न भागांसाठी संस्था आणि प्रक्रिया तयार करणे; यामध्ये आपल्याला अधिक उत्पादनक्षम आणि फायदेशीर होण्यासाठी मदत करण्याची क्षमता आहे. खाली दिलेल्या कल्पनांचा समावेश आपल्या लहान व्यवसायात अधिक व्यवस्थित होऊ शकतो. धीम्या आणि सातत्यपूर्ण सुधारणांसाठी केवळ एक वापरून पहा किंवा या वर्षी आपल्या व्यवसायामध्ये प्रत्येक महिन्याला एक नवीन संस्थात्मक प्रक्रिया अंतर्भूत करा.
01 - कागदपत्रांचे नियंत्रण आणि दस्तऐवज पहा
आता आपण ज्या प्रकारचे दस्तऐवज कार्य करीत आहात त्याबद्दल चांगली कल्पना आहे, तयार करण्याची - किंवा सुधारण्यासाठी - आपल्या ऑफिस फाइलिंग सिस्टमची वेळ आहे सुसान वार्ड यांनी एक कागदोपत्री व्यवस्थापन प्रणाली तयार करण्यासाठी एक उपयुक्त मार्गदर्शक तयार केले ज्यामुळे आपल्याला आपल्या पेपर प्रक्रियेस तयार करण्यास किंवा त्यास व्यवस्थित करण्यास मदत होते आणि ते व्यवस्थापित केले जाऊ शकते.
कागदासहित कार्यालयाकडे ( प्रथम या साधक आणि वाचनाचे वाचन ) दिशेने वाटचाल सुरू करायची वेळ ठरविल्यास, आपण आपली पावती स्कॅनिंग करून डिजिटिझ करणे, फ्रेशबुक सारख्या ऑनलाइन इन्व्हॉइसिंग आणि पेमेंट सेवांचा वापर करून सुरू करू शकता, जसे की डिजिटल सिग्नेचर प्रोग्राम जसे की डॉक्युसिन , आणि मेघ डेटा बॅकअप आणि संग्रहित करण्यासाठी वापरत आहे. आपण वर्षभरातील इव्हेंट्समध्ये व्यवसाय कार्ड गोळा केल्यास, व्यवसाय कार्ड स्कॅनरमध्ये गुंतवणूक करणे देखील एक चांगली कल्पना असू शकते जेणेकरुन आपण संपर्क माहिती लगेच डिजिटली करू शकता आणि पेपर कार्डे खणून काढू शकता.
02 - उजवे उत्पादकता साधने वापरा
- संपर्क व्यवस्थापन नेटवर्किंग करताना आपण भेटत असलेल्या लोकांना लक्षात ठेवण्यासाठी आपल्या ग्राहकांचा मागोवा ठेवण्यापासून, प्रत्येक लहान व्यवसाय मालकास संपर्क माहिती व्यवस्थापित करण्यासाठी सिस्टमची आवश्यकता असते. आपण एक व्यापक ग्राहक संबंध व्यवस्थापन (सीआरएम) सिलेबर्ससारख्या प्रणालीची निवड करू शकता जसे की Salesforce, किंवा लहान प्रमाणावरील व्यवस्थापनासाठी आपण आपल्या व्यवसायासाठी कार्य करण्यासाठी आपल्या विद्यमान संपर्क अॅपची स्थापना करू शकता.
- बैठक आणि दळणवळण आपण समोरासमोर, फोनवर किंवा व्हिडीओ चॅट सेवांद्वारे सभा आयोजित करता का, ही प्रक्रिया अधिक संघटित करण्याचा एक मार्ग आहे. आपण आपली सेवा अधिक संघटित करण्यासाठी - पूर्वी, पूर्वी आणि नंतर - यासारखी सेवा वापरू शकता
- लेखा आणि हिशेब तपासणी. आपण चालत असलेल्या मार्गांचे संयोजन व सुव्यवस्थित करा, पैसे द्या आणि क्विकबुक ऑनलाईन, एक्सरो आणि वेव्ह सारख्या साधनांसह रोखप्रवाह व्यवस्थापित करा.
- प्रवास आणि खर्च ट्रॅकिंग प्रवास योजना सुलभ करण्यासाठी आपण एक्स्पिडिया आणि ट्रिप अॅडव्हायझर्स सारख्या अॅप्स वापरू शकता नंतर, एकदा रस्त्यावर, एक्सपेंसिव्ह मदत सारख्या अॅप्समधील खर्च पाहण्याविषयी आणि जेव्हा आपण बरेच अधिक संघटित होत असाल तेव्हा अहवाल देणे
- सोशल मीडिया व्यवस्थापन आपण सर्व व्यवस्थित आणि संघटित पद्धतीने आपल्याशी संपर्क साधत नसल्यास सामाजिक मीडियावर किती वेळ वाया जाऊ शकतो हे आम्हाला ठाऊक आहे. म्हणूनच हुटस्वायट आणि बफर सारख्या साधनांना लहान व्यवसाय मालकांसाठी अनमोल असू शकते.
- ईमेल व्यवस्थापन आपण आपल्या लहान व्यवसायामध्ये Gmail वापरत असल्यास, आपल्याकडे बर्याच Google विस्तारांची उपलब्धता आहे जे आपला इनबॉक्स व्यवस्थितपणे मिळवू शकतात. आपण दुसरे ईमेल अॅप वापरत असल्यास, स्वयंचलित फिल्टरिंग, स्मरणपत्रे आणि बर्याचसाठी SaneBox वापरून पहा.
- प्रकल्प व्यवस्थापन एक चांगले प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट अॅप आपणास कार्यस्थळांचा मागोवा घेण्यास मदत करेल, फाइल्स शेअर करू शकेल आणि संघातील सर्व सदस्यांशी सहयोग करेल आणि हे आपले कार्य सुव्यवस्थित करण्यासाठी आपण वापरू शकता अशा सर्वोत्तम साधनांपैकी एक असू शकते. ऑल-इन-वन प्रोजेक्ट मॅनेजमेंट सोल्यूशनसाठी बेसकंप किंवा आसन वापरून पहा.
उत्पादकता एक अतिशय वैयक्तिक प्रक्रिया आहे आणि आपणास आवश्यक असलेले अनुप्रयोग आपल्यासाठी केलेले कार्य आणि आपण कार्य करण्याच्या दृष्टीने विशिष्ट असतील. आपल्या प्रक्रियेमधील एक नवीन साधन समाविष्ट करण्यापूर्वी आपल्या गरजा काय आहेत हे जाणून घेण्यासाठी वेळ द्या. तुम्हाला वाटतं तितकी गरज नाही. अधिक उत्पादकता साधन प्रेरणा साठी, 101 लघु व्यवसाय उत्पादक अॅप्ससह हा लेख वाचा आणि हे 27 वेळ वाचविणारे अॅप्स शोधा .
03 - आपले संगणक व्यवस्थित मिळवा
संगणकाचा आकार बदलण्यात आणि पुन्हा कामावर जाण्यासाठी आपण आत्ताच करू शकता अशी एक यादी येथे आहे:
- आपल्या डेस्कटॉपला स्वच्छ करा. आपण येथे जाऊ शकता त्यापैकी काही मार्ग आहेत आणि हे सर्व आपल्या कार्य शैलीवर अवलंबून आहे आणि आपण आपल्या संगणकाचे कसे वापर करता आपण आपल्या कचरापेटी बॅनरशिवाय आपल्या डेस्कटॉपवरून सर्वकाही काढून टाकू शकता (लक्षात ठेवा की आपल्या डेस्कटॉपवरील अॅप्स चिन्ह हे फक्त शॉर्टकट आहेत - आपल्या सामान्य अॅप्सचे सर्वसाधारणपणे आपल्या अनुप्रयोग फोल्डरमध्ये राहतात). किंवा आपण आपल्या वारंवार वापरल्या जाणार्या अॅप्स आणि फायलींमध्ये काही शॉर्टकट जोडू शकता. मी पहिल्या पर्यायाकडे दुर्लक्ष करतो, शक्य तितक्या सशक्त म्हणून जात आहे, परंतु नेहमी माझ्या डेस्कटॉपचा वापर फायलींवर सहज प्रवेशासाठी करतो सध्या मी सध्या कार्यरत आहे एकदा मी पूर्ण झाल्यानंतर मी त्यांना कायमस्वरूपी घरी हलवितो
- एक डिजिटल फाइलिंग सिस्टम सेट करा. आपल्या कागदपत्रांना एक कायम घर देण्याबद्दल बोलणे, ही अशी जागा आहे जिथे आपण फाइलिंग सिस्टम तयार करता जे आपल्याला पूर्ण अर्थ देते जेणेकरून जेव्हा आवश्यक असेल तेव्हा आवश्यक दस्तऐवज शोधू शकता. फाइल आणि फोल्डर संचयनासाठी हे मार्गदर्शक आपल्याला प्रारंभ करण्यात मदत करण्यासाठी उत्कृष्ट टिपा देते.
- सॉफ्टवेअर अद्यतनित करा. आपला संगणक स्वयंचलितपणे अनुप्रयोग आणि ऑपरेटिंग सिस्टम अद्यतने स्थापित करण्यासाठी सेट असल्यास, उत्कृष्ट. आपल्यासाठी ही एक मॅन्युअल प्रक्रिया असल्यास, कमीत कमी द्विसाप्ताहिक अद्यतनांसाठी तपासा कारण अनेक सुरक्षा पॅचेस समाविष्ट आहेत. नंतर, वर्षातून एकदा, आपण वापरत असलेल्या सॉफ्टवेअरच्या वर्तमान आवृत्तीचे पुनरावलोकन करा आणि आपला वेळ सुधारायचे असल्यास निर्णय घ्या.
- व्हायरस आणि कार्यक्षमता समस्या स्कॅन करा आपण कोणत्या प्रकारचे संगणक असले तरीही, त्या सर्व व्हायरस किंवा मालवेअर (होय, अगदी Mac!) मिळवू शकतात. जर आपल्याकडे विंडोज-आधारित संगणक असेल तर पीसीवॉल्डच्या या पीसीच्या देखभाली टिपा आपणास आपला संगणक सुदृढ ठेवण्यास आणि सुरळीत चालण्यास मदत करतील.
- आपल्या डेटा बॅकअपची एकाग्रतेची पडताळणी करा आपण आपला डेटाचा बॅक अप घेत आहात, बरोबर? तसे नसल्यास, सर्वकाही बाकी प्रत्येक गोष्टीकडे दुर्लक्ष करा आणि हे प्रथम करा. आपण एकतर क्लाउड-आधारित डेटा बॅकअप सेवा वापरू शकता जसे Carbonite, Backblaze किंवा CrashPlan किंवा आपण आपल्या संगणकावर (आपण दोन्ही करू) एखादे बाह्य हार्ड ड्राइव्ह वापरू शकता. एकतर पर्यायसह, सतत स्वयंचलित बॅकअप घेण्यासाठी सेवा किंवा ड्राइव्ह कॉन्फिगर करा म्हणजे आपल्याला स्वहस्ते काहीही करण्याची आवश्यकता नाही. नंतर, वर्षातून एकदा किंवा दोनदा आपल्या बॅकअप सेवा किंवा ड्राइव्हमध्ये जा आणि प्रत्येक गोष्ट तेथे आहे याची खात्री करण्यासाठी भोक करा आणि आपल्या स्थानिक संगणकावर कॉपी करणे आवश्यक आहे.
- आपला इनबॉक्स लबाडी करा बर्याच लहान व्यवसाय मालकांना त्यांच्या ईमेल इनबॉक्समध्ये प्रेम-द्वेषाचा संबंध असतो ते खूपच प्रभावी आणि कार्यक्षम संप्रेषण साधन असल्याने त्यांना ते आवडते; तरीही ते त्याचा तिरस्कार करतात कारण त्वरीत अनावश्यक ताण कमी होऊ शकतात. आपणास आपला इनबॉक्स ओळीवर ठेवण्यासाठी काही गोष्टी आहेत, जसे की ऑटोमेशनचा वापर करणे, दररोज प्राप्त केलेल्या गोष्टी सुव्यवस्थित करणे आणि आपण आपल्या दिवसा दरम्यान किती वेळा ईमेल तपासला आहे ते मर्यादित करणे. आपल्या इनबॉक्समध्ये एक शक्तिशाली उत्पादनक्षमता साधन बनवेल आणि मोठ्या प्रमाणात शोषण करणार्या ईमेल व्यवस्थापनासाठी हा लेख वाचा.
उपरोक्त टिपा आपल्याला आपले लहान व्यवसाय अधिक ताबडतोब व्यवस्थापित करण्यात मदत करेल, परंतु लक्षात ठेवा की गोष्टी कशा नियंत्रित करू शकतात. आपल्या कागदपत्रांची, उत्पादकता साधने आणि संगणक स्थितीचे एक महिन्यामध्ये काही वेळा जलद आणि सुलभ आढावा घेऊन या क्रियाकलापांना एक महिना घालवा जेणेकरून आपण संघटित राहू शकाल आणि गोंधळाचे प्रचंड स्तर पोहोचू नये.