व्हॉइसमेल ग्रीटिंग्ज व्यवसाय शिष्टाचार
जेव्हा स्वयंचलित अभिदाता त्या विस्तारास कॉल स्थानांतरीत करतो, तेव्हा पुढील उपलब्ध विस्तारास कॉल प्राप्त होईल. सर्व लेखांकन विभाग विस्तार व्यस्त किंवा अनुपलब्ध असल्यास, नंतर कॉल विभागाच्या व्हॉइसमेल बॉक्समध्ये हस्तांतरित केला जाईल.
व्हॉईसमेल ग्रीटिंग पर्याय
आपण आपल्या कंपनीत असलेल्या टेलिफोन सिस्टमवर अवलंबून, आपण मेल करण्याची अनुमती असलेल्या व्हॉइसमेल ग्रीटिंग्जच्या प्रकारासाठी भिन्न पर्याय असू शकतात. यात समाविष्ट:
- सामान्य व्हॉईसमेल ग्रीटिंग
सामान्य व्हॉइसमेल ग्रीटिंग हे व्हॉईसमेल शुभेच्छा म्हणून वापरले जाते अन्य शुभेच्छा सेट न केल्यास. - अंतर्गत व्हॉईसमेल ग्रीटिंग
हे आपल्या स्वतःच्या कंपनीतून (उदा. दुसर्या विस्तारापासून) आपल्या विभागात कॉल करणार्या लोकांना शुभेच्छा देण्यासाठी वापरला जातो. सामान्यतः, ही केवळ खूप मोठी कंपन्यांसाठीच लागू होते - बाह्य व्हॉईसमेल ग्रीटिंग
जे लोक आपल्या कंपनीबाहेर कॉल करतात त्यांच्यासाठी हे अभिवादन केले जाईल. आपले टेलिफोन सिस्टीमच्या स्वयंचलित सेवटर सर्व बाह्य कॉलर ऐकतील अशा आनंदाने एक सामान्य कंपनी खेळू शकतात. आपल्या शुभेच्छा मध्ये आपल्या कंपनीचे नाव नमूद केल्यास, आपण आपल्या विभागीय अभिवादन पुन्हा तो सांगण्याची आवश्यकता नाही.
- तात्पुरते किंवा "ऑफ ऑफिस" व्हॉईसमेल ग्रीटिंग
संपूर्ण विभाग विशिष्ट कालावधीसाठी अनुपलब्ध असेल तेव्हा तात्पुरती किंवा ऑफिस व्हॉइसमेल ग्रीटिंग सेट केले जाते. उदाहरणार्थ, विभाग केवळ 8:00 आणि 5.00 च्या दरम्यान कार्यरत असतो किंवा एक अनिवार्य विभाग बैठक आहे जी सर्व लोकांना दूरध्वनीचे उत्तर देण्यास दूर करते. बहुतेक व्हॉईसमेल प्रणाली आपल्याला कालबाह्यता तारीख आणि वेळ सेट करण्यास परवानगी देतात म्हणून जेव्हा आपले विभाग सामान्य ऑपरेशनला परत येतो तेव्हा आपल्याला ते बंद करण्याचे लक्षात ठेवण्याची गरज नाही.
- फोनवर (व्यस्त) व्हॉईसमेल ग्रीटिंग
या शुभेच्छा कॉलर माहिती देण्यासाठी विभाग उपलब्ध आहे पण त्यांच्या ताबडतोब कॉल घेऊ शकत नाही कारण खाते विभाग पूल सर्व विस्तार इतर कॉलकत व्यस्त आहेत कारण वापरले जाते.
चांगल्या खात्यातील घटक व्हॉईसमेल ग्रीटिंग
- विभागाचे नाव
- आपण सध्या त्यांची कॉल घेऊ शकत नाही असा निवेदन
- संदेश सोडण्यासाठी आमंत्रण
- जेव्हा ते परत कॉल करण्याची अपेक्षा करू शकतात
- उपलब्ध असलेले अतिरिक्त पर्याय (उदा. "परत येण्यासाठी पाउंड की दाबा ...")
- वेबसाईट पत्ता जर अर्थपूर्ण माहिती पुरवू शकतील
- 20 - 25 सेकंदांपेक्षा (थांबाचे नियम)
- शुभेच्छा, "आपला कॉल आमच्यासाठी खूप महत्वाचा आहे ..." सह प्रारंभ करू नका. हे वाक्यांश overused आहे आणि सहसा कॉलर्सना "वळण देणे" आहे.
- खूप जास्त माहिती देणे आणि अतुल्य दीर्घ अभिवादन करणे टाळा.
नमुना चांगले विभाग व्हॉइसमेल ग्रीटिंग्ज
- आपण लेखा विभाग पोहोचला आहात. आमचे सर्व प्रतिनिधी इतर कॉलर्समध्ये सेवा देण्यास व्यस्त आहेत. आपल्या बहुमोल वेळेला धडपडण्याऐवजी, आम्ही दोन तासाच्या आत आपला कॉल परत करू इच्छितो. आपण मागील मेनूवर परत येऊ इच्छित असल्यास, आता तारा दाबा अन्यथा, आम्हाला आपले नाव आणि नंबर असलेला सविस्तर संदेश सोडा. आपण आपला संदेश रेकॉर्ड केल्यानंतर, आपण अधिक पर्यायांसाठी पाउंड की दाबू शकता. कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद.
- आपण ऑपरेशन्स टेक, इंक. मधील विक्री विभागापर्यंत पोहोचला आहात. आमचे सर्व विक्री प्रतिनिधी इतर ग्राहकांच्या सेवेसाठी व्यस्त आहेत परंतु आम्ही शक्य तितक्या लवकर आपल्या कॉलला परत करू इच्छितो. वर्तमान किंमत माहितीसाठी किंवा आपल्या ऑर्डरची स्थिती तपासण्यासाठी, कृपया आम्हाला वेबवर भेट द्या. अन्यथा, कृपया टोन नंतर आपले नाव आणि नंबरसह आम्हाला एक संदेश द्या आपण मागील मेनूवर परत येऊ इच्छित असल्यास, आता तारा कि दाबा.
- आपण ऑपरेशन्स टेक, इन्क येथे लेखा विभाग पोहोचला आहात. सध्या विभाग बंद आहे आमच्या सामान्य कामाचे तास सोमवार ते शुक्रवार सकाळी 8.00 ते दुपारी 5:00 पर्यंत असतात. आम्ही शनिवारी आणि रविवारी बंद आहेत. आपण मागील मेनूवर परत येण्यासाठी कोणत्याही वेळी स्टार की दाबू शकता अन्यथा, कृपया आम्हाला आपले नाव आणि नंबर असलेले संदेश द्या आणि कार्यालय पुन्हा उघडल्यावर आम्ही आपला कॉल परत करू. आपला संदेश सोडून दिल्यानंतर किंवा अतिरिक्त पर्यायांसाठी पाउंड की दाबा कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद.
खराब व्हॉईसमेल ग्रीटिंग्ज
- आपण सेल्स विभागावर पोहोचले आहात. आम्हाला एक संदेश सोडा.
- हॅलो आपण XYZ.com येथे लेखा विभाग पोहोचला आहात. सर्व अकाउंटंट सध्या अनिवार्य विभागीय बैठकीत उपस्थित आहेत आणि आपली कॉल घेण्यासाठी कोणीही उपलब्ध नाही. आपला कॉल आपल्यासाठी खूप महत्वाचा आहे आणि आम्ही परत येताच आम्ही आपली कॉल परत करू इच्छितो तथापि, हा वर्षाचा शेवट आहे आणि आमचे कॉल बॅकलोड फार लांब आहे. आपण एका अतिदेखील खात्यावर पैसे भरण्याबद्दल कॉल करीत असल्यास, कृपया आम्हाला आपल्या संदेशामध्ये सांगण्याचे सुनिश्चित करा जेणेकरुन आपण लगेच आपल्याला परत कॉल करु शकता. अन्यथा, कृपया टोनची प्रतीक्षा करा आणि आम्हाला सविस्तर गोपनीय संदेश सोडा.
- विभाग बंद आहे. टोन नंतर एक संदेश सोडा.