ऑटोमेटेड अॅडेंटंट्सचा व्यवसाय शिष्टाचार
आपल्या फोन सिस्टमची स्वयंचलित अभिलेख वैशिष्ट्य रेकॉर्ड आणि रेकॉर्ड करण्याचा सर्वात जलद आणि सर्वात सोपा मार्ग म्हणजे वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्रामवर स्क्रिप्ट लिहा. स्पीड रेकॉर्ड करण्यासाठी एखाद्या व्यक्तीची निवड करा जी एक मैत्रीपूर्ण आवाजाची आहे, बोलू शकत नाही किंवा बोलविण्यास बोलू शकत नाही आणि प्रत्येक शब्दाचे आणि शब्द स्पष्टपणे उच्चारू व उच्चारू शकते.
स्वयंचलित अभिवादन ग्रीटिंग
स्क्रिप्टचा पहिला भाग ग्रीटिंग असेल. आपल्या कॉलरला आपल्या कंपनीला सादर करण्याची आणि मौखिकपणे आपल्या कंपनीत त्यांचे स्वागत करण्याची ही संधी आहे.
ऑटोमेटेड अटेंडेंट ग्रीटिंग हो
- त्यांच्या कॉल किंवा व्यवसायासाठी कौतुक करा
- शॉर्ट सर्टिफिकेट ठेवावा जेणेकरुन ते कॉल करतील तेव्हा परत कॉल करणार्यांना विलंब होणार नाही
- आपली टॅगलाइन, कंपनी स्लोगन आणि वेबसाइट नाव वापरा, किंवा आपल्याकडे असल्यास दोन्ही.
स्वयंचलित उपस्थित ग्रीटिंग
- आपल्या कॉलरांना सलाम करण्यासाठी दोन किंवा तीन वाक्यांपेक्षा अधिक वापरू नका
- आपल्या ग्राहकांना ऑफर करण्यासाठी आपल्याजवळ काही मूल्य नसल्यास आपल्या वेबसाइटची जाहिरात करू नका
- शुभेच्छा भरण्यासाठी केवळ एक घोषणा किंवा टॅगलाइन तयार करू नका.
ऑटोमेटेड अटेंडेंट पर्याय
स्वयंचलित सेवकांचा सर्वात महत्वाचा भाग म्हणजे आपल्या कॉलरला ज्या व्यक्तीशी बोलण्याची आवश्यकता आहे त्या व्यक्तीला मिळण्यासाठी पर्याय निवडा. दोन प्रकारचे कॉलर आहेत: (1) आपल्या कंपनीविषयी अपरिचित असलेल्या लोकांना आणि मार्गदर्शनाची आवश्यकता असेल आणि (2) कॉल करणाऱ्यांनी ज्यांना त्यांच्याशी बोलण्यास आणि त्यांचे विस्तार जाणून घेण्याची आवश्यकता आहे त्याबद्दल माहिती असेल.
ऑटोमेटेड अटेंडेंट ऑप्शन्स व्हा
- सामान्यतः स्वीकारले गेलेले पर्याय वापरा उदाहरणार्थ, "रिसेप्शनिस्टसाठी शून्य दाबा," मागील मेनूवर परत येण्यासाठी पाउंड की दाबा. "
- आपल्या कॉलर्सला शक्य तितक्या लवकर ते त्यांच्या पक्षाच्या विस्तारास डायल करू शकतात जर त्यांना ते आधीच माहिती असेल तर.
- आपल्या मेनूचे विकल्प अलीकडेच बदलले असतील तर आपल्या कॉलरला अप कळू द्या. हे सूचना तीन आठवड्यांनंतर काढा
- प्रथम सर्वात जास्त वारंवार सांगितलेले पर्याय ठेवा.
- आपण पर्याय नंबर देण्यापूर्वी पर्याय वर्णन द्या. उदाहरणार्थ, "ग्राहक समर्थनासाठी, '5' दाबा."
- आरक्षित मेनू पर्याय क्रमांकासाठी आपल्या सिस्टीमच्या दस्तऐवजीकरण तपासा. (उदा., सर्व विस्तार "संख्या" पासून सुरू होतात आणि म्हणूनच "8" हा मेनू पर्याय म्हणून वापरला जाऊ शकत नाही).
स्वयंचलित उपस्थित विकल्प नाही
- आपण प्रत्येक पर्याय सादर करण्यापूर्वी "कृपया" म्हणू नका (उदा., "कृपया 1 दाबा ... यासाठी 2 दाबा ... यासाठी 3 दाबा ..." इत्यादी)
- एका वेळी सहा पर्यायांपेक्षा जास्त वेळा सादर करू नका. जर तुमच्याकडे सहापेक्षा जास्त पर्याय असतील तर एक बहु-टिड्ड मेनू रचना तयार करा. उदाहरणार्थ, "विक्री आणि सेवा पर्यायांसाठी, 5 दाबा"
- प्रत्येकास एक टचटोन फोन आहे असे समजू नका. अभिवादन संपण्याच्या तीन सेकंदांमध्ये मेनू पर्याय निवडलेला नसल्यास कॉलरला रिसेप्शनिस्टला कनेक्ट करा.
नमुना स्वयंचलित अॅडेंटंट स्क्रिप्ट
- ऑपरेशन्स टेक कंपनीला कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद, जेथे "तंत्रज्ञान आणि व्यवसाय एकत्र येतात." आपण आपल्या पक्षाच्या विस्तारास ओळखल्यास, आपण कोणत्याही वेळी ते डायल करू शकता. अन्यथा, खालील पर्यायांपैकी एक निवडा. ग्राहक सेवेसाठी, '1' दाबा. तांत्रिक समर्थनासाठी, '2' दाबा. आमच्या नियमित व्यवसायिक तासांसाठी, '3' दाबा लेखासाठी, '4' दाबा खरेदीसाठी, '5' दाबा आपल्या जवळपासचे स्थान शोधण्यासाठी, '6' दाबा अन्यथा, रिसेप्शनिस्टसाठी '0' दाबा किंवा लाईनवर रहा आणि कोणीतरी लवकरच आपल्याला मदत करेल.
- ऑपरेशन्स टेक कंपनीमध्ये आपले स्वागत आहे आपली खाते स्थिती तपासण्यासाठी, आम्हाला वेबवर भेट द्या जर आपल्याला व्यक्तीचा विस्तार माहित असेल तर आपण तो कोणत्याही वेळी डायल करू शकता. कंपनी निर्देशिकेसाठी, '1' दाबा. जर आपल्याला व्यक्तीचा विस्तार माहित असेल तर आपण तो कोणत्याही वेळी डायल करू शकता. कंपनी निर्देशिकेसाठी, '1' दाबा. तांत्रिक समर्थनासाठी, '2' दाबा. ग्राहक सेवेसाठी, '3' दाबा विक्री आणि विपणन साठी, '4' दाबा आपण रिसेप्शनिस्टशी बोलू इच्छित असल्यास, '0' दाबा किंवा ओळीवर रहा आणि आमच्या मित्र-मैत्रिणी कर्मचार्यांपैकी एक आपल्याला मदत करतील. ऑपरेशन्स टेक कंपनीला कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद, जेथे "तंत्रज्ञान आणि व्यवसाय एकत्र येतात."
तासांनंतर, आठवडा आणि सुट्टीचा शटडाउन स्वयंचलित अॅडेंटंट ग्रीटिंग
जर काही काळानंतर किंवा आठवड्याच्या अखेरीस आपला व्यवसाय बंद झाला आणि आपल्या कॉलर्सना उत्तर देण्यास किंवा सहाय्य करण्यासाठी कोणीही नाही, नंतरचे तास स्वयंचलित सहाय्यक अभिवादन तयार करा. आपल्या कॉलर्सना समोर ठेवा की व्यवसाय बंद आहे आणि त्यांना शेवटी कॉल करण्यासाठी विचारा. तसेच आपल्या सामान्य कामाचे तास समाविष्ट करा.
नमुना स्वयंचलित अॅटेंट सेन्टर-तास / सप्टक स्क्रिप्ट
- ऑपरेशन्स टेक कंपनीला कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद. आम्ही सध्या बंद आहोत. आम्ही सोमवार ते शुक्रवार सकाळी 9 ते सायंकाळी 10 वाजेपर्यंत आणि शनिवारी, केंद्रीय मानक वेळ आपण आपल्या पक्षाच्या विस्तारास ओळखल्यास, आपण कोणत्याही वेळी ते डायल करू शकता. अन्यथा, कृपया आमच्या सामान्य व्यवसाय तासांच्या दरम्यान परत कॉल करा जेणेकरुन आम्ही आपल्याला सहाय्य करू शकू. ऑपरेशन्स टेक कंपनीला कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद, जेथे "तंत्रज्ञान आणि व्यवसाय एकत्र येतात." गुडबाय
- ऑपरेशन्स टेक कंपनीला कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद. आम्ही सध्या बंद आहोत. ही आणीबाणीची परिस्थिती असल्यास, कृपया आमच्या उत्तर सेवा 585-555-1234 वर कॉल करा. आपण आपल्या पक्षाच्या विस्तारास ओळखल्यास, आपण कोणत्याही वेळी ते डायल करू शकता. जर तुमच्याकडे खाते असेल तर आपण www.irdstech.about.com येथे दिवसाचे 24 तास आठवड्याचे 7 दिवस तपासू शकता. आमच्या व्यवसायाच्या सर्वसामान्य तास सोमवार ते शुक्रवार, सकाळी 9 ते सायंकाळी 5 वाजेपर्यंत आणि शनिवार, केंद्रीय मानक वेळ अन्यथा, कृपया आमच्या सामान्य व्यवसाय तासांच्या दरम्यान परत कॉल करा जेणेकरुन आम्ही आपल्याला सहाय्य करू शकू. ऑपरेशन्स टेक कंपनीला कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद, जेथे "तंत्रज्ञान आणि व्यवसाय एकत्र येतात." हा संदेश परत करण्यासाठी, पाउंड की दाबा. गुडबाय {3 सेकंद खंडित}
हंगामी स्वयंचलित उपस्थित ग्रीटिंग्ज
आपल्या कंपनीच्या हंगामी स्पेशलचा प्रचार करण्यासाठी किंवा आपल्या सर्व कॉलदारांना विशिष्ट मोसमाचा अभिवादन करण्यासाठी, आपण आपल्या स्वयंचलित सेविकेचा एक मर्यादित वेळेसाठी शुभेच्छा देऊ शकता. हे आपल्या कंपनीचा आत्मा प्रतिबिंबित करते तरच हे केवळ आणि हे वापरा. उदाहरणार्थ, आपल्या कॉलरला आनंद आणि शुभेच्छा नवीन वर्षातील शुभेच्छा देणारे एक हंगामी सुट्टी, संग्रह एजन्सीसाठी फारच योग्य असेल.
- आपण ऑपरेशन्स टेक कंपनीपर्यंत पोहोचला आहात. "आमच्या कुटुंब" पासून "आपल्या कुटुंबियांकडून", आम्ही तुम्हाला सुखी सुट्टीचा काळ आणि एक यशस्वी नवीन वर्ष इच्छा करू इच्छितो. आपण आपल्या पक्षाचा विस्तार माहित असल्यास, आपण करू शकता ...
- ऑपरेशन्स टेक कंपनीला कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद. आमच्या ग्राहक सेवा प्रतिनिधीस सर्व बदललेल्या सेवांवरील आमच्या 4 था जुलैच्या सूटबद्दल विचारा. आपण आपल्या पक्षाचा विस्तार माहित असल्यास, आपण करू शकता ...
रीहायर्सिंग आणि टेस्टिंग
आपण आपली स्वयंचलित सेविकेची स्क्रिप्ट नोंदवण्याआधी, आपण निवडलेल्या व्यक्तीने ती आपल्यासमोर बर्याच वेळा रीहर्सल करण्यासाठी निवडली आहे. याचा वापर दंड-ट्यून उच्चारण आणि पुरस्कार करण्यासाठी करा. नवीन शुभेच्छा रेकॉर्ड केल्यानंतर, त्रुटीसाठी रेकॉर्डिंग तपासण्यासाठी आपल्या फोन सिस्टमला ताबडतोब कॉल करा आणि हे सुनिश्चित करा की सर्व पर्यायांनी घोषणा केल्याप्रमाणे कार्य केले आहे.