सुदैवाने घटना नियोजकांसाठी, इव्हेंट नोंदणीसाठी सहाय्य करण्यासाठी असंख्य साधने उपलब्ध आहेत. निवडीमध्ये सोप्या व्यासपीठ समाविष्ट होतात जे इव्हेंट नोंदणीची मूलतत्त्वे आणि त्यापेक्षा अधिक प्रगत असलेल्या हाताळणी करतात, बहु-कार्यात्मक अनुप्रयोग देतात. काही इव्हेंट नोंदणी कार्यक्रम प्रक्रिया कार्यक्रमाचे देयके. काही नोंदणी रद्द झाल्यास काही परतावा रिफंडही देतात. इतर संकुल नोंदणीयोग्य नाव टॅग तयार. इव्हेंट नोंदणी साधने कॉन्फ्रेंस किंवा कंपनीच्या वेबसाइटसह एकीकरण सक्षम करू शकतात तसेच त्यांच्या सोशल मीडिया प्लॅटफॉर्मसह कनेक्ट करू शकतात.
दुर्दैवाने, बर्याच पर्यायांसह, आपल्या व्यवसायासाठी इव्हेंट नोंदणी साधन निवडण्याची प्रक्रिया फारच मोठी असू शकते, किमान सांगणे इव्हेंट नोंदणी साधने निवडण्यासाठी मार्गदर्शकांचे अनुसरण करणे सोपे आहे जे आपल्या इव्हेंट नियोजन व्यवसायासाठी सर्वोत्तम सेवा देतात.
इव्हेंट नोंदणी सॉफ्टवेअर निवडणे: कोठे सुरू करावा?
इव्हेंट नोंदणी साधने निवडताना, आपल्या गरजा आणि इच्छे निश्चित करणे प्रारंभ करणे सर्वोत्तम आहे
आपल्या नोंदणीची प्राथमिकता आणि आपल्या इव्हेंट नियोजन व्यवसायाचा विचार करा. स्वतःला हे प्रश्न विचारा:
- आपल्या गरजा साध्या आहेत आणि फक्त रजिस्ट्रेशन आणि देयकांच्या प्रक्रियेची आवश्यकता आहे?
- आपण मुख्य इव्हेंटमध्ये एकाधिक सत्राची ऑफर करत आहात ज्यासाठी अतिरिक्त नोंदणीची आवश्यकता आहे?
- आपल्याला हॉटेलची बुकिंग किंवा प्रवास व्यवस्था व्यवस्थापित करण्याची आवश्यकता आहे?
- आपण एक परिषद वेबसाइट समर्थन करत आहात?
- आपण नामविशेष प्रदान करणार आहात, ऑडिओ-व्हिज्युअल आवश्यकतांचे संयोजन करणार आहात किंवा विशेष पल-आउट सत्राच्या होस्ट करणार आहात?
- आपण एकाच वेळी एकापेक्षा अधिक कार्यक्रम व्यवस्थापित करता?
- आपल्या इव्हेंटची वार्षिक घटना किंवा एक-वेळची इव्हेंट आहे का?
या प्रश्नांची उत्तरे आपल्यास उपयुक्त असलेल्या इव्हेंट नोंदणी सॉफ्टवेअरला शोधण्यात मदत करतील.
इव्हेंट नोंदणी साधने
इव्हेंट नोंदणी सॉफ्टवेअरमधील बर्याच निवडींसह, आपल्या इव्हेंटसाठी कार्य करते किंवा मग त्याचा उपयोगही केला जाऊ नये किंवा नाही याकडे दुर्लक्ष करून आकर्षक वैशिष्ट्ये आणि नवीनतम साधनांमध्ये अडकणे सोपे आहे. नवीनतम आणि महानतम द्वारे भलती होऊ नका. त्याऐवजी, आपल्या इव्हेंट नोंदणी प्रक्रियेत सध्या आपण ज्या सेवांचा उपयोग करीत आहात त्यांची यादी तयार करा आणि त्या प्रक्रियेस सुरळीत करण्यासाठी आपण त्यात समाविष्ट करू इच्छिता असे जोडा. उपलब्ध असलेल्या काही वैशिष्ट्यांमध्ये पुढील गोष्टींचा समावेश आहे:
- इव्हेंट ऑनलाईन नोंदणी
- कार्यक्रम ऑनसाइट नोंदणी
- उपस्थित गटातील नोंदणी
- उपस्थित स्वयं-चेक-इन
- इव्हेंट पेमेंट प्रक्रिया
- उपस्थित होणारे व्यवस्थापन आणि अहवाल
- अटेंडी बॅज निर्मिती आणि व्यवस्थापन
- व्यक्तिगत सत्रांसाठी नोंदणी
- फॉर्मस डेव्हलपमेंट
- हॉटेल रूम मॅनेजमेंट
- विपणन व्यवस्थापन
- सामाजिक मीडिया
- सर्वेक्षणे आणि इव्हेंट फीडबॅक
सर्व इव्हेंट नोंदणी साधने महाग नाहीत
बर्याच इव्हेंट नोंदणी साधने वाजवी किंमतीत मानक कार्य देतात, जे थेट इव्हेंट व्यवस्थापित करताना योग्य आहेत.
या प्रोग्राममध्ये मूलभूत नोंदणी फॉर्म समाविष्ट आहेत ज्या आपल्या वेबसाइटशी जोडल्या जाऊ शकतात. ते क्रेडिट कार्ड देयके नोंदणी करण्यासाठी आणि त्यावर प्रक्रिया करण्यासाठी क्रेडिट कार्ड माहितीसह नोंदणी माहिती एकत्रित करू शकतात. याव्यतिरिक्त, उपस्थित राहणारी नोंदणीची यादी संकलित किंवा निर्यात केली जाऊ शकते. आपण कोणत्या प्रकारच्या इव्हेंट्सची योजना आणि इव्हेंट्सची वारंवारिता यावर अवलंबून, आपल्यासाठी आवश्यक नसलेल्या सर्व प्रकारच्या अतिरिक्त वैशिष्ट्यांसह फोकस न करता हे साधे साधने आपल्याला जे आवश्यक आहेत ते पुरवून योग्य आहेत.
मल्टी फूटेटेड इव्हेंट नोंदणी साधने अतिरिक्त क्षमता ऑफर
जर आपल्या इव्हेंटची नियोजन कार्य आपण मोठ्या परिषदाची आखणी केली असेल, तर इव्हेंट नोंदणी साधने मूलभूत गोष्टींपेक्षा अतिरिक्त कार्यक्षमता ऑफर करतात ते केवळ आपल्याला आवश्यक असलेलेच असू शकतात. सोल्यूशन्समध्ये त्यामध्ये इव्हेंट नोंदणीची प्रक्रिया होते आणि त्या वैशिष्ट्यस एक मोठ्या, अधिक जटिल इव्हेंटच्या विविध तपशीलांचा मागोवा ठेवण्यासाठी आणि अहवाल देण्याची क्षमता आहे.
जर कार्यक्रमाचे सहभागी सम्मेलनासाठी नोंदणी करीत असतील आणि नंतर विशिष्ट कार्यशाळेसाठी दिलेल्या सत्रामध्ये साइन अप करीत असेल तर, ते कार्य सक्षम करण्यासाठी साधने आहेत.
काही सॉफ़्टवेअर एका संस्थेच्या अनेक उपस्थितांच्या प्रक्रियेला पैसे देण्याच्या एक स्त्रोत तसेच गटात सवलत किंवा आरंभीच्या नोंदणी शुल्कावर आधारित भिन्न मूल्यनिर्धारण संरचना प्रदान करेल. आपल्याला सानुकूलित अहवालांची गरज असेल तर, एखादे इव्हेंट नोंदणीकरण पॅकेज शोधा जे आपोआप वैयक्तिक कार्यशाळा किंवा आपण निवडलेले इतर मापदंडांवर आधारित उपस्थिती यादी संकलित करुन अहवाल व्युत्पन्न करेल. संमेलने विशेषत: मुद्रित नावासाठी मागतात म्हणूनच आपल्या "यादी" यादीवर असे ठेवा जेणेकरून आपणास इव्हेंट नोंदणी प्रक्रियेचा एक भाग म्हणून आपोआप तयार करता येईल आणि प्रत्येक कॉन्फरन्ससाठी उपस्थित प्रतिनिधी नोंदणीकृत आहे किंवा नाही हे प्रतिबिंबित करण्यासाठी सानुकूलन पहा किंवा फक्त एक विशिष्ट दिवस.
एकात्मिक नोंदणीकरणासाठी साधने
असंख्य इव्हेंट आयोजित करणार्या इव्हेंट प्लॅनर्ससाठी, आपल्या विद्यमान डेटाबेसमध्ये नोंदणी डेटा एकत्रित करणे आपल्या संस्थेसाठी एक महत्त्वपूर्ण फंक्शन असू शकते. आपल्या डेटाबेसमध्ये नोंदणीदारांना जोडण्यासाठी आणि सुधारणा क्षेत्राची ओळख देण्याच्या सध्याच्या पद्धती विचारात घ्या. विविध माहीतींनी विचार करणे महत्वाचे आहे की ही माहिती सध्याच्या माहितीबरोबर एकत्रित केली जाऊ शकते, जसे की ज्या व्यक्तींनी स्वेच्छेने किंवा दान केले आहेत बर्याच इव्हेंट नोंदणी अनुप्रयोग डेटाला स्वहस्ते निर्यात करण्याची क्षमता प्रदान करतात. तथापि, ही पद्धत वेळ-घेर आहे कारण आवश्यक आहे की आपण स्वतः पुन्हा सर्व माहिती आपल्या डेटाबेसमध्ये आयात केली पाहिजे. पॅकेजचे अन्वेषण करा जे आपल्या इव्हेंट नोंदणीची केवळ गरजा पूर्ण करू शकेल परंतु आपल्या घटक व्यवस्थापन गरजादेखील समर्थन करू शकेल.
आपण विकत घेण्यापूर्वी टेस्ट ड्राइव्ह घ्या
एकदा आपण इव्हेंट नोंदणी सॉफ्टवेअरची निवड कमी केली की ते विनामूल्य चाचणी कालावधी ऑफर करतात का हे निर्धारित करा यामुळे आपल्याला वैशिष्ट्येची चाचणी घेण्याची संधी मिळणार नाही परंतु हे आपल्यास आवश्यक असलेल्या कार्यक्षमतेस आणि आपल्या इव्हेंटसाठी योग्य असल्यास हे पाहण्याची संधी देईल. आपल्या प्रश्नांची उत्तरे देताना किंवा आपल्या समस्येचे निराकरण करण्यासाठी कार्य करत असताना ग्राहक सेवेचा दर्जा अनुभवण्याची ही एक संधी आहे.