अनावश्यक खर्चावर कपात कशी करावी?
तथापि, बर्याच कंपन्या कार्यरत क्रेडिट कार्ड पॉलिसी विकसित कशी करता येतील यावर सर्वोत्तम मार्गांची माहिती नाहीत. बर्याच व्यवसाय मालकांना नेहमी ही धोरणे तयार करण्याची इच्छा असते परंतु ती कशी करावी याचे निर्देश नसतात. या कारणास्तव, येथे कंपन्या कर्मचार्याकडून क्रेडिट कार्ड धोरणे कशी प्रभावीपणे तयार करतात यावर एक स्पष्ट वर्णन आहे.
कार्डधारकाची जबाबदारी
जर कंपनी आपल्या कर्मचा-यांना क्रेडिट कार्डे जारी करते तर कार्डचा वापर करण्याचे नियमन करणारे नियम असणे आवश्यक आहे. कर्मचार्यांकडे कार्डच्या सुरक्षेसाठी तसेच कंपनीशी संबंधित कोणत्याही माहितीची गोपनीयता जबाबदार असणे आवश्यक आहे. कार्ड सुरक्षित ठिकाणी ठेवल्याची खात्री करुन कर्मचार्यांना हे सुनिश्चित करावे की हे कार्ड फसवेदार कार्यांपासून मुक्त आहे आणि कार्डची ओळख संख्या संरक्षित आहे. कंपनीने हे देखील नमूद केले पाहिजे की व्यवसाय क्रेडिट कार्ड फक्त कर्मचारीद्वारेच मर्यादित आहे आणि इतर कोणत्याही व्यक्तीने नाही
खर्च मर्यादा शब्दलेखन
कंपनीने ज्या नियमांनुसार क्रेडिट कार्ड वापरावे त्या ठिकाणी नियमात किंवा नियमांवर लागू होण्यास सक्षम असावे.
खरं तर, खर्च विशिष्ट कर्मचा-यांच्या गरजा मर्यादित पाहिजे. प्रत्येक विभागात स्वत: च्या खर्च मर्यादा असणे आवश्यक आहे. एखादी कंपनी म्हणून, प्रत्येक कर्मचा- याला वाटपाच्या वेळी खर्च मर्यादांबद्दल माहिती देणे चांगले आहे . याव्यतिरिक्त, प्रत्येक कर्मचा-या मर्यादेपेक्षा जास्त नसावा आणि जर तसे केले तर मर्यादेची फी आकारली जाईल.
शेवटी, कॅश ऍडव्हान्ससाठी कंपनीचे क्रेडिट कार्ड कधीही वापरु नये.
नियमित वापर अहवाल
कोणत्याही कंपनीच्या क्रेडिट कार्डच्या वापरासाठी प्रत्येक कंपनीला कर्मचा-यांकडे जबाबदार राहावे लागते. समजा की प्रत्येक महिन्याच्या शेवटी प्रत्येक कर्मचार्याने सर्व शुल्क, पावत्या आणि योग्य लेखा कोड यांचे सविस्तर स्पष्टीकरण सादर करावे. प्रत्येक कर्मचा-यांनी खात्री करून घ्यावे की त्यांनी खर्चाच्या पावत्यांना तपासणीच्या उद्देशाने कंपनीला सादर करण्याआधी मासिक विधानास जोडावे. उशीरा देयके टाळण्यासाठी हे सर्व वेळेवर करावे. असे केल्याने कंपनी सहजपणे आणि ऑडिटींगसह त्याच्या मासिक खर्चाची लक्ष ठेवेल याची खात्री होईल.
व्यक्तिगत खर्चावर कार्डचा उपयोग नाही
कर्मचारी क्रेडिट कार्डच्या वापरावर कंपनी अत्यंत कठोर असली पाहिजे कारण ती व्यक्तीला वैयक्तिक खर्चासाठी वापरण्याची परवानगी नाही. थोडक्यात, कार्ड्सचा वापर व्यवसाय-संबंधित कार्यासाठी मर्यादित असावा. वैयक्तिक वापराची व्याप्ती, या प्रकरणात, हा खर्चा व्यवसाय व्यवसायाशी संबंधित नाही . ज्या कंपनीने त्याच्या / तिच्या स्वत: च्या पेमेंटवर कार्ड वापरत आहे अशा कोणत्याही कर्मचा-यावर कंपनीने खूप कठोर असणे आवश्यक आहे.
वापर पुनरावलोकन
जर एखाद्या कंपनीने कर्मचारी क्रेडिट कार्ड जारी केले असेल तर विशिष्ट कालावधीनंतर कार्डचा आढावा घेण्याची शिफारस केली जाते.
कार्डाचा आढावा कर्मचार्यांच्या तात्काळ पर्यवेक्षकाव्दारे कंपनीच्या लेखा विभागाच्या सदस्याबरोबर एकत्र करावा. कर्मचार्याच्या पर्यवेक्षकाने हे सुनिश्चित करावे की कार्ड वापरणे त्यास काय म्हणायचे आहे. दुसरीकडे, अकाउंटिंग विभागाने हे तपासावे की कर्मचार्याने सादर केलेल्या सर्व पावत्या आणि इतर खर्च दस्तऐवज प्रमाणिक आहेत का.
म्हणून प्रत्येक व्यक्तीला एक प्रभावी आणि विश्वासार्ह कर्मचारी क्रेडिट कार्ड पॉलिसी असणे आवश्यक आहे ज्यायोगे व्यक्तीद्वारे कार्डचा दुरुपयोग रोखता येईल. ही कंपनी चांगल्या आर्थिक स्थितीत ठेवेल कारण कोणत्याही कर्मचा-याच्या व्यक्तिगत खर्चासाठी त्याच्या कार्डचा गैरवापर होणार नाही. तसेच, कंपनीने खात्री करून घ्यावी की पर्यवेक्षकास आणि हिशेबतारी विभाग दोन्ही धोरणांचे सर्व पैलू समजून घेतील.