(निविष्ट नाव) च्या डेस्कवरून पाठविली
वेळोवेळी मला माझ्या वकिलाचा ई-मेल मिळेल जो आपल्या डेस्कच्या नावावर एक ईमेल पाठवितो. ईमेलबद्दल त्या पध्दतीसह येथे काही समस्या आहेत.
प्रथम, बहुतेक ईमेल सिस्टिममधील इनबॉक्स प्रदर्शन इंडेक्स एक नाव लांब प्रदर्शित करणार नाही बहुतेक लोक फक्त "डेस्कवरून" च्या काही भागाकडे पाहतील आणि एखाद्या व्यक्तीचे प्रथम नाव कदाचित काही अक्षरे दिसतील. अधिक महत्वाचे, हे मूर्ख आणि थोडा शिर्षक दिसते. एक डेस्क ईमेल पाठवत नाही. जर एखादा वकील ईमेल पाठवणार असेल, तर तो त्याच्या किंवा तिच्या नावावर असावा.
फॅन्सी इफेक्ट्स
काही वकील त्यांच्या ईमेलच्या देखाव्यासह सर्जनशीलता प्राप्त करायला आवडतात. दुसर्या दिवशी मी वकील च्या स्वाक्षरी ब्लॉक पाहिले आणि एक क्षण मी विचार केला की मला दृष्टिकोन समस्या होती. अस्पष्ट अक्षरे जाणून घेण्यास उत्सुक होते. विशेष प्रभाव मनोरंजक दिसू शकतात, परंतु जे शब्द वाचण्यास कठिण बनतात ते एक वाईट कल्पना आहे विशेषतः जर वाचण्यासाठी काय कठीण आहे वकीलचे नाव आणि ईमेल पत्ता.
अक्षरांवरील विशेष प्रभावापेक्षाही वाईट म्हणजे वकील त्यांचे ईमेल आर्टवर्क किंवा फॅन्सी ग्राफीक्ससह कचरा करतात यामुळे संदेश धीमे डाउनलोड करता येतो, उघडण्यासाठी हळु होत जाते आणि वाचण्यासाठी त्रास होण्याची अधिक शक्यता असते.
ईमेलचा उद्देश माहिती सांगण्यासाठी आहे, कलात्मक कौशल्य नव्हे. सोपे ठेवा.
नाही स्वाक्षरी ब्लॉक
बहुतेक ईमेल प्रणालींमध्ये स्वयंचलित स्वाक्षरी ब्लॉक सेट करणे कठिण नाही. हे क्लिष्ट असण्याची गरज नाही, आणि स्वाक्षरी ब्लॉकमध्ये किती माहिती समाविष्ट करावी याबद्दल मते भिन्न आहेत. काही वकील त्यांचे ईमेल पादत्राणे मिनी-इव्हेंटमध्ये चालू करतात जे प्रत्येक ईमेलमध्ये बाहेर जातात, तर काहीजण फक्त त्यांचे नाव आणि ईमेल पत्ता किंवा फोन नंबर यासह खूपच कमीतकमी पध्दत घेतात.
अधिकतर फूटरच्या तळाशी काही प्रकारची गोपनीयता सूचना किंवा कायदेशीर अस्वीकरण ठेवा. या सर्व ईमेल स्वाक्षरी ब्लॉकचे स्वीकार्य वापर आहेत. प्रेषक ओळखू नये अशा ईमेल पाठविणे स्वीकार्य नाही. ईमेल पाठविणाऱ्यांनी प्राप्तकर्त्याचा अंदाज लावला पाहिजे. वकीलांनी प्रत्येक संभाषणातून ते स्वत: ला स्पष्टपणे ओळखायला हवे आणि जर वकील स्मार्ट असेल तर त्यामध्ये एक गोपनिय सूचनाही असेल.
गुस्से असताना ईमेल लेखन
लोकांना पत्रे पाठवण्याच्या जुन्या व्यवस्थेचा एक फायदा होता की पत्र लिहीले जाणारे आणि प्राप्तकर्त्याला ते केव्हा बाहेर पडेल यादरम्यान एक अंगभूत "थंड बंद" कालावधी होती. वकील स्वत: पत्र टाइप केला तर, तरीही पोस्ट ऑफिस जाण्यापूर्वी काही तास एक टेबल वर सुमारे बसण्याची शक्यता असेल. जर असे ठरवले असते की, सेक्रेटरीने तो टायपिंग संपविण्याचा निर्णय घेतला होता ज्यावेळेस वकील त्याला प्रथम स्थानावर इतका रागावला होता की त्यावर तोडला असेल.
ईमेलमध्ये ते संरक्षण अस्तित्वात नाही ई-मेलद्वारे, कायद्याने क्रोध व्यक्त केल्याच्या काही सेकंदाच्या आत रागाच्या भरात उडी मारली. 99.99% वेळ ही एक वाईट कल्पना असेल. क्रोधाने चालत असतांना कोणीही स्पष्टपणे बोलत नाही. काहीतरी करा, आणि नंतर आक्षेपार्ह विषयावर परत या, जेव्हा काही क्रोध विरहित आहे
क्लायंट, मित्र आणि पैसा राखणे किंवा गमावणे यात फरक पडेल.
वेळेवर प्रतिसाद देत नाही
काही वकिलांना असे वाटते की व्यवसायाच्या पत्रव्यवहारास प्रतिसाद देण्यासाठी जुन्या "5-दिवसांचा नियम" ईमेलवर देखील लागू होतो. हे नाही. ते किती असुविधाकारक असले तरीही वास्तविकता अशी आहे की लोक मेलद्वारे पाठविलेली पत्रापेक्षा जलद प्रतिसाद ईमेलच्या अपेक्षा करतात. क्लायंट किंवा अन्य वकील ईमेल पाठवित असल्यास 24 तासाच्या आत उत्तर देण्याचा प्रयत्न करा. जर तो एक गुंतागुंतीचा विषय असेल ज्याला या क्षणी योग्य लक्ष न देता जाऊ शकते, किमान पोचपावती द्या आणि एखाद्या व्यक्तीची प्रतिक्रिया कशी अपेक्षा करावी हे कळू द्या. बरेच क्लायंट एक मित्रत्वाचा संदेश प्रशंसा करतील जे ईमेल प्राप्त होते आणि नजीकच्या भविष्यात त्यास प्रतिसाद दिला जाईल. शांततेच्या तोंडावर, क्लायंटने तर्क काढला आहे की वकीलाने ईमेल देखील प्राप्त केला आहे की नाही, त्यावर प्रतिसाद आहे का, किंवा ग्राहकाची काळजी फक्त दुर्लक्ष केले जात आहे का.
To फील्ड मध्ये चुकीचा प्राप्तकर्ता
ई-मेल सिस्टिमवरील स्वयं-पूर्ण करण्याच्या कार्याबद्दल महान गोष्टींपैकी एक हे आहे की वकील आपल्या क्लायंट्स किंवा सहकाऱ्यांचे ईमेल पत्ते अधिक द्रुतगतीने शोधू शकतात ऑटो-पूर्ण फंक्शनच्या जोखमींपैकी एक म्हणजे जो सावध नसलेला वकील ई-मेल चुकीच्या व्यक्तीकडे पाठवू शकतो. काही उदाहरणे मध्ये, हे एक लहान लज्जास्पद पेक्षा अधिक असू शकते, परंतु काही उदाहरणे मध्ये, तो व्यावसायिक निष्काळजीपणा असू शकते. अपघातीपणे ई-मेल गोपनीय क्लायंट संप्रेषणासाठी वकील किंवा इतर क्लायंटला विरोध करू नका.
"सर्वांना प्रतिसाद द्या" पर्याय वापरणे.
निषेध करणारा वकील आपल्यास प्रस्तावनेसह एखाद्या ई-मेलद्वारे किंवा एखाद्या विषयावर आपली स्थिती सांगण्यास पाठविते. आपण या प्रकरणाशी संबंधित आपल्या फर्ममधील अन्य मुखत्यारांना ईमेल पाठवण्यासाठी लवकरच "सर्वना उत्तर द्या" बटण उदारपणे वापरले जात आहे, कोणताही विरोध करणारा वकील आपल्या फर्ममध्ये अंतर्गत चर्चेवर कॉपी केली जात नाही असा कोणीही पाहत नाही. असे घडत असते, असे घडू शकते. आपण चर्चासाठी ईमेल अग्रेषित करू इच्छित असल्यास, प्रेषकाच्या माहितीचे अग्रेषण करण्यापूर्वी ती काढून टाका. आणि, जेव्हा उत्तर द्या सर्व पर्याय वापरताना, प्रेषक दाबण्याआधी प्राप्तकर्त्यांच्या सूचीतील प्रत्येक ईमेल पत्ता तपासा.
8. ओले विषय ओळी लक्षात ठेवा की एखाद्या ईमेलमधील दुसर्या वकीलाकडे पाठवलेली कोणतीही गोष्ट इतर कोणालाही पाठविली जाऊ शकते. "माझी मूर्खपणाची क्लायंट" किंवा "बेकायदा न्यायाधीशांचा क्रम" यासारखी विषयरेषा वापरण्यापूर्वी दोनदा विचार करा. त्या ई-मेलची एक कॉपी कुठे असू शकेल हे कोणासही माहिती नसते. तसेच, विषय ओळी रिक्त ठेवू नका, कारण यामुळे दुसर्या वकीलास आपल्या प्रकरणांबद्दल ईमेल नसल्याचे कळू शकते. "Parkerson case" किंवा "Smith proposed agreement" ची एक साधी विषयवस्तू किंवा जे काही शीर्षक ईमेलच्या सामग्रीशी संबंधित आहे ते उत्तम काम करते
आणि जेव्हा "मूर्खपणाचा क्लायंट" ईमेलच्या सामग्रीचे सर्वात अचूक वर्णन असू शकते, तेव्हा तो विषय ओळीसाठी खराब निवड आहे.
9. आपले टोन पहा - आणि इतर कोणाचे तरी वाचन करू नका. जेव्हा लोक एकमेकांशी समोरासमोर बोलतात तेव्हा चेहर्यावरील आवाज आणि मुख-मुद्रा स्वरूपात सामान्यत: एखाद्या व्यक्तीचा हेतू स्पष्ट होते. टेलिफोन कॉल्स वर, एखादी व्यक्ती व्याकूळ, मस्करी किंवा गंभीर असेल तेव्हा एक व्यक्तीची आवाज सहसा सांगण्यासाठी सक्षम असते. परंतु ई-मेल मध्ये, एखाद्या व्यक्तीच्या हेतूस पूर्णपणे चुकीचा अर्थ लावणे धोकादायक आहे. एका व्यक्तीने एका ईमेलद्वारे दिलेल्या वक्तव्यांमध्ये दुसर्या व्यक्तीचा हेतू वाचण्यात अनेक व्यक्तींचे नुकसान झाले आहे. आणि वकिलांसोबत आधीपासूनच एकमेकांशी वादविवाद करण्यासाठी वापरला जातो, एखाद्या वकीलास इतरांना विरोधक किंवा अत्याचारी आहे असे गृहीत धरणे सोपे असते.
"गुस्सेवायुळ करताना ईमेल लिहा" म्हणून चर्चा केल्यामुळे, त्या झटकाच्या इमेलवर प्रतिसाद पाठविण्याआधी काही मिनिटे लागतील.
एक तास पास झाल्यानंतर, आपण हे लक्षात ठेऊ शकता की आपण प्रथमच ते पूर्णपणे चुकीचे भाषांतर केले आहे. ईमेल्समध्ये दिलेल्या वक्तव्यासंदर्भात केस-ट्रिगर प्रतिसाद नाही आणि प्रारंभापासून ते सुरुवातीच्या तुलनेत प्रेषकांपेक्षा वेगळा हेतू असला किंवा नाही हे विचारात घेण्यापर्यंत प्रतिसाद देत नाहीत. एखादे निवेदन एकापेक्षा अधिक प्रकारे वाचले जाऊ शकते असे वाटत असेल आणि त्यापैकी एक मार्ग गैर-आक्रमक आहे, तर प्राणघातक ईमेल संदेशासह आपल्या डोक्याला कापण्यापूर्वी प्रेषकास शंकाचा लाभ देण्याचा प्रयत्न करा.
शीर्ष 10 ची यादी तयार केली पाहिजे की अन्य वकील ईमेल चुका आहेत? आम्हाला याबद्दल फोरममध्ये सांगा