अनेक हॉटेल्स ऑनलाइन हॉटेल आरएफपी (प्रस्ताव विनंती) वर आधारित आहेत, जसे की Conventionplanit.com आणि sabrehotelrfp.com त्यांच्या बैठकी आणि कॉन्फरन्स सेवेच्या क्षमतेचा प्रचार करण्यासाठी. त्यांनी स्वतःचे ऑनलाईन आरएफपी फॉर्म देखील विकसित केले आहेत.
तथापि, अनेक नियोजक तृतीय पक्ष शोध इंजिनांद्वारे त्यांचे हॉटेल आरएफपी पाठविण्यासाठी नाखूष आहेत. अनेक योजनाकर्ते हॉटेल आणि कॉन्फरन्स केंद्रे थेट आपल्या हॉटेल बिडसाठी विनंती सादर करण्यास पसंत करतात.
हॉटेल आरएफपीमध्ये कोणती माहिती समाविष्ट आहे?
कन्व्हेंशन इंडस्ट्रियल कौन्सिल कडून नियोजकांनी स्विकारलेल्या प्रचाराचे प्रचाराचे आयोजन केले आहे ज्यामुळे प्लॅनर्स आपल्या हॉटेल बिड्ससाठी इतर फॉर्म तयार करण्यास मदत करू शकतात.
हॉटेल RFP साठी मूलभूत घटकांनी खालील गोष्टींचा समावेश असावा:
- Requestor ची मूलभूत संपर्क माहिती (नाव, शीर्षक, संस्था, पत्ता, फोन, ईमेल इ.)
- इव्हेंटच्या तारखा (कमीत कमी दोन भिन्न पर्याय प्रदान करा)
- कक्ष ब्लॉक आवश्यक (तारखा आणि अतिथी खोल्यांची संख्या)
- बैठक कक्ष विनंत्या (तारखा, खोली आकार, संख्या)
- अन्न आणि पेय आवश्यकता
- प्रवेशयोग्यता आवश्यकता
- नौवहन आणि आवश्यकता प्राप्त करणे
- इतर संबंधित माहिती
आरएफपी साधने लाभ घेत
याव्यतिरिक्त, ग्लोबल बिझनेस ट्रैवल असोसिएशन (जीबीटीए) आपल्या सदस्यांना व्यापक हॉटेल आरएफपी उपकरण पुरवते जे इव्हेंट नियोजक विचार करू शकतात.
जीबीटीए हॉटेल आरएफपीचे तत्व पुढीलप्रमाणे आहेत:
- हॉटेल सुविधा आढावा माहिती
- आरएफपी विनंतीकर्ता अवलोकन माहिती
- अतिथी कक्ष करार तपशील
- हॉटेलच्या एकूण बैठक स्पेसचा आकार
- बैठक कक्षांची एकूण संख्या
- हॉटेलच्या सर्वात मोठ्या बॉलरूम किंवा बैठकीच्या खोलीचा आकार
- सर्वात मोठ्या बॉलरूम किंवा बैठक कक्षांसाठी कमाल आकार
- हॉटेलमध्ये कायम बोर्डरूम सेट आहे का?
- बोर्डरूममध्ये किती लोक सामावून घेतील?
- हॉटेलचे प्रदर्शन स्थान समर्पित आहे का?
- प्रदर्शन स्थानाचे आकार काय आहे?
- क्षेत्र कन्व्हेन्शन सेंटरमध्ये काय अंतर आहे?
- कन्व्हेन्शन सेंटरचे नाव काय आहे?
- अन्न आणि पेयाचे कर टक्केवारी काय आहे?
- मेजवानी सेवा शुल्क टक्के काय आहे?
- मेजवानी सेवा शुल्क आकारला आहे का?
- हॉटेल ऑफर इन-हाउस ऑडिओ व्हिज्युअल (ए / वी) सेवा आहे का?
- हॉटेलमध्ये ए / वी सेवांवर हॉटेलची सवलत मिळेल का?
- हॉटेल क्लायंटना ए / वी विक्रेत्यांच्या बाहेर आणू देतो का?
- किती वायरलेस रूममध्ये वायरलेस हाय स्पीड इंटरनेट आहे?
- मीटिंगमध्ये व्हिडियो कॉन्फरन्सिंगची व्यवस्था कशी असू शकते?
- स्वतःच्या ए / वी विक्रेत्यांसाठी शुल्क आहे का?
- हॉटेल पेमेंटसाठी कॉर्पोरेट बैठकिंग कार्ड स्वीकारते का?
- हॉटेल ऑफरिंग पॅकेज रेट आहे का?
याव्यतिरिक्त, हॉटेलच्या विक्रीस आपण होस्ट करीत असलेल्या इव्हेंटचा प्रकार सामायिक करणे उपयुक्त ठरेल. हे आपल्या बैठकीत असलेल्या उद्दीष्ट्यांबद्दल त्यांना अंतर्दृष्टी प्रदान करेल.
हॉटेलसोबत काम करण्याच्या चांगली बातमी ही आहे की समानतेने एकत्रितपणे एकत्रितपणे अनुभवण्याकरिता सर्वात जास्त अनुभवावे, आणि एक उत्तम विक्री किंवा कॅटरिंग मॅनेजर तुम्हाला कार्यक्रम योजनाकर्ते त्यांच्या उद्दिष्टांशी जुळण्यासाठी मदत करण्याच्या मार्गांबद्दल अधिक तपशील शेअर करण्यास सक्षम असतील.