आपण लेखा सॉफ्टवेअर विकत घेण्यापूर्वी विचार करण्याचे काम

लहान व्यवसाय लेखा सॉफ्टवेअरपासून आपल्या कंपनीला काय आवश्यक आहे?

महसुलात, खर्च, ग्राहकांची माहिती आणि इतर कोणत्याही आर्थिक डेटाचा मागोवा ठेवण्यासाठी कोणत्याही लहान व्यवसायासाठी लेखा सॉफ्टवेअर असणे आवश्यक आहे. हे बर्याच लेखा सॉफ्टवेअर प्रोग्रामसह येतात त्या वेळेनुसार अहवाल आणि बजेट विश्लेषण साधनांद्वारे निर्णय घेण्याचे एक चांगले साधन आहे व्यवसाय मालकांना मागे जाण्याचा आणि कंपनीच्या वित्तपुरवठाबद्दल संपूर्ण समजून घेण्याची संधी आहे. पण प्रोग्राम्स आणि सॉफ्टवेअर ब्रॅण्डच्या समुद्रात आपण आपल्या लहान व्यवसायासाठी योग्य लेखा सॉफ्टवेअर कसे निवडाल?

आपण लेखा सॉफ्टवेअर विकत घेण्यापूर्वी काय विचार करावा

लेखा सॉफ्टवेअर आपल्या लहान व्यवसायासाठी महत्वाचे असल्याने, कोणत्याही विशिष्ट प्रकारचे आर्थिक व्यवस्थापन किंवा लेखा सॉफ्टवेअर विकत घेण्यापूर्वी आपण काही संशोधन करता हे सुनिश्चित करणे महत्त्वाचे आहे. आपल्या कंपनीच्या गरजांकडे बारकाईने लक्ष ठेवून आपल्याला दररोजच्या गरजा पूर्ण करण्याची क्षमता मिळेल. खाली काही गोष्टी करण्याचे आणि आपण सॉफ्टवेअर सॉफ्टवेअर विकत घेण्याचे वचन देण्याआधी काही गोष्टी ठेवत आहात.

गरजांचे विश्लेषण करा

एखाद्या विशिष्ट लेखा कार्यक्रमावर निर्णय घेण्यापूर्वी, आपण वैशिष्ट्ये, कार्ये आणि अहवालांचे मूल्यांकन करण्यासाठी गरजेच्या विश्लेषणास चालना पाहिजे, ज्यासाठी आपल्याला प्रोग्रामची आवश्यकता असेल. आपल्या व्यवसायात कोणत्या अकाऊंटिंग व्यवहार महत्वाचे आहेत यावर विचार करण्यासाठी वेळ काढा म्हणजे आपण एखादा प्रोग्रॅम निवडू शकता जे ते कार्यक्षमतेने हाताळू शकेल. कोणतीही रिपोर्ट्स ज्या आपल्याला आवश्यक आहेत किंवा तृतीय-पक्ष अनुप्रयोगांसह आपण इच्छित असलेले संकलन व्युत्पन्न करण्याची आवश्यकता असेल.

या प्रक्रियेचा विश्लेषण करणे आवश्यक आहे ज्यासाठी आपण निवड प्रक्रिया सुरू करता.

लेखा सॉफ्टवेअर पुनरावलोकने वाचा

उत्पादन इतर ग्राहक आढावा वाचत आपण आपण खरेदी करत आहात काय एक चांगली कल्पना देईल. अॅमेझॉनसारख्या अनेक उपभोक्ता वेबसाइट्समध्ये असंख्य पुनरावलोकने आहेत ज्या उपयोगिता, अहवाल देणे, समर्थन, ऑपरेटिंग सिस्टम सुसंगतता आणि किंमत यांची चर्चा करतात.

आपली गरज काय आहे हे शोधा

बहुतेक लहान व्यवसाय लहान व्यवसाय लेखा सॉफ्टवेअर वापरू शकतात जसे कि QuickBooks थेट आउट-द-द-बॉक्स. बर्याच विक्रेत्यांनी वैशिष्ट्ये आणि टेम्पलेट्सचे अहवाल सेट केले जेणेकरून आपल्याला सहजपणे आवश्यक असलेली कोणतीही अहवाल तयार करता येईल. तथापि, आपल्याला असे आढळेल की उद्योगांसाठी विशिष्ट सॉफ्टवेअरची आवश्यकता आहे, जसे नॉनफाफिट अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर , बांधकाम लेखांकन सॉफ्टवेअर किंवा पॉइंट-ऑफ-लेव्हल अकाऊंटिंग सॉफ्टवेअर जे आपल्या उद्योगाच्या अनन्य अकाउंटिंग आणि रिपोर्टिंग गरजा पूर्ण करतात.

वापरण्यास सोपा विचार करा

आपण किंवा आपल्या कर्मचार्यांना आपण विकत घेतलेल्या लेखा सॉफ्टवेअरचा वापर करणे शिकणे आवश्यक आहे. हे असे की आपण वर्षभर कर्मचारी व्यवहाराचे काम कराल. म्हणून, आपण आपल्या गरजा पूर्ण न करणार्या लेखा सॉफ्टवेअर पॅकेजची निवड करण्याचा विचार केला पाहिजे परंतु सॉफ्टवेअरचा वापर कसा करायचा याबद्दल कर्मचार्यांना प्रशिक्षित करण्यासाठी वेळ आणि संसाधने प्रदान करणे सोपे आहे. व्यवसायात कार्यरत असताना कर्मचा-यांना मिळवण्याकरिता आणि चालू ठेवण्यासाठी आपल्याकडे काही संसाधने असल्यास, आपल्या सोप्या, वापरण्यास-सोप्या लेखा सॉफ्टवेअर प्रोग्राम जसे की, QuickBooks किंवा Peachtree आपल्या लहान व्यवसायासाठी जाण्याचा मार्ग असू शकतो. जरी बाजारात चांगले अकाऊंटिंग सॉफ्टवेअर प्रोग्राम्स असू शकतील, परंतु जर आपले कर्मचारी त्यांना योग्यरित्या कसे वापरायचे हे माहिती नसल्यास आपल्या लहान व्यवसायाद्वारे या प्रोग्रामचे लाभ दिसत नाहीत.

समर्थन विषयी विचार करा

आपण उत्पादनाचा वापर करण्यास मदत करू इच्छित आहात हे कोणत्या प्रकारचे समर्थन अवलंबून आहे हे ठरविण्याची आवश्यकता आहे. बहुतेक विक्रेते आपल्यासाठी उपलब्ध असलेल्या मदत पर्यायांचा एक संपूर्ण संच ऑफर करतात - ईमेल, फोन आणि ऑनलाइन समर्थन काही प्रोग्राम विक्रेते आपणास प्रोग्राम खरेदी करत असल्यास विनामूल्य समर्थन प्रदान करतील, तर बहुतेक ते तांत्रिक समर्थन योजना देतात ज्या आपण लेखा सॉफ्टवेअर प्रोग्रामच्या व्यतिरिक्त खरेदी करू शकता. आपण निवडलेल्या सॉफ्टवेअर विक्रेत्याकडून ग्राहक समर्थनासह इतर वापरकर्त्यांचा अनुभव घेण्याबाबत कोणतीही मंच वाचू शकता कारण ती सर्वच समान नाहीत. काही खाती सॉफ्टवेअर विक्रेते पुरेशी मदत प्रदान करतात, तर काही नाही.

स्केलेबिलिटी विचारात घ्या

आपल्या व्यवसायात अल्प-ते-माध्यम टर्मच्या वाढीसाठी किती वाढ अपेक्षित आहे? आपल्या व्यवसायाच्या वाढीबद्दल आपल्या अनुमानांची अंमलबजावणी केल्यानंतर, आपण हे पाहू इच्छित असाल की आपल्या लेखा सॉफ्टवेअर प्रोग्रामला किती प्रगती आवश्यक आहे हे या वाढीसाठी आहे.

लॅपटॉप आणि डेस्कटॉप किंवा मोबाईल डिव्हायसेसवर चालवण्यासाठी आपल्याला लेखा सॉफ्टवेअरची आवश्यकता आहे? एका नेटवर्कवर चालण्यास सक्षम असलेल्या लेखा सॉफ्टवेअरची आपल्याला आवश्यकता आहे? आपल्या अकाऊंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये अतिरिक्त वापरकर्ते जोडणे किती महाग आहे? आपण या प्रश्नांवर विचार करू इच्छित असाल आणि आपल्या लहान व्यवसायाद्वारे एखाद्या नेटवर्कवर चालविला जाईल तर आपण निवडलेल्या लेखा सॉफ्टवेअर आपल्या हार्डवेअरशी सुसंगत असल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी एका आयटी प्रोफेशनलशी संपर्क साधणे हे एक चांगली कल्पना आहे. एक आयटी व्यावसायिक हे हार्डवेअर / सॉफ्टवेअर स्पेसिफिकेशन्सला भेटत असल्याची खात्री करुन घेण्यास सक्षम असले पाहिजे तसेच अन्य नेटवर्किंग सूचनादेखील करा ज्यामुळे आपल्या व्यवसायाच्या ऑपरेशन्समध्ये सुधारणा होईल.

आपल्याला दस्तऐवज व्यवस्थापन आवश्यक आहे?

काही छोट्या व्यवसायांना पेपर-रहित वातावरणामध्ये काम करायचे आहे, तर इतरांना जुन्या व जुन्या जुन्या गोष्टी सहज मिळाल्या आहेत. आपण निवडलेल्या प्रक्रियेस, आपण आपल्या गरजा पूर्ण करण्यासाठी हे सॉफ्टवेअर तयार केले आहे याची खात्री केली पाहिजे. उदाहरणार्थ, आपण कागदरहित कार्यालय इच्छित असल्यास, नंतर आपण आपल्या लेखा सॉफ्टवेअर दस्तऐवज व्यवस्थापन वैशिष्ट्ये तपासण्यासाठी आवश्यक. वैकल्पिकरित्या, आपण तृतीय पक्ष दस्तऐवज व्यवस्थापन साधन खरेदी करू शकता आणि आपण आपल्या व्यवसायाच्या कार्यप्रवाह प्रक्रियेस सुरळित करण्यास मदत करण्यासाठी आपल्या कागदजत्र व्यवस्थापन प्रणालीसह संकलित लेखा सॉफ्टवेअर प्रोग्रामिंग आहेत हे पाहू शकता.

आपण वर्कफ्लो मॅनेजमेंट वापरु शकता

जर आपण पेपरलेस ऑफिसच्या वातावरणामध्ये काम करण्याचे निवडले तर, आपल्याला एखाद्या लेखा सॉफ्टवेअर प्रोग्रामची निवड करणे आवश्यक आहे जे अंगभूत वर्कफ्लो प्रक्रियांमध्ये आहे किंवा आपल्या व्यवसाय प्रक्रिया पूर्ण करण्यासाठी आपण त्यांना तयार करू शकता. पुनरावलोकनासाठी आणि मंजूरीसाठी आपल्याकडे आपल्या कार्यालयाभोवती फिरत असलेली शारीरिक स्वरूपाची कागद कॉपी नसल्याने, आपण सोपे आणि जटिल कार्ये जसे की टाइम शीट, विक्रेता किंवा मंजूरी तपासासाठी मंजुरी प्रक्रिया डिझाइन करण्याची क्षमता असणे आवश्यक आहे.

डेटा सुरक्षा आवश्यकता विचारात घ्या

लेखांकन डेटा सुरक्षा नेहमीच महत्वाची असते कारण आपण आपली वैयक्तिक माहिती, आपल्या कर्मचाची वैयक्तिक माहिती आणि आपल्या ग्राहकांची माहिती सुरक्षित ठेवू इच्छित आहात. तथापि, आपण उद्योगांमध्ये कार्य करू शकता, जसे की हेल्थकेअर, जिथे आपल्याकडे अतिरिक्त पालन आवश्यकता आहे जसे की HIPPA या उल्लंघनांसाठी दंड काही प्रकरणांमध्ये $ 500,000 जितके पोहोचे तितके आपले व्यवसाय अपंग करू शकतात. कोणत्या प्रकारची सुरक्षा आवश्यक आहे, आपण हे सुनिश्चित करू इच्छितो की हे डिझाइन आपल्या अकाऊंटिंग सॉफ्टवेअर प्रोग्राममध्ये तयार केले गेले आहेत किंवा आपण या गरजा पूर्ण करण्यासाठी आयटी योजनेत आवश्यक सुरक्षितता वैशिष्ट्ये स्थापित करू शकता.