तथापि, इव्हेंट नियोजन महत्वपूर्ण असताना आपण इव्हेंट सहजतेने चालवू इच्छित असल्यास, आपण आपल्या सर्व प्रयत्नांमधून परिणाम देखील प्राप्त करू शकता.
म्हणूनच आपल्या संस्थेने "होस्ट कमिटी" ची नियुक्ती केली पाहिजे.
एक होस्ट कमिटी म्हणजे काय?
"होस्ट कमिटी" पारंपारिक योजना नियोजन समितीपेक्षा वेगळे आहे. जे लोक सक्रीयपणे नियोजन, शेड्यूलिंग किंवा दिवसाची किंवा संध्याकाळच्या घटनांसाठी सेट करतात त्याऐवजी, होस्ट कमिटी ही अशी एक संघ आहे जी कार्यक्रम हिट आहे हे सुनिश्चित करण्यासाठी त्याचे नेटवर्क वापरते. काही होस्ट कमिटी सदस्य खालील गोष्टी निवडू शकतात:
- तिकीट खरेदी करण्यासाठी त्यांचे मित्र, कुटुंब किंवा सहकार्यांना प्रोत्साहित करा
- स्थानिक व्यवसायांमधून लिलाव झालेल्या वस्तू गोळा करा
- दरवाजा बक्षिस किंवा इव्हेंट खानपानसाठी विक्रेता कनेक्शन बनवा
नक्कीच, यजमान समिती आपल्या धर्मादाय घटनांमध्ये कधीही आधीपेक्षा अधिक चांगली करू शकतात अगणित मार्ग आहेत. एखाद्या मेजवानी समितीचे प्रत्यक्ष यजमान म्हणून विचार करा; सर्वोत्तम अतिथींना आमंत्रित करणार्या व्यक्तीस, जे कोणाला अन्न किंवा सजावट मागितले आहे आणि आपल्याला त्या लोकांचा संपूर्ण योगायोग करून लोकांशी जोडता येईल.
कारण होस्ट कमिटी एखाद्या कार्यक्रमात प्राप्त झालेले निधी वाढवू शकते किंवा अधिक लक्ष केंद्रित करू शकते, योग्य व्यक्ती शोधणे आणि ती भरणे महत्त्वाचे आहे.
आपल्या होस्ट कमिटीसाठी कोणाची निवड करावी
यथार्थपणे उपयुक्त होस्ट कमेटीमध्ये पेड मार्केटर्स किंवा इव्हेंट प्लॅनर्स समाविष्ट नाहीत. त्याऐवजी, त्यांना आपल्या विद्यमान संघ, दाताधारक किंवा स्वयंसेवकांशी जोडलेले कनेक्शन आणि पोहोचण्याची इच्छा असलेल्यांची अत्यंत व्यस्त सदस्य असणे आवश्यक आहे.
आपले होस्ट कमिटी केवळ काही लोकांपासून ते डझनपर्यंत असू शकते.
आपल्या समितीवरील अधिक लोक, आपल्या इव्हेंटच्या यशस्वीतेवर एकत्रितपणे ते अधिक प्रभाव टाकू शकतात.
आपण यजमान समिती सदस्य जवळजवळ कोठेही शोधू शकता, यासह:
- आपल्या संस्थेमधील एक बोर्ड सदस्य किंवा अध्यक्ष
- समाजामध्ये अत्यंत व्यस्त असलेले स्वयंसेवक
- स्थानिक व्यवसायाशी संबंधित असलेल्या दात्याला
- एक दाता किंवा बोर्ड सदस्य जो आपल्या आदर्श दात्यांच्या डेमोग्राफिकमध्ये विस्तृत संपर्क साधतो
- विक्रेते किंवा स्थळ मालकांना ओळखणारे स्वयंसेवक
- स्थानिक किंवा राष्ट्रीय ख्यातनाम व्यक्ती ज्या आपल्या कारणासाठी वारंवार समर्थन करतात
एकदा आपण एखाद्या व्यक्तीस भेट दिली की आपण आपल्या होस्ट कमिटीमध्ये सामील होऊ इच्छित असाल; ते त्यांना भरती करण्याची वेळ आहे.
होस्ट कमिटीची भरती कशी करावी?
उत्कृष्ट होस्ट कमिटी सदस्यांना तयार करणार्या व्यक्तींची शोध घ्या आणि त्यांना कनेक्ट करा. तथापि, एखाद्याला एखाद्या होस्ट कमिटीवर बसण्यास सांगा नका. समितीच्या सदस्यांची भरती करण्याचा एक चांगला मार्ग म्हणजे औपचारिक निमंत्रण.
यजमान समिती निमंत्रण मध्ये, हे समाविष्ट करणे महत्त्वाचे आहे:
- इव्हेंट आणि आपली संस्था (तारीख आणि स्थान) बद्दलची संपूर्ण माहिती
- इव्हेंटच्या उद्देशाबद्दल माहिती (एका विशिष्ट कारणासाठी निधी उभारणी)
- होस्ट कमिटीचे सदस्य योगदान कसे करू शकतात याचे उदाहरण
- प्रतिसाद देण्यासाठी किंवा आपल्या कार्यसंघाशी कनेक्ट करण्याची तारीख
- एक "प्रगत" आपण त्यांना आमंत्रित करण्यासाठी आपण उत्सुक आहात हे कळविल्याबद्दल धन्यवाद
- आपले नाव / संपर्क व्यक्ती आणि संपर्क माहिती
संभाव्य सदस्यांना त्यांचे सहभाग ओळखीचे आणि कौतुक केले जाईल याची जाणीव करून घ्या आणि ते सामील होण्याने महत्त्वपूर्ण परिणाम करू शकतात.
आपण आपल्या यजमान समिती निमंत्रण पत्र अप मसुदा कसे आश्चर्य आहेत तर, फेलो फायदे साइटवर भरपूर उदाहरणे आहेत. आपण वापरण्यास सोपा टेम्पलेट शोधत असल्यास, खालील टेम्पलेट कॉपी आणि पेस्ट करा आणि प्रत्येक कंस मध्ये आपली माहिती घाला.
[दिनांक]
प्रिय [नाव घाला]:
मी [आपल्या संस्थेचे नाव] [insert city] मध्ये [महिन्याचे] नियोजन करत असलेल्या एका रोमांचक इव्हेंटबद्दल आपल्याला सांगण्यासाठी लिहित आहे
[महिन्याचे वर्ष (जर वर्तमान पेक्षा वेगळे असेल तर) [संघटना] [कारणेचे नाव] [शहर] ला [कारण / सामाजिक समस्या / समस्या आपल्या संस्थेचे पत्ते] बद्दल जागरूकता आणण्यासाठी आणि [ कार्यक्रम / उपक्रम / प्रयत्न]
[इव्हेंट / ध्येय / थीमबद्दल उपयुक्त माहिती जोडा]
इव्हेंट [शहर] मध्ये [तारीख आणि वेळ] [इव्हेंट स्थानावर (जर असेल तर) येथे होणार *]
[प्रथम नाव], आम्ही या कार्यक्रमाची मदत करण्यासाठी आपल्यास मदत करेल- आणि इतरांना हे आवडेल - एक यश. आपण या कार्यक्रमाचा एक भाग होऊ इच्छित असाल तर भविष्यातील कार्यक्रमांप्रमाणे, आपण आमच्या होस्ट कमिटीचा एक भाग होण्यासाठी आपण हे औपचारिक निमंत्रण स्वीकारत असाल तर आपण सर्वाधिक आभारी आहोत.
त्यात सामील होण्याचे काही सोपा मार्ग आहेत:
- आमच्या होस्ट कमिटीचे सदस्य म्हणून आपले नाव किंवा आपल्या संस्थेचे नाव सामायिक करा
- आमच्या कार्यक्रमासाठी (टेबल / तिकीट) खरेदी करण्यासाठी आपल्या सहकर्मींना, मित्रांना आणि शेजाऱ्यांना आमंत्रित करा
- कार्यक्रमासाठी आमच्यासह सामील व्हा
- [व्यक्तीच्या स्थायी, कनेक्शनवर आधारित विशिष्ट विनंती घाला.]
आपण आपल्या स्वतःच्या टेबलवर होस्टिंग आणि मित्र आणि सहकार्यांना मजा एक संध्याकाळी आमंत्रित करण्याचा विचार केला तर आपल्याला ते आवडेल. आपल्या उदार समर्थनामुळे [कारण] शब्द प्रसारित करण्यात आणि खरोखर प्रभाव पाडण्यात आम्हाला मदत करेल.
[ऑर्गनायझेशनचा एक सदस्य] आमच्या होस्ट कमिटीच्या तपशीलांवर चर्चा करण्यासाठी आणि आपल्या सहभागाबद्दल चर्चा करण्यासाठी [टाइमफ्रेममध्ये] आपल्याशी संपर्क साधेल, जर आपल्याला स्वारस्य असेल तर.
आपल्यासह [इव्हेंट नेम] आणि भविष्यातील प्रसंग यशस्वी होण्यासाठी आम्ही आपल्याबरोबर काम करण्यास उत्सुक आहोत! आपल्या उदार विचार आणि समर्थनाबद्दल धन्यवाद.
प्रामाणिकपणे,
[तुमचे नाव]
[संस्थेचे स्थान]
[संस्थेचे नाव]
[संपर्क क्रमांक]
आपण आपल्या होस्ट कमिटीची भरती केल्यानंतर
एकदा आपण आपल्या निवडलेल्या समिती सदस्यांना आमंत्रित केले की आपल्याला काही स्वीकृती पत्रे किंवा कॉल प्राप्त होतील. तथापि, आपण इव्हेंटचे तपशील मिळविण्यापूर्वी किंवा आपण त्यांना काय करू इच्छिता, समितीसह थोडी बैठक आयोजित करा. त्यांच्याकडून काहीही मागितल्याशिवाय, त्यांना द्या:
- एकमेकांशी परिचित व्हा
- ते आपल्या संस्थेत कसे सहभागी होतात ते विचारात घ्या
- आपल्या कारण / कार्याबद्दल सामग्री किंवा सादरीकरणाचे पुनरावलोकन करा
- ते कशा प्रकारे योगदान करू इच्छित आहेत याबद्दल बौद्धिक कल्पना
तेथून, आपण त्यांना आपल्या निधी उभारणीचे उद्दिष्टे सांगू शकता आणि आपण त्यांना एकत्रित कार्य कसे पाहू इच्छिता (संपर्क आमंत्रित करणे किंवा लिलाव आयटमसाठी पोहोचणे) त्यांना आवडेल. जर आपल्याकडे मोठा समूह असेल तर ते "उप-समित्या" मध्ये देखील विभाजित होऊ शकतात
अर्थात, आपल्या कार्यक्रमाचे नियोजन आणि अंमलात आणणे हे केवळ होस्ट कमिटीचे काम नाही. यजमान कमेटीने आपल्या स्वयंसेवकांना किंवा इव्हेंट नियोजन समितीने तिकिटे विकण्यासाठी काम केले पाहिजे, सुनिश्चित करा की नवीन कार्यक्रमांचे प्रायोजकत्व , लिलाव बाबी भरपूर आहेत आणि रात्र उपस्थित राहणार्यांसाठी हिट असेल.
आपल्या होस्ट कमिटीच्या प्रयत्नांना ओळखून
इव्हेंट संपल्यानंतर, आपल्या होस्ट कमिटी सदस्यांना आपण धन्यवाद देणारे काही प्रथम लोक, कार्यक्रमात आणि लिखित दिवसा नंतरचे आभार व्यक्त करावे . जितकी जास्त आपण आपल्या होस्ट कमिटीला व्यस्त ठेवता तितके अधिक ते भविष्यामध्ये यजमान व्हायला तयार होतील.
आपल्या पुढील इव्हेंटचे होस्ट करण्यात आपल्याला मदत करणारी आपल्या संस्थेतील किंवा समुदायातील लोक शोधा आपण वाढवलेल्या पैशात आणि आपण कोणत्या गोष्टींचा पाठिंबा देऊ शकता त्या प्रोग्राममध्ये ते फार मोठा फरक करु शकतात.