इव्हेंट नियोजन माहिती प्रवाह व्यवस्थापित करण्यासाठी टिपा

एकाच पृष्ठावर अनेक गट ठेवणे ज्यापैकी एक मोठे आव्हान कार्यक्रम नियोजक रोजच्या रोजच्या आधारावर येतात. एखाद्या इव्हेंटसह सहभागी होणारे प्रत्येकजण हे यशस्वी व्हायचे असेल तर, संप्रेषणाकरिता निर्धारित पथशिवाय, तपशीलांमधून खाली येण्याची तपशील नेहमीच उपलब्ध असेल. अगदी सुरवातीपासून माहिती फ्लोचार्टची स्थापना करून ओव्हरटाईट टाळता येऊ शकते. सर्व बाजूंना एकाच दिशेने कार्यरत ठेवण्यासाठी खालील मार्गदर्शक तत्त्वांचे पालन करा.

मुख्य व्हा

बहुतेक कार्यक्रम विविध विभागांमधील एक संयुक्त प्रयत्न आहेत, परंतु दिवसाच्या अखेरीस संपूर्ण उत्पादनाची देखरेख करण्यासाठी एक नेता असावा. संघातील प्रत्येक व्यक्तीने त्यांच्या विशेषतेवर लक्ष केंद्रित केले पाहिजे आणि त्यांच्या मर्यादेचे महत्त्व समजले पाहिजे. स्वतःला प्रकल्पाच्या सुरुवातीपासूनच मुख्य नियोजक म्हणून ओळखा. आपल्या सहकर्मींना माहितीचा प्रवाह महत्त्व समजावून सांगा आणि प्रोटोकॉल दुर्लक्षित तेव्हा काय होते हे स्पष्ट करा. समस्या निर्माण करण्यासाठी कुणीही जबाबदार नाही, त्यामुळं एका दिवशी अंतर्गत संभाषणासाठीचे नियम स्पष्ट करा.

समित्या व्यवस्थापित करा

येथे उद्दीष्ट कार्यकर्ते जोडणे आहे ज्यांचे जबाबदार्या काही प्रकारे छेदत आहेत. उदाहरणार्थ, सर्व ग्राफिक्स आणि लोगो योग्यरित्या प्रदर्शित केले आहेत याची खात्री करण्यासाठी विपणन विभाग ऑडिओ व्हिज्युअल कार्यसंघाच्या समान समितीवर असावा. स्वाभाविकरित्या कार्य करणार्या संघ तयार करणे अनावश्यक ईमेल्स दूर करेल जे घोटाळ्यात गमावलेले असतात.

अलीकडील घडामोडींचे अहवाल देण्यासाठी प्रत्येक समितीने एक संपर्क निवडा.

मुदती

आधीच मुदतीपूर्वी पोस्टिंग केल्याने प्रत्येकासाठी तणाव पातळी कमी होईल. आपण एक फ्लोचार्ट तयार करून आपल्या मुदतींच्या मूल्याला अधिक बल देऊ शकता जे प्रत्येक समितीचे कार्य एकत्रित करण्यासाठी प्रत्येक समितीचे कार्य कसे वापरले जाईल हे स्पष्ट करते.

इतर विभाग त्यांचे प्रतिसाद प्रतीक्षेत आहे तेव्हा माहिती कर्मचारी सामान्यतः उत्तम प्रतिसाद देतात. ही माहिती शेअर करणे प्रक्रिया पारदर्शी ठेवते आणि नकारात्मक कृती न घेता जबाबदारीवर जोर देते.

कार्यावर अधोरेखित ठेवा

आपण आपल्या कार्यकारी नेत्यांना कल्पना सादर करण्यासाठी तयार होईपर्यंत आपण करू शकता सर्वात मोठा चुका एक देखावा मागे काम करणे आहे. क्वचितच, तर कधी, आपण त्यांच्या कार्यालयात चालत जाईल आणि आपल्या कार्यक्रमाच्या काही पैलू बदलण्यासाठी न करता सोडू नियोजन प्रक्रियेदरम्यान नियमित अंतराळरावर त्यांच्याशी नियमितपणे भेट देऊन या निराशास स्वतःला वाचवा. अखेरीस परत चक्राकार विरोध म्हणून आपल्या प्रकल्पाच्या मध्यभागी बदल करणे खूप सोपे आहे.

आपल्या विक्रेत्याशी संपर्क साधा

असे होऊ शकणारे आणखी एक उशिर निष्पाप चूक विक्रेत्यांसह द्वितीयक संप्रेषण आहे. हे घडते जेव्हा एक सहकारी एक विक्रेत्याशी थेट संपर्क साधण्यासाठी पुढाकार घेतो जे आपल्याला माहित नसलेले नियोजन तपशील. या बाजूला संभाषणाचा परिणाम इव्हेंट कसा एकत्र येतो त्यावर मोठा प्रभाव पडू शकतो. हे टाळण्याचा एकमेव मार्ग म्हणजे आपल्या विक्रेत्यास इतर कर्मचा-यांना ऑर्डर करण्यास प्रतिबंध करणे. आपण कदाचित पहिल्यांदा कठोर वाटू शकेल, परंतु आपण सर्व माहिती आपल्या मार्फत वाहून जाणे सहज सोडाल.

प्रखर अद्यतन

एखाद्या इव्हेंटसाठी मुख्य नियोजक असल्याने आपल्याला प्राप्त होणारी तितकी माहिती सामायिक करण्याची आवश्यकता आहे. कार्यक्रमाचे तपशील रेखाटणारी मुख्य नियोजन कागदपत्र ठेवा आणि आपल्या सर्व समिती सदस्यांकरिता साप्ताहिक अद्यतने पाठवा. आपल्या संप्रेषणे थोडक्यात आणि बिंदूकडे ठेवा आपण आपल्या साप्ताहिक ईमेल अद्यतनांमध्ये प्रत्येकास नोट्स वाचू इच्छिता, परंतु आपण निरर्थक फेरबदल केल्यास, आपण त्यांची सवय योग्यता गमावणार नाही

आपल्या इव्हेंटच्या माहितीचा प्रवाह व्यवस्थापित करण्यासाठी अंतराच्या दळणवळणाच्या संप्रेषणासारख्याच प्रक्रियेची आवश्यकता आहे. प्रत्येकजण त्याच्या जबाबदाऱ्याची जाणीव ठेवा आणि सहभागी सर्व पक्षांसह महत्वपूर्ण अद्यतने सामायिक करा. महत्त्वपूर्ण फरक म्हणजे आपण प्रकल्पाचे मुख्य कार्यकारी अधिकारी आहात. प्रत्येक विभागातील गरजा पूर्ण करणार्या एका सामायिक दृष्टीकोनमध्ये येणाऱ्या सर्व तपशीलांचे व्यवस्थापन करणे आणि त्यांची भाषांतर करणे ही आपली भूमिका आहे.

यशाची पायाभरणी म्हणजे सर्व माहिती एकाच दिशेने वाहते.