मूलभूत कार्यालयांच्या कार्यपद्धती व्यतिरिक्त, प्रशासकीय सहाय्यक आणि कार्यकारी सचिव अहवाल तयार करणे किंवा तयार करणे, बैठका आयोजित करणे आणि शेड्युलिंग करणे, त्यांच्या महत्त्वांचे निर्धारण करण्यासाठी येणारे संदेशांचे पुनरावलोकन करणे, बोर्ड बैठकांसाठी एजेंडा तयार करणे, प्रवासाची व्यवस्था करणे, बैठकांचे संकलन करणे, आयोजित करणे संशोधन, पत्रव्यवहार तयार करणे, आणि ज्युनियर लेव्हल ऑफिस स्टाफचे पर्यवेक्षण व प्रशिक्षण करणे.
या भूमिकांना अनुभवाच्या विविध स्तरांची गरज भासू शकते आणि त्यापैकी कोणत्याही एकसारखे कार्य शीर्षक असू शकतात:
- प्रवेश स्तर प्रशासकीय सहाय्यक
- प्रशासकीय सहायक
- वरिष्ठ प्रशासकीय सहाय्यक
- कार्यकारी सचिव
- वरिष्ठ कार्यकारी सचिव
- कार्यालय व्यवस्थापक
- वरिष्ठ ऑफिस मॅनेजर
टीपः कायदेविषयक आणि वैद्यकीय सहाय्यक पदे अगदी भिन्न आहेत आणि ज्या व्यवसायामध्ये ते काम करतात त्या विशिष्ट प्रशिक्षणांची आवश्यकता असते.
प्रशासकीय सहाय्यक आणि कार्यकारी सचिवांमध्ये मतभेद
कार्यकारी सचिवांच्या आणि प्रशासकीय सहाय्यकांच्या भूमिकेवर पुष्कळ ओव्हरलॅप आहेत आणि त्या संघटनेच्या भूमिकेतील फरक बदलू शकतात. काही प्रकरणांमध्ये, कार्यकारी सचिव व्यवस्थापक किंवा कार्यकारी अधिकार्यांसाठी अधिक प्रशासकीय कर्तव्ये यावर लक्ष केंद्रीत करतो, जसे की शेड्युलिंगची बैठक, प्रवास नियोजन, लिखित संभाषण हाताळणे आणि अगदी बुकींग. एक प्रशासकीय सहाय्यक अधिक व्यवसाय ऑपरेशन कार्यांवर लक्ष केंद्रित करू शकतो आणि काही क्षमतेमध्ये नेतृत्वाची भूमिका अधिक घेऊ शकतो, बैठका किंवा कॉन्फरन्ससाठी एजेंडा बनवू शकतो, अर्थसंकल्पीय व्यवस्थापनाचा आणि विक्रेत्याच्या बिलिंगची हाताळणी करु शकतो.
प्रशासकीय सहाय्यकांना काही प्रकरणांमध्ये अधिक विशिष्ट शिक्षण असणे आवश्यक असू शकते, जेथे व्यवसायातील ऑपरेशन्सचे व्यवस्थापन महत्वपूर्ण आहे.
कोअर जॉब स्किल्स
दोन्ही कार्यकारी सचिवांची आणि प्रशासकीय सहाय्यकांना नोकरीच्या क्षमतेचा मुख्य संच असतो जो कोणत्याही भूमिकासाठी आवश्यक आहे. यामध्ये अपवादात्मक संगठनात्मक कौशल्य, उत्तम लिखित आणि तोंडी संभाषण करण्याची क्षमता, तसेच तपशील आणि व्यावसायिकता यावर मजबूत लक्ष आहे.
त्यांना मायक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल आणि पॉवरपॉईंट सारख्या सॉफ्टवेअर्ससह कार्यालयीन ऑटोमेशन टूल्ससह तांत्रिक प्राविण्य असणे आवश्यक आहे तसेच क्विकबॅक सारख्या बहीखात्याच्या साधनांसह असणे आवश्यक आहे.
एक लहान कार्यालयात प्रशासकीय सहाय्यक किंवा कार्यकारी सचिव
एका छोट्या कार्यालयात, प्रशासकीय सहाय्यक किंवा कार्यकारी सचिवांची जबाबदारी सामान्यत: विविध कार्यालयीन कर्मचा-यांद्वारा चालविली जाते. काही काम प्रत्यक्षात कंपनीच्या अधिकाऱ्यांकडून केले जाऊ शकतात, आणि प्रशासकीय सहाय्यक किंवा कार्यकारी सचिव भूमिकांमध्ये लहान संस्थांमध्ये आवश्यक असलेल्या विविध प्रकारच्या जबाबदार्या अंतर्भूत होतात.
एक माध्यमिक कार्यालयात प्रशासकीय सहाय्यक किंवा कार्यकारी सचिव
एखाद्या कंपनीचा आकार वाढतो त्याप्रमाणे, एखाद्या व्यक्तीची गरज ज्या व्यवस्थित केली जाते आणि विविध प्रकारचे काम वाढवू शकते. विशेषत: कार्यान्वीत करणाऱ्या संचालकांसाठी हे सत्य आहे जे आयोजित करण्यात आलेल्या व्यवसायासाठी उच्च पातळीच्या गोपनीयतेची आणि अखंडतेची आवश्यकता असलेल्या कंपन्या चालवतात.
एक मोठी कार्यालयात प्रशासकीय सहाय्यक किंवा कार्यकारी सचिव
एका मोठ्या कार्यालयासाठी अनेक प्रशासकीय सहाय्यक आणि / किंवा कार्यकारी सचिवांना सामाईक आहे. या कंपनीचा आकार येथे, सहसा कार्यालयीन व्यवस्थापक असणे आवश्यक असते जे कंपनीच्या अधिकाऱ्यांना सेवा प्रदान करते.
काही प्रकरणांमध्ये, एक प्रशासकीय सहाय्यक बैठकीची व्यवस्था, शेड्युलिंग आणि इतर महत्त्वाच्या संस्थात्मक कार्यांसह मदत करण्यासाठी लांब व्यवसाय ट्रिपच्या कार्यकारी अधिकारी सोबत असेल.