बर्याच व्यवसायांसाठी, काही चूक झाल्याशिवाय देय खात्याला भरपूर लक्ष मिळत नाही. तथापि, चांगले देणा-या खाते देय खात्यातून मिळवले जाणे बरेच काही आहे. याउलट, अशी अनेक समस्या आहेत ज्या केवळ त्याबरोबरच त्रास देऊ शकतात. या विभागाचा बर्याचदा व्यवसाय रोख प्रवाहावर प्रचंड प्रभाव असतो आणि पुरवठादारांसह देयक करारांचा लाभ घेण्यापासून ते गमावले जाऊ शकतात किंवा गमावले जाऊ शकतात अशा संधी उपलब्ध आहेत.
एक चांगली धावती देय विभाग हा व्हायटल डिस्काउंट आणि आरंभीच्या पेमेंट डिस्काउंटचा लाभ घेण्यास तसेच इतर खर्चासाठी आणि गुंतवणूकीसाठी सर्वात जास्त रोख रक्कम उपलब्ध करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग ठरविण्यास सक्षम आहे. या विभागाने खात्री करून घेण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे की, पुरवठादार करार आणि करारानुसार त्यांच्या जबाबदार्या पूर्ण करत आहेत , त्यामुळे व्हॉल्यूम किंवा दर्जाचे निकष पूर्ण होत नाहीत, तर समस्या सोडवता येतील आणि योग्य सुधारात्मक कारवाई केली जाईल.
सामान्य खाते देय समस्या
जरी खर्च वाढविण्यासाठी आणि रोख रक्कम काढण्यासाठी अनेक संधी उपलब्ध आहेत, तरीही या लक्ष्यांना प्राप्त करण्याचा प्रयत्न करताना व्यवसायावर अनेक अडथळे आहेत. कॅननच्या 2014 लेखापायायोग्य ऑप्टिमायझेशनच्या अभ्यासानुसार पेपर प्रोसेसिंग अनेक संस्थांसाठी समस्यांचे सर्वात मोठे स्त्रोत होते, ज्यात कागदाचा चालना ही सर्वात मोठी समस्या आहे.
चिंतेचे इतर प्रमुख स्रोत होते:
- देयक वेळेवर केले असल्याचे सुनिश्चित करणे
- चलन मान्यता प्रक्रिया प्रवाहित करणे
- पुरवठादारांसह सर्वोत्तम देयक अटी प्राप्त करणे आणि हे सुनिश्चित करणे की दोन्ही बाजूंच्या जबाबदार्या पूर्ण केल्या आहेत
- अनेक प्रकारच्या पुरवठादार लेखा व चलन प्रणालींचे व्यवहार करणे
- डेटा आणि व्यवहारांची सुरक्षितता रेकॉर्ड करणे आणि तिचे परीक्षण करणे
पेपर चलनावरील रिलायन्समुळे सूचीबद्ध केलेली अनेक समस्या अधिक वाईट केली किंवा तयार केली गेली आहे. बर्याच संघटनांमध्ये गमावलेला पेपरवर्क हा एक वारंवार समस्या आहे, ज्यामुळे उशीरा किंवा चुकविलेले पैसे मिळतात. याव्यतिरिक्त, अनेक व्यवसाय त्यांच्या कागदाच्या अंकीकरण करण्यात रस घेतात तेव्हा बहुतेक पुरवठादार कागदी चलन पाठवत आहेत किंवा फॅक्सद्वारे त्यांना पाठवत आहेत.
बहुतेक लहान व्यवसाय त्यांच्या स्वत: च्या अकाऊंट्स देय कागदपत्र हाताळतात, आणि यापैकी बरेच काही स्वहस्ते केले जाते. काही पुरवठादारांनी इलेक्ट्रॉनिक बिलींगवर स्विच केले असल्याने बहुतांश संस्था मानवी हस्तक्षेपामध्ये मोठ्या प्रमाणात खर्च करत आहेत आणि डेटाचे डिजिटल प्रती तयार करत आहेत.
कागदाच्या कागदपत्रांचा वापर करुन बीजकची मान्यता प्रक्रिया मंद होत आहे कारण पुनरावलोकनासाठी योग्य व्यवस्थापनातील सदस्यांना प्रतिलिपी करणे आवश्यक आहे. जेव्हा कागदोपत्री सहजपणे उपलब्ध होऊ शकत नाही किंवा डिजिटल स्वरूपात उपलब्ध होत नाही, तेव्हा डेटाचे विश्लेषण करणे आणि सर्वोत्तम देयक करारनामे मिळत असल्याचे सुनिश्चित करणे आणि त्या जबाबदा-यांची पूर्तता करणे हे आव्हान आहे. जेव्हा व्यवसायाची गरज असते तेव्हा पैसे देण्यास सक्षम नसल्यास वेळ आणि लवकर देयक सवलती करार सहज गमावता येतात, त्यामुळे कागदीव काम संबंधित अडचणी महाग असू शकतात.
सुधारणा आणि ऑप्टिमायझेशन
देय असलेले खाती चालवण्यायोग्य विभागांशी संबंधित अनेक मुद्दे एकाच मूळ कारणांमुळे अडकतात, त्याचबरोबर काही समायोजन देखील होतात ज्यामुळे संघटना एकाच वेळी अनेक चिंतेची काळजी घेईल. व्यवसायातील त्यांचे खाते देय देण्यायोग्य विभागाची प्रक्रिया करणे हे तीन सर्वात प्रभावी मार्ग आहेत:
- कागदाच्या डिजिटायटीसाठी ऑब्जेक्ट कॅरेक्टर मान्यता वापरा
- ऑनलाइन पोर्टल्सचा लाभ घ्या जे पुरवठादारांकरिता प्रवेशयोग्य आहेत
- व्यवस्थापन वर्कफ्लो तयार करा
ओसीआर
कागदाच्या डिजिटल प्रती तयार करण्यासाठी बर्याच कंपन्या नियमितपणे स्कॅनरचा लाभ घेतात, तर सामान्यतः फक्त एका संगणकावरील एक फोटोची प्रतिमा तयार करणे आवश्यक असते. याचाच अर्थ असा की डेटामध्ये स्वतःच डेटाबेसममध्ये प्रवेश करणे आवश्यक आहे, जेणेकरून नोंदी हरवल्यामुळे समस्या कमी होत असेल, तरीही ती वेळ-घेणारा आहे
ऑब्जेक्ट कॅरेक्टर रेकग्निशन, किंवा ओसीआरमध्ये एक दस्तऐवज स्कॅन करणे आणि त्यातून डेटा पुनर्प्राप्त करणे समाविष्ट आहे. हा डेटा आपोआप डाटाबेस किंवा स्प्रेडशीट मध्ये जोडला जाऊ शकतो. ओसीआर प्रक्रिया मॅन्युअल डेटा एंट्री त्रुटींच्या समस्या कमी करण्यास मदत करते आणि लगेच कागदपत्र मिळवल्याबद्दल माहिती दिली जाते. ओसीआर एका कर्मचार्यासाठी एक प्रतिमा फाइल तयार करण्यासाठी दस्तऐवज स्कॅनिंग म्हणून स्कॅन करते, आणि सामान्यत: कोणत्याही अतिरिक्त चरणांची आवश्यकता नसते. प्रति ग्रॅटनर, अशा संघटना आहेत ज्या त्यांच्या कर्मचार्यांची 80 टक्के किंवा त्यापेक्षा जास्त रक्कम थेट थेट सामील होण्याशिवाय पोस्ट करू शकतात.
पुरवठादार पोर्टल
मध्यवर्ती प्रणालीमध्ये चलन आणि डेटा प्रविष्ट करण्यासाठी प्रक्रिया सुरू करणे व्यवसायांना ऑनलाइन पोर्टलचा लाभ घेण्यास सक्षम बनवू शकते जे व्यवसायाचे आणि त्यांचे पुरवठादार ऑर्डरचा मागोवा घेण्यास, चलनांचे निरीक्षण करून आणि प्रदाने केव्हा केले जातात ते पाहण्याची परवानगी देते. ही माहिती एका संस्थेतील बर्याच व्यक्तींना उपलब्ध करून देणे हे सुनिश्चित करण्यास मदत करू शकते की देय देण्यायोग्य विभागास योग्य प्रकारे देखरेख आहे आणि हे चलन चालविण्यास आवश्यक असलेल्या वेळेची गती वाढवू शकते. पुरवठादार पोर्टलवर प्रवेश देऊन इन व्यवसायांना चलन व ट्रॅक पेमेंट्स पाठवू शकतात तसेच पुरवठा किंवा प्राप्त झालेल्या समस्यांसह कोणत्याही विषयाबद्दल जागरूक केले जाऊ शकतात.
कार्यप्रवाह आणि प्रक्रिया स्थापित करा
तथापि एका संस्थेने त्यांचे डेटा व्यवस्थापन प्रयत्न हाताळण्याचा निर्णय घेतला आहे, हे महत्वाचे आहे की खात्यांचा आणि देयके व्यवस्थापित करण्यासाठी एक स्थापित प्रक्रिया आहे यामुळे व्यवसायांना ऑपरेशन काम करीत आहेत आणि ते अवघड झाल्यास किंवा त्रुटी किंवा विलंब होऊ शकतात तर विकल्प काढू शकतात हे सुनिश्चित करण्यास सक्षम करते. डेलॉइटच्या मते, या प्रक्रियेत तपशील देणे आवश्यक आहे की खाते देय विभाग जेव्हा चलन प्राप्त करतो तेव्हा, डेटा कसा इनपुट आणि सामायिक केला जातो आणि चालविल्या जाणार्या मोबदल्यासाठी काय प्रक्रिया आहे वेगवेगळ्या प्रकारच्या पुरवठादारांना देय देण्याचे उत्तम मार्ग ठरवण्यासाठी मार्गदर्शक तत्त्वेदेखील असावीत.
अनेक पुरवठादार 30 किंवा 9 0 दिवसांच्या आत पेमेंटसाठी सवलत देतात, परंतु अशा प्रकारे हे करत असताना एखादे संस्थेचे रोख प्रवाह रोखता येत नाही. हे देखील अत्यावश्यक आहे की कंपनी आणि पुरवठादार दोन्ही करार किंवा कराराच्या नियमांची पूर्तता करत आहेत हे सत्यापित करण्याचा एक मार्ग आहे या समस्यांचे निपटारा करण्यासाठी वर्कफ्लोची स्थापना करण्यामुळे संस्था योग्य निवडी करू शकतात.
जेव्हा पुरवठादार वेळेवर पोहोचत नाहीत, तेव्हा पुरेशा प्रमाणात किंवा योग्य प्रमाणात स्टॉकमध्ये, कंपन्या या बाबींचे निराकरण होईपर्यंत चलन भरण्याची इच्छा करू शकत नाहीत. जेव्हा या समस्या उद्भवतात तेव्हा काय करावे याबाबत एक कार्यप्रवाह गंभीर असू शकतो. याव्यतिरिक्त, उशीरा देयकासाठी सूट कमी करणे किंवा दंड आकारणे टाळण्यासाठी वेळोवेळी पुरवठाकर्त्यांना देय देणे आवश्यक आहे. प्रत्येक पुरवठादार कराराला गोष्टी बदलता यावे म्हणून अद्ययावत् आणि अद्ययावत केले जाणे आवश्यक आहे, आणि प्रक्रियांनी हे निश्चित करावे की प्रत्येक खाते योग्यरित्या हाताळले जाईल.
वर्कफ्लो तयार करणे देखील एखाद्या कंपनीस मदत करू शकते:
आउटसोर्सिंग
रेकॉर्डचे डिजिटायटिंग करणे, ओसीआर कार्यान्वित करणे आणि पोर्टलचा वापर करणे ज्याला पुरवठादारांना प्रवेश मिळतो ते अशा लहान नसलेल्या व्यवसायांसाठी आवश्यक असणारे काहीतरी असू शकत नाहीत, परंतु संस्थांनी असे गृहित धरले जाऊ नये की व्यवसायामुळे त्यांचा लाभ घेण्यास सक्षम होणार नाही. इलेक्ट्रॉनिक सिस्टीम उभारण्यासाठी आणि ठेवण्याची किंमत अनेक लहान आणि मध्यम आकाराच्या संस्थांसाठी निषिद्ध असू शकते परंतु इतके घरामध्ये काम करणे आवश्यक नसते. विविध प्रकारच्या तृतीय-पक्ष प्रदाता आहेत ज्या संस्था ही कार्ये आउटसोर्स करू शकतात. कंपनीला पुरवठादारांचे करार विश्लेषणासाठी वर्कफ्लो तयार करण्यास मदत करण्यासाठी ओसीआर प्रक्रियेची स्थापना करण्यास प्रत्येक गोष्टीसाठी आऊटसोर्स सहाय्य मिळू शकते.
संस्था विविध प्रकारच्या आयटी प्रणाली अंमलबजावणीची स्वतःची किंमत मोजू शकत नाही, तर त्रयस्थ पक्षाने त्यांना हाताळणारी सहसा खूप परवडणारी आहे. व्यवसायासाठी संभाव्य बचत आणि रोख रक्कम मुक्त करण्याच्या मूल्यांनुसार या प्रणाली विकसित करण्यासाठी बाह्य पक्षांचा वापर करणे आवश्यक आहे, परंतु आउटसोर्सिंगमुळे संस्थास तंत्रज्ञानाचा आणि सामान्यत: खूप खर्चिक असणार्या प्रणालींचा लाभ घेण्याची परवानगी मिळते.
- प्रत्येक नवीन ऑर्डरसाठी खरेदी ऑर्डर बनविल्याची खात्री करा
- इन्व्हॉइस मॅच प्रॉडक्ट्स प्राप्त झाले आणि कॉन्ट्रॅक्टेड करारनामे पूर्ण केली असल्याचे सत्यापित करा
- देयके बनविल्याची खात्री करण्यासाठी रेकॉर्ड तपासा, ते वेळेवर केले जातात आणि ते डुप्लिकेट न केल्यामुळे
- शुल्क कमी करण्यासाठी इएफओज पाठवण्याची सर्वोत्तम पद्धत, जसे की ईएफटी किंवा क्रेडिट कार्डाद्वारे, ठरवा