एक इनव्हॉइस, काहीवेळा विक्रीची यादी म्हणून ओळखली जाते, हे प्रापर्टी किंवा सेवेत प्रदाता किंवा ग्राहकांकडे पाठविलेला एक दस्तऐवज आहे. बीजक विकत घेणा- या खाते तयार करणे, खरेदीदाराने एक देय बांधिल आहे . दुस-या शब्दात, बीजक माल किंवा सेवांमधील खरेदीदार आणि विक्रेत्यादरम्यानच्या कराराचे लेखी सत्यापन आहे.
चलने आपल्या व्यवसायाच्या बहीखात्याचे आणि लेखा रेकॉर्डकीपिंग सिस्टमचा महत्त्वाचा भाग आहेत कारण ते विक्रय व्यवहार रेकॉर्ड करतात
एक इनव्हॉइस समाविष्ट काय आहे?
एका चलनातील सामान्य विभागांमध्ये हे समाविष्ट होते:
- चलन तयार केल्याची तारीख . हे विसरू नका! बीजकची तारीख ग्राहकाला घड्याळाची सुरूवात करते. जर आपल्याकडे अटी (पेमेंटची एक वेळ मर्यादा) असेल, तर आपण तारखेचा समावेश करावयाचा असतो ज्यामुळे प्रत्येकाला कळेल की देय झाल्यास
- ग्राहक आणि पुरवठादार यांचे नावे आणि पत्ते . आपण लेखा सॉफ्टवेअरमध्ये चलन तयार करत असल्यास, आपल्याला फक्त ग्राहकाच्या ईमेल पत्त्याची आवश्यकता असू शकते, परंतु प्रत्यक्ष पत्ते किंवा दस्तऐवज पाठविण्याची आवश्यकता असल्यास, भौगोलिक पत्ता एकत्रित करणे आणि त्यात समाविष्ट करणे अद्याप एक चांगली कल्पना आहे.
- दोन व्यवसायांमध्ये व्यक्तींचे संपर्क नावे (किंवा व्यवसाय आणि वैयक्तिक) आपण योग्यरित्या नावे लिहिल्याची खात्री करुन घेण्यासाठी हे चांगले ग्राहक संबंध नियम आहे
- दर आणि मात्रा यासह उत्पाद किंवा सेवा खरेदी केलेले आयटमचे वर्णन . बर्याचदा आपल्याकडे मानक आयटम वर्णन आणि इन्व्हेंटरी क्रमांक असतील. पण जेव्हा आपण बीजक तयार करता तेव्हा शक्य तितक्या विशिष्ट आणि तपशीलवार असू द्या. हे गोंधळ टाळते आणि "मी माहित नाही" समस्या
- प्रदानाच्या अटी. उदाहरणार्थ, प्रदाता "निव्वळ 30 दिवस" दर्शवू शकतो, म्हणजे संपूर्ण रक्कम 30 दिवसांच्या आत आहे
कसे एक ग्राहक इनव्हॉइस
आपण ऑनलाइन व्यवसाय लेखा सॉफ्टवेअर वापरत असाल किंवा कदाचित आपण पूर्ण करणार्या पूर्व-मुद्रित इनवॉइस वापरत आहात. ही प्रक्रिया चलन प्रक्रिया दोन्हीसाठी समान कार्य करते.
आपण ग्राहकाने उत्पादन किंवा सेवा पाठवल्यानंतर किंवा वितरित केल्यावरच एक चलन तयार कराल.
- ग्राहक ओळखून प्रारंभ करा काही प्रकरणांमध्ये, आपण त्या ग्राहकाच्या फाईलमध्ये उप-ग्राहक किंवा नोकरी ओळखू शकता.
- या विक्रीशी संबंधित मागील दस्तऐवज क्रमांक समाविष्ट करा, कोणत्याही खरेदी ऑर्डर किंवा विक्री करार किंवा अनुमान समाविष्ट करा.
- विकल्या आणि वितरित केलेल्या वस्तू ओळखा. सर्वसाधारणपणे, आपण उत्पादन किंवा सेवा, संख्या (किंवा सेवांसाठी वेळ) आणि दर (प्रति आयटम किंवा प्रती तास) चे नाव समाविष्ट करु. आपण ऑनलाइन सॉफ्टवेअर वापरत असल्यास, प्रत्येक आयटमची एकूण गणना केली जाते. हे असे स्थान आहे जिथे आपल्याला आयटमचे वर्गीकरण करणे आवश्यक आहे " परत क्रम ."
- प्रत्येक वस्तूची स्वतःची ओळ मिळते आणि सर्व ओळींची संख्या जोडली जाते.
- पुढे, आपण ग्राहकाने आधीच केलेल्या कोणत्याही ठेव किंवा या बीजकमध्ये लागू केलेल्या कोणत्याही सूटमध्ये आपण माहिती समाविष्ट कराल.
- आपण ग्राहकांना भिन्न देयक पद्धती ऑफर करू शकता, शक्यतो रोखीने देण्यास सूट देऊ शकता.
- शिप केलेल्या उत्पादनांसाठी शिपिंग अटी समाविष्ट करा दोन प्रकार आहेत: एफओबी शिपिंग बिंदू किंवा एफओबी गंतव्य. (एफ ओबी "बोर्डवर विनामूल्य" आहे. ) जर अटी एफओबी शिपिंग बिंदू आहेत, तर शिपर (ही विक्रेता आहे) शिपिंग देते. अटी एफओबी गंतव्य असल्यास, खरेदीदार शिपिंग देते ग्राहकाला वस्तू किंवा आयटम उचलता येते का हे लक्षात घेणे ही चांगली कल्पना आहे, जर वस्तू मिळत असेल त्याबद्दल काही प्रश्न असेल तर.
- विक्री अटी समाविष्ट करा . खरेतर, आपण केव्हा खरेदीदार चुकू इच्छित आहात आणि आपण लवकर देयकांसाठी कोणतीही सूट देईल? अटी 2/10 नेट / 30 प्रमाणे व्यक्त केल्या आहेत. याचाच अर्थ असा की आपण 10 दिवसांच्या आत पेमेंट प्राप्त झाल्यास 2% सवलत देऊ आणि संपूर्ण शिल्लक 30 दिवसांत मिळेल.
बीजक ग्राहकांना मेल किंवा ईमेल किंवा फॅक्स करू शकतात.
जेव्हा एखादा ग्राहक देते, तेव्हा इन्व्हॉइस नंबर आपल्या लेखा सॉफ्टवेअरमधील विक्री पावतीवर आणि विक्री पावतीशी जुळले पाहिजे, म्हणून हे स्पष्ट आहे की चलन दिले गेले आहे. देय आपल्या खात्यातून प्राप्तीयोग्य खात्यातून बाकी रक्कम घेते.
पावत्या खरेदी ऑर्डर
पावत्या खरेदी ऑर्डर सह कधी कधी गोंधळून आहेत व्यवहारापूर्वी खरेदी ऑर्डर (पीओ) आहेत आणि व्यवहारानंतर चलन चालवले जातात. खरेदी ऑर्डर एका ग्राहकाकडून एखाद्या विक्रेता किंवा पुरवठादाराकडे ऑर्डर नोंदवते.
दुसरीकडे एक इनवॉइस, उत्पादन किंवा सेवा मिळाल्याची नोंद करते आणि, वर नमूद केल्यानुसार, देय अटी. स्वीकृतीची प्रक्रिया भाग म्हणून खरेदी ऑर्डर अनेक कंपन्यांनी वापरली जातात. काही कंपन्यांना एखाद्या विशिष्ट रकमेवर उत्पादने किंवा सेवांसाठी खरेदी ऑर्डरची आवश्यकता असते
चलने वि बिल्स
चलन आणि बिलामधील फरक हा फोकस आणि दृष्टीकोन आहे. चलन एक पुरवठादाराने तयार केले आहे, आणि ग्राहकाने वितरीत केलेल्या सेवा किंवा उत्पादनांचे एक निवेदन आहे, ज्यात रकमेची रक्कम समाविष्ट आहे. उत्पादन किंवा सेवा प्राप्त होण्यापूर्वी किंवा त्यानंतर एक इनव्हॉइस तयार केले जाऊ शकते. पुरवल्या जाणाऱ्या उत्पादनांसह एका चलनासाठी हे सामान्य आहे, जेणेकरून ते सर्व तेथे असल्याची खात्री करण्यासाठी प्राप्तकर्त्या आयटम तपासू शकतो
बिल देण्याची विनंती आहे. बिल सामान्यत: ग्राहकाच्या दृष्टीकोनातून विचारात घेतले जाते. एका रेस्टॉरंट किंवा रिटेल स्टोअरप्रमाणे, चलनाशिवाय बिल प्राप्त करणे सामान्य आहे बिल सहसा तात्काळ देण्याची अपेक्षा दिली जाते.
चलनाचे काही उदाहरणे
या नमुना इनवॉइस मध्ये कॅनेडियन माहिती समाविष्ट आहे, परंतु हे आपल्याला एका इनव्हॉइसमध्ये काय समाविष्ट आहे याची कल्पना देईल .
चलन तयार करण्यासाठी येथे काही चरण-दर-चरण दिशानिर्देश दिलेले आहेत