एक यशस्वी खाते प्राप्य व्यवस्थापन धोरण स्थापित करणे हा एक यशस्वी व्यवसाय चालविण्याचा एक महत्वाचा भाग आहे. असे असूनही, आम्ही नियमितपणे एसएमबीची हाताळतो जी परिस्थितीशी एक पद्धतशीर पध्दत घेण्यास असमर्थ ठरते, आणि ते त्यादृष्टीने वाईट आहेत. खाते प्राप्तीसाठी प्रक्रिया सुधारणे आणि अनुकूलित करणे टेबलमध्ये अनेक फायदे आणते आणि ते फक्त एआर स्वतःच लागू होत नाहीत. एक सुव्यवस्थित आणि कार्यक्षम एआर प्रक्रिया देखील सकारात्मक विपणन, विक्री, ग्राहक सेवा आणि एकूणच ऑपरेशन्स परिणाम.
म्हणून, ते सुधारण्यासाठी वेळ आणि प्रयत्न देण्यासारखे ते योग्य आहे.
लेखा प्राप्तीयोग्य गोष्टी का ऑप्टिमाइझ करणे
बर्याच व्यवसाय मालकांप्रमाणेच, आपण आपल्या खाते प्राप्तीयोग्य प्रक्रियेचे सक्रियपणे अनुकूलन करण्याचे लाभ लगेच पाहू शकत नाही. वर नमूद केल्याप्रमाणे, असे केल्यामुळे आपल्या व्यवसायाच्या अनेक पैलू मोठ्या प्रमाणात सुधारता येतील. हे विद्यमान भांडवली कचर्यात जाण्यापासून रोखते, जे रोखते वाढवते. याउलट, एक व्यवसाय कर्ज कमी करण्यासाठी, खर्च कमी करण्यासाठी, निधी वाढीस कमी करण्यासाठी आणि अनेक प्रकरणांमध्ये, स्पर्धेला मात करू शकतो.
खाते प्राप्य प्रक्रिया अनुकूलित करण्याचा एक महत्वाचा भाग म्हणजे प्रक्रिया लवकर सुरू करणे. सर्व बर्याचदा, व्यवसायाची विक्री करण्यावर ते इतके हेतू असतात की ते खातेदाराला एका पश्चातच्या इच्छेनुसार विकत घेतात. प्रक्रिया प्रारंभिक म्हणजे ग्राहक संबंधांच्या प्रारंभिक टप्प्यामध्ये देयक अटींसारख्या गोष्टींवर चर्चा करणे. या प्रक्रियेच्या आधी इलेक्ट्रॉनिक पेमेंटसह नवीन ग्राहक प्राप्त करणे ही परिस्थितीला एक कृतीशील दृष्टिकोन घेण्याचा एक दुसरे उदाहरण आहे.
दुसरे काहीही करण्याआधी, आपल्या कंपनीला शक्य तितक्या लवकर प्रक्रियेत खात्याला प्राधान्य देण्यास वचन द्या.
विशिष्ट खाती प्राप्य अडचणी
व्यवसाय मालक अनेकदा परत घेणा-या खात्यांवर प्राप्तीयोग्य खाते ढकलतो, हे गृहीत धरून की एकटाच पुरेसा सोडून देणे उत्तम प्रकारे दंड आहे. तथापि, गरीब एआर पद्धतीमुळे व्यवसायांसाठी अनेक समस्या निर्माण होतात.
अयोग्य ग्राहकांना वेळोवेळी मागील देय खात्यांसह पाठपुरावा करण्यास अपयशी ठरल्यास, गरीब एआर पद्धती एका व्यवसायामधून वेळ, पैसा आणि उत्पादकता चोखतात. ते सहसा एखादे कंपनी चालवण्याच्या प्रत्येक पैलूवर प्रभाव टाकणारा लहरभाव उत्पन्न करतात. सर्वांचा सर्वात वाईट भाग आहे की बर्याच समस्या सहज टाळता येण्यासारख्या आहेत.
इतर सामाईक एआर संबंधित प्रकरणांमध्ये अयोग्यरित्या अर्ज करणे आणि रोख रक्कम वाटप करणे, चालु आणि बिलांच्या अचूकतेकडे लक्ष न देण्याचे आणि संभाव्य मुद्दांवर शून्यावरुन अहवाल तयार करणे आणि योग्यरितीने वापर करण्यास अयशस्वी होणे समाविष्ट आहे. यापैकी एक आणि इतर गैरसमज अगदी अत्यंत यशस्वी आणि फायदेशीर व्यवसायांसाठी दूरगामी समस्यांना कारणीभूत ठरू शकतात, त्यामुळे लवकरात लवकर त्यांना शक्य तितक्या लवकर दुरुस्त करणं आवश्यक आहे.
सुधारीत लेखा प्राप्य प्रोसेसिंगसाठी या पाच उपक्रम ऑप्टिमाइझ करा
लेखा प्राप्य प्राप्य ऑप्टिमायझेशन प्रारंभीपासून छान वाटते. तथापि, परिस्थितीशी एक पद्धतशीर पध्दत घेऊन, आपण बदल घडवून आणू शकता ज्यामुळे निष्पक्ष व जलद सुधारणा घडतील. आपल्या सोयीसाठी, आम्ही पाच क्रियाकलाप ओळखल्या ज्या योग्यरित्या ऑप्टिमाइझ झाल्यानंतर आपल्या खात्याच्या कामकाजाच्या संपूर्ण कामकाजामध्ये मोठ्या प्रमाणात सुधारणा करतील आणि त्याउलट, संपूर्णपणे आपल्या व्यवसायासाठी अनेक रोमांचक लाभ निर्मिती करतील:
- अचूक ग्राहक डेटा राखून ठेवा - ग्राहक खात्यांची अचूकता सुनिश्चित करण्यासाठी मुख्य डेटा प्रक्रियेला केंद्रस्थानी देणे आणि एक प्रभावी खाती प्राप्त करण्यायोग्य प्रक्रियेची स्थापना आणि देखभाल करणे यातील एक महत्त्वाचा भाग आहे. उदाहरणार्थ, चुकीचे पत्ते चलन चुकीच्या ठिकाणी मेल केल्या जाऊ शकतात, ज्यामुळे उशीरा देयके होतात. ग्राहक खात्यांचा असामान्य किंवा अनुचित देयक अटी, क्रेडिट मर्यादा, सवलती आणि यासारख्या त्रुटींची तपासणी करण्यासाठी सातत्यपूर्ण आधारावर लेखापरिक्षण करणे आवश्यक आहे. ग्राहक डेटामध्ये केलेले बदल व्यवस्थित दस्तऐवजीकरण असायला हवेत आणि अनधिकृत लोकांना डेटा ऍक्सेस किंवा संपादन करण्यास प्रतिबंध करण्यापासून रोखण्यासाठी नियंत्रण ठेवावे.
- एक स्पष्ट, संक्षिप्त क्रेडिट मान्यता प्रक्रिया स्थापन करा - सर्व खूप अनेकदा, व्यवसाय विक्रीला चालना देण्यासाठी हानिकारक क्रेडिट सवयींमध्ये गळती करतात. अर्थातच, यामुळे एक चंचल चक्र उद्भवेल जो शेवटी कंपनीसाठी विनाशकारी ठरेल. विस्तारीत क्रेडिट खूप चांगली गोष्ट असू शकते, परंतु असे करण्यास एक स्पष्ट प्रक्रिया स्थापित करणे आवश्यक आहे. क्रेडिटची मर्यादा कशी ठरवायची आणि अधिलिखित करणे, खाते ठेवताना आणि अर्ज प्रक्रिया कशी कार्य करते याबद्दल स्पष्ट सूचना समाविष्ट आहेत. क्रेडिट मंजुरीची प्रक्रिया नियमितपणे केल्या पाहिजेत कारण परिस्थिती बदलते.
- प्रभावी बिलिंग प्रक्रिया स्थापित करा - ग्राहकांच्या बिलिंग आणि चलन प्रभावी आणि प्रभावी होण्यासाठी असायला पाहिजे. किंमतीतील त्रुटी, मोजमापाचे घटक आणि असे बरेच गंभीर व्यर्थ आहेत. पुढे, चलन तयार करणे आणि वेळेवर पाठवणे आवश्यक आहे, आणि ज्या पद्धतीने ते उत्पादित केले गेले आहेत ते सातत्यपूर्ण आणि परिभाषित असावेत. बिलिंग आणि चलन सुधारण्याचे एक मार्ग म्हणजे ते शक्य तितके स्वयंचलित करणे, म्हणून येथे तंत्रज्ञानावर अवलंबून राहण्यास घाबरू नका. समस्याग्रस्त खात्यांची माहिती देण्यासाठी अपवाद अहवाल वापरा. जर शक्य असेल तर ग्राहकांना स्वायत्तता देताना त्यांचे काही काम हलविण्यासाठी ग्राहक पोर्टल बनवा.
- रोख अर्ज प्रक्रियेला हानी करा - आगमन झाल्यानंतर, देयक योग्यरित्या लागू केले जाणे आवश्यक आहे. ते योग्य ग्राहक आणि उचित चलनांवर लागू केले जावे. अन्यथा, विवाद किंवा समस्या नंतर उद्भवल्यास, प्रारंभिक समस्येत शून्य करण्याचा प्रयत्न करणे फार कठीण होईल. कोणत्याही वेळी, आपण कोणत्या खाती वर्तमान आहेत आणि मागील देय आहेत याची आपल्याला खात्री करण्यासाठी देयके देखील त्वरीत लागू केले पाहिजे. प्रक्रिया अनुकूल करण्याचा एक संभाव्य मार्ग म्हणजे साधेपणासाठी मर्यादित संख्येच्या ऑफरचे पर्याय. पोस्ट जर्नल नोंदी ताबडतोब आणि कटऑफ तारखांपूर्वी लांब. जेव्हा शक्य असेल तेव्हा, सस्पेंशन खात्यांमध्ये डंपिंग रोख टाळण्यासाठी जोपर्यंत आपणास तो प्रत्यक्षात येतो तिथे कोठे आहे हे ठरविण्याची वेळ येत नाही.
- संग्रह प्रक्रिया ऑप्टिमाइझ करा - प्राप्तीयोग्य खात्यांना योग्य रीतीने ऑप्टिमायझ करण्यामुळे वेळोवेळी आणि प्रभावी पद्धतीने पैसे जमा करणे अधिक सोपे होते. देयके योग्य प्रकारे लागू केल्यावर, उदाहरणार्थ, डीफॉल्टवर जाण्याचा धोका कोणत्या खात्यांवर आहे हे ठरवणे सोपे आहे. संग्रह प्रयत्न सुसंगत आणि पद्धतशीर असावा. देय योजनांशी निगोशिएट करण्यासाठी एक स्पष्टपणे परिभाषित प्रक्रिया स्थापित करणे आवश्यक आहे कारण ती कंपनीच्या एकूण उद्दिष्टांशी संबंधित आहे. मॅन्युअल अॅड्रेसमधून त्रुटींचे जोखमी कमी करण्यासाठी प्रक्रिया शक्य तितक्या स्वयंचलित असणे आवश्यक आहे.
लेखा प्राप्य प्रक्रिया सुधारण्यासाठी आठ सर्वोत्कृष्ट कार्यपद्धती
अमेरिकन उत्पादकता आणि गुणवत्ता केंद्र, किंवा APQC ने ओपन स्टँडर्डस् म्हटल्या जाणा-या मानकोंचा एक संच स्थापन केला. ते खाते प्राप्य प्रक्रिया सर्वोत्तम पद्धती वर्णन, आणि आपण आपल्या ए.आर प्रक्रिया honing toward काम म्हणून ते बहुमोल असल्याचे सिद्ध व्हावे. आपल्या सुविधेसाठी आम्ही APQC Open Standards मधील आठ सर्वात महत्त्वाचे मुद्दे सारांशित केले आहेत:
- देयके प्राप्त करण्यासाठी अडथळे दूर करा - उदाहरणार्थ, आपल्या ग्राहकांना कोणत्या पद्धतींची निवड करावयाची ते शोधून काढा. तिथून, वेळेवर त्यांचे चलनांचे देय देणे ग्राहकांना सोपे करण्यासाठी पेमेंट पर्यायांची भिन्न निवड ऑफर करण्याचा विचार करा.
- क्रेडिट व्यवसायासाठी प्राधान्य द्या - केवळ क्रेडिटचा विस्तार करू नका. या धोरणामुळे लांब पल्ल्याची उलथापालथ होते आणि फक्त खराब क्रेडिट व्यवस्थापन प्रक्रिया यामुळे निर्माण होणारी अनेक संभाव्य समस्यांचे एक उदाहरण आहे.
- नियमितपणे प्राप्य लेखाचे मूल्यांकन करा - आपल्या खात्याची स्थिती नियंत्रीत करण्यासाठी आणि त्यावर लक्ष ठेवण्यासाठी विशिष्ट शेड्यूल तयार करा. आदर्शत: आठवड्यातून किमान एकदा तरी करावे. जितक्या लवकर आपण त्रुटी शोधू शकता तितक्या लवकर आपण त्यास दुरुस्त करू शकता - आणि आपल्या व्यवसायासाठी प्रमुख समस्यांना तोंड देण्याची शक्यता कमी आहे.
- पेमेंट अटी कमी करण्यासाठी विचारात घ्या - सर्व ग्राहकांना निव्वळ -30 देयक अटी असणे आवश्यक आहे असा कोणताही कायदा नाही. बर्याचदा, कमी देयक अटींचा वापर केल्यास धीम्या-देणार्या ग्राहकांना कमीतकमी आणखी थोडे पैसे मोजावे लागतात, त्यामुळे हे विचार करण्यासाठी एक उपयुक्त पर्याय आहे
- बिलिंग विवाद ठराव प्रक्रिया तयार करा - बिलिंग विवाद हाताळण्यासाठी विशिष्ट प्रक्रिया स्थापित करा. यामुळे केवळ प्रक्रियेवर कारवाई करणे शक्य होणार नाही, परंतु हे एकंदर ग्राहक समाधानात सुधारणा करेल कारण आपला एखादा संघ जेव्हा विवाद उद्भवतो तेव्हा नेमके काय करावे हेच कळेल.
- स्वयंचलित - शक्य तितक्या जास्त खाती प्राप्ती प्रक्रिया स्वयंचलित करण्याकरिता वेगवेगळ्या प्रकारचे सॉफ्टवेअर आणि तंत्रज्ञानाच्या अन्य प्रकारांची तपासणी करणे. आपण मानवी घटक काढू शकता त्याहून अधिक, अधिक अचूक आणि विश्वासार्ह संपूर्ण प्रक्रिया असेल बर्याच कार्यक्रमांमध्ये महाग असतात, परंतु आरओआयला महत्त्व आहे कारण कमी चुका आहेत आणि अनेक प्रकरणांमध्ये कर्मचारी उत्पादकताही वाढते.
- क्रियाशील संग्रह प्रक्रिया स्थापित करा - संकलनांना सर्वोच्च प्राधान्य बनवा आणि एक स्पष्ट, संक्षिप्त संकलन धोरण स्थापन करून त्यास अंमलबजावणी करा. आदर्शपणे, लवकर हस्तक्षेप करण्याचे ध्येय आहे जेव्हा एखादे खाते मागील देय स्तंभामध्ये मिटले असते, तेव्हा आपली टीम त्या सर्वांवर असायला हवी आणि त्यास काय करावे हेच कळेल.
- इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने - जर आपल्याकडे तसे करण्याचे माध्यम असेल तर बिलिंग ग्राहकांना इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने सुरू करा. इलेक्ट्रॉनिक इन्व्हॉइसेस आणि देयके यांना पाठिंबा न देणारे काही असतील, तर बहुतेक कंपन्या या दिवसासह बोर्डमध्ये असतात. कमी कागदाची तपासणी करावी लागेल आणि आपल्याला पाठवायची मेल आपल्याला सोडावी लागणार आहे, ही प्रक्रिया अधिक सोपी आणि अधिक अचूक असेल.
जसे आपण पाहू शकता, आपण आपले खाते प्राप्तीयोग्य सुधारण्यासाठी आणि ऑप्टिमाइझ करण्यासाठी स्क्रॅच वरून प्रारंभ करण्याची गरज नाही. आपण एका वेळी एक क्षेत्र घेणे निवडू शकता, किंवा आपण पुढे पूर्ण वाफे उडी मारू शकता आणि एकाच वेळी ते सर्व सुधारू शकता. एकतर मार्ग, आपण प्राप्त केलेल्या आपल्या खात्यांना अनुकूल बनवणार्या कोणत्याही पायर्या चांगल्या दिशेने चांगल्या प्रकारे बंद होतील.