प्रभावी व्यवसाय इमेल शिष्टाचार

01 - केवळ साफ आणि संक्षिप्त ईमेल पाठवा

02 - नेहमी अर्थपूर्ण विषय ओळ वापरा

कधीही ईमेलच्या विषय ओळीला रिकामे ठेवू नका. एक रिक्त विषय पंक्ती आपला ईमेल स्पॅम म्हणून ध्वजांकित केली जाऊ शकते आणि ते कधीही त्याच्या गंतव्यापर्यंत पोहोचणार नाही. रिक्त विषय ओळी असलेल्या ईमेल देखील दुर्लक्ष करतात, विशेषतः जर इच्छित प्राप्तकर्त्याला विशेषतः कोणत्याही दिवसातील अनेक ईमेल प्राप्त होतात आपल्या ईमेलची सामग्री योग्यरित्या प्रतिबिंबित करणारा एक विषय रेष नेहमी वापरा हे आपल्या प्राप्तकर्त्यांना त्यांच्या ईमेलनुसार अधिक प्रभावीपणे मदत करेल आणि आपल्या ईमेलवर जलद प्रतिसाद देईल.

03 - अनावश्यक स्वरूपित ईमेल टाळा

व्यावसायिक स्वरूपांमध्ये ईमेल पाठवा. पार्श्वभूमीसाठी विविधरंगी फॉन्ट आणि चित्रे टाळा. त्या वाढीमुळे वाचकास विचलित होऊ शकतात किंवा वाचन करण्यास त्रासदायक होऊ शकतात. आपण जोडू कोणतीही पार्श्वभूमी प्रतिमा आपल्या ईमेलच्या फाईलचा आकार ब्लिप करू शकते. ते आपल्या संदेशासाठी वेदनादायक दीर्घ वेळ प्रतीक्षा करण्यासाठी धीम्या कनेक्शनसह प्राप्तकर्त्यांना सक्ती करू शकते.आपण जोडू इच्छिता अशा पार्श्वभूमीच्या प्रतिमा आपल्या ईमेलच्या फाईलचा आकार खराब करतात. ते आपल्या संदेशास डाउनलोड होण्यास त्रासदायक वेळ प्रतीक्षा करण्यासाठी धीम्या कनेक्शनसह प्राप्तकर्त्यास अनुमती देऊ शकतात.

आपल्या कंपनीने असा आग्रह केला की आपण एक सुसंगत स्वरूप आणि अनुभव देण्यासाठी विशिष्ट ईमेल स्टेशनरी वापरता, तर त्याचा लाभ घ्या. कंपनीचा लोगो आणि स्वाक्षरी रेषा एक व्यावसायिक प्रतिमा आपल्या ईमेलवर प्रोजेक्ट करू शकतात.

04 - वेळेत प्रतिसाद पाठवा

लोकांना त्यांच्या ईमेलवर वेळेवर प्रत्युत्तरांची प्रतीक्षा करू नका. स्पष्ट, संक्षिप्त संदेशासह ताबडतोब प्रतिसाद द्या. आपण उत्तर शोधण्यासाठी किंवा अधिक माहिती गोळा करण्यासाठी आपल्याला अधिक वेळ लागल्यास, आपल्या ईमेल प्रेषकांना जेव्हा त्यांना उत्तर अपेक्षित असते तेव्हा सांगा.

05 - आउट ऑफ़ ऑपशन उत्तर साधने वापरा

आपण कार्यालयापासून दूर जाऊ इच्छित असल्यास आणि आपला ईमेल वाचण्यास असमर्थ असल्यास, आपल्याशी संपर्क साधण्याचा प्रयत्न करणार्या प्रत्येक व्यक्तिस स्वयंचलितरित्या प्रतिसाद देण्यासाठी ईमेल सिस्टमच्या ऑफ-ऑफिस साधनाचा वापर करा. आपले स्वयं-उत्तर प्रेषकांना जेव्हा प्रतिसाद प्राप्त करण्याची अपेक्षा करतात तेव्हा त्यांना ते कळवितात.

06 - उच्च प्राधान्य ध्वजांसह वुल्फ रडू नका

बर्याच ईमेल सिस्टम आपल्याला "उच्च प्राधान्य" किंवा "रश" म्हणून ईमेल ध्वजांकित करण्यास अनुमती देतात. हे आपले डीफॉल्ट ईमेल ध्वज बनवू नका हे कमीत कमी वापरा, किंवा आपले प्राप्तकर्ते प्राधान्य ध्वजाकडे दुर्लक्ष करतील. जेव्हा आपण यथार्थपणे महत्वाचे ई-मेल पाठवितो, तेव्हा तो त्यास योग्य लक्ष मिळणार नाही.

07 - "सर्वांना उत्तर द्या" हे आवश्यक आहे काय यावर विचार करा

असंख्य प्रेषक किंवा प्राप्तकर्ते असलेल्या प्रत्येक ई-मेलसाठी "सर्वांना प्रत्युत्तर द्या" बटण सहजप्रवाह क्लिक करू नका. विषय विचारात घ्या आणि आपले उत्तर काय वाचावे ते ठरवा. अनावश्यकपणे प्रत्येकास प्रतिसाद देणे आपल्याला "व्यवसाय स्पॅमर" म्हणून पटकन प्रतिष्ठा मिळवून देईल आणि लोक आपल्या इमेजना पूर्णपणे दुर्लक्ष करू शकतात.

08 - स्वतंत्र व्यवसाय आणि वैयक्तिक ईमेल खाती

जोपर्यंत आपणास तात्काळ नाही तोपर्यंत वैयक्तिक पत्रव्यवहारासाठी कधीही आपला व्यवसाय ईमेल वापरू नका. जरी आपण आपल्या स्वत: च्या व्यवसायात काम करीत असला तरीही, दोन स्वतंत्र ईमेल खाती असणे ही एक चांगली कल्पना आहे. हे आपल्याला आपल्या ईमेलला प्राथमिकता देण्यास आणि व्यवसाय नेटवर्कबाहेर असंबद्ध वैयक्तिक संदेश ठेवण्यास अनुमती देईल.

09 - प्रोफेशनल इमेल अकाउंट नेम वापरा

कोणत्याही व्यवसाय ईमेल पत्त्याचा भाग म्हणून आपले स्वतःचे नाव वापरा उदाहरणार्थ james.bucki@example.com, किंवा jbucki@example.com. टोपणनाव, हॅन्डल, मॉनीकर्स किंवा अस्पष्ट संदर्भ टाळा. उदाहरणार्थ, soccer.mom@example.com किंवा baseball.nut@example.com वापरू नका.

10 - या प्रतिसादासाठी ईमेल सर्वोत्तम आहे?

आपला केवळ संवाद साधन म्हणून ईमेल वापरू नका सर्व संदेश हे योग्य नाहीत, आणि काही वेळा एक लघु टेलिफोन कॉल किंवा संक्षिप्त कार्यालय भेट संदेश पाठविण्याचा अधिक प्रभावी मार्ग असू शकतो. फोनवर भेटणे किंवा बोलणे मानवी घटकांना परस्परसंवादात परिचय करू शकतो आणि जेव्हा आपण काहीतरी समजावून सांगण्याचा प्रयत्न करत असतो तेव्हा सर्व फरक पडू शकतो, किंवा आपण एखादी कृती करण्यास एखाद्याला मन वळवू इच्छित असल्यास

11 - संवेदनशील आणि प्रवेशयोग्य व्हा

नातेसंबंध किंवा करार समाप्त करण्यासाठी कधीही ईमेल वापरू नका व्यावसायिक व्यवसायाच्या पत्रव्यवहारामध्ये नेहमी एक स्वाक्षरी ओळ असते जी आपल्याशी संपर्क साधण्याचा पर्यायी मार्ग पुरवते. उदाहरणार्थ, आपण आपले कार्यालय, फॅक्स, आणि मोबाइल फोन नंबर आणि आपल्या कार्यालयीन मेलिंग पत्त्याचा समावेश करू शकता.

12 - प्रचंड संलग्नक ईमेल करणे टाळा

आपला प्राप्तकर्ता त्यांच्या ईमेलवर कसा प्रवेश करणार आहे हे आपल्याला कधी समजत नाही. डाउनलोडची पुष्टी करण्याबाबत वापरकर्त्यास विचारण्यापूर्वी मोबाइल डिव्हाइसेस फाइल डाउनलोड करणे प्रारंभ करू शकतात. तो बराच वेळ घेऊ शकतो आणि प्राप्तकर्तााने यासाठी देय द्यावयाचा बँडविड्थ वापरतो. 50MB च्या खाली संलग्नकांचा आकार वाढवा.

आपण मोठ्या फाइल पाठविणे आवश्यक असल्यास, प्रथम प्राप्तकर्ता संपर्क साधा आणि ते फाइल प्राप्त करू इच्छित कसे विचारू. आपण फाईल पाठविण्यासाठी फाईल स्थानांतरण सेवा देखील वापरता.

13 - आपण त्या ईमेलला पाठविण्यापूर्वी विचार करा

शेवटी, एक क्षण द्या आणि "पाठवा" बटण दाबण्यापूर्वी आपण जे काही लिहिले आहे त्यावर लक्ष द्या. ही ईमेलमध्ये पाठविली जाऊ नये असे काहीतरी आहे का? ही एक वैयक्तिक स्वरूपाची गोष्ट आहे आणि ती कंपनीच्या ई-मेल सिस्टीमचा उपयोग करण्यास योग्य नाही का? रागावले आणि अनुक्रमित उत्खनन असताना आपल्याला नंतर ईमेल करा. तसे असल्यास, "हटवा" बटण दाबा.