हे कॉन्फरेंस आधी अनिवार्यपणे परिषद आहे
जे ज्यांना वारंवार सभा घेण्याची योजना नसतील त्यांच्यासाठी एक प्री-कॉन्फर बैठक पहिल्यांदा अस्वस्थ किंवा अस्ताव्यस्त वाटू शकते कारण त्यात नवीन अटी किंवा भाषा, जसे "इव्हेंट रेझ्युमे" किंवा "मेजवानी कार्यक्रम ऑर्डर" समाविष्ट आहे.
प्री-कॉन पासून इव्हेंट प्लॅनर्सची अपेक्षा काय असावे?
एक प्री-कॉंनमेंट अशी बैठक आहे जी इव्हेंट वेंडर आणि पुरवठादारांसह आयोजित केली जाते जिथे इव्हेंट किंवा प्रोग्राम होणार आहे. हे सहसा वास्तविक कार्यक्रमापूर्वी एक किंवा दोन दिवस अगोदर आयोजित केले जाते आणि त्या घटनेच्या दिवशी उद्भवणाऱ्या घटनांपेक्षा वेगळे असते.
काही लोक मोठ्या संमेलने, अधिवेशने, कॉंग्रेस आणि प्रोत्साहन कार्यक्रमांच्या नियोजनासह पूर्व-चर्चा सभा घेऊ शकतात. तथापि, सेमिनार आणि इतर विशेष कार्यक्रमांसाठी पूर्व-चर्चेची बैठक आयोजित करणे देखील सामान्य आहे.
एक पूर्व-परिषद बैठक दरम्यान अपेक्षा काय
प्री-कॉनिंग बैठकीमुळे कार्यक्रमाचे नियोजक कार्यक्रमात समाविष्ट असलेल्या पुरवठाकार व्यवस्थापन गटासह दिलेल्या प्रोग्रामसाठी सर्व अंतिम लॉजिस्टिक्सचे पुनरावलोकन करण्याची संधी देऊ शकतात.
थोडक्यात, पूर्व-संमेलनाची बैठक स्थळांच्या कॉन्फरन्स सेवा व्यवस्थापकाद्वारे समन्वित आणि अनुसूचित केली जाते. एखाद्या कार्यक्रमासाठी त्यांच्या विशिष्ट भूमिकेची पुनर्रचना करण्यासाठी तो या कार्यक्रमात सहभागी असलेल्या विविध क्षेत्रातील व्यवस्थापकांना आमंत्रित करेल.
सहभागित असलेल्या प्रत्येकाशी एक संबंध स्थापित करण्यासाठी ही बैठक किंवा कार्यक्रम नियोजकासाठी एक उत्कृष्ट वेळ आहे.
प्री-कॉनच्या दरम्यान, कार्यक्रम नियोजकाने कार्यक्रमाचे काही महत्वाचे उद्दिष्टे ठळक करणे योग्य आहे, ज्यामध्ये इव्हेंट होस्ट करणार्या संस्थेबद्दल महत्वाची माहिती असते, कार्यक्रमात कळविलेले संदेश आणि महत्वाचे व्हीआयपी असतात.
पूर्व-कॉनन कार्यक्रमाचा आढावा घेण्यासाठी योग्य वेळ आहे
इव्हेंट रेझ्युमेला इव्हेंट स्पेसिफिकेशन्स म्हणूनही ओळखले जाते. त्यामध्ये प्रोग्रॅम किंवा इव्हेंटबद्दल सर्व संबंधित माहिती समाविष्ट असते, ज्यामध्ये प्रोग्राम बद्दल तपशील देखील समाविष्ट असतो. या आयटममध्ये खालीलपैकी काही किंवा सर्व समाविष्ट होऊ शकतात: तारखा, वेळ, संपर्क, सहभागी प्रोफाइल, आणीबाणी संपर्क, अन्न आणि पेय, वाहतूक, शिपिंग माहिती, बिलिंग, ऑडिओ / व्हिज्युअल, आणि इतर विशेष आवश्यकता.
प्रत्येक विभाग व्यवस्थापक कार्यक्रमाची त्याच्या किंवा त्या समस्येचे पुनरावलोकन करेल, ज्यात संबंधित तपशील आणि त्यांच्या विशिष्ट कार्यप्रणाली समाविष्ट आहे. ते इव्हेंट कॉन्ट्रॅक्ट आणि पूर्वी मेजवानी कार्यक्रम ऑर्डरवर सामायिक केलेल्या माहितीची त्यांची समज देखील तपासील.
बैठक आणि इव्हेंट नियोजकांनी या काळात इव्हेंट तपशीलांशी संबंधित सविस्तर प्रश्न विचारण्याचे स्मरण केले पाहिजे, जसे की स्टाफिंग स्तर आणि प्रतिनिधित्व केलेल्या सर्व भागांमधील प्रत्यक्ष कार्यक्रमादरम्यान प्रमुख संपर्कांची नावे. पूर्व-चर्चा चर्चेतील मुख्य घटकांमध्ये खालील गोष्टींचा समावेश असू शकतो:
- अन्न आणि पेय आवश्यकता
- अतिथी कक्षांची यादी आवश्यकता (योग्य असल्यास)
- परिषद आणि ट्रेड शो प्रदर्शन आवश्यकता
- बैठक कक्ष आणि व्यापार शो स्पेस आवश्यकता (मजला योजना)
- इलेक्ट्रिकल आणि टेलिकम्युनिकेशनसारख्या तांत्रिक गरजा
- सिग्नेज प्लेसमेंट बद्दल तपशील
कोणतीही शेवटच्या मिनिटात बदल करण्याची ही सर्वोत्तम वेळ आहे. जरी त्यांना ते नेहमी पसंत न करता असले, तरी बहुतेक विक्रेते आणि पुरवठादार वाजवी (आणि अनुचित) बदलण्याची अपेक्षा करतात. जर सेट-अप चालू असेल तर पूर्व-कॉनन्सची अनुसूचित केली तर सर्वकाही सहजतेने चालत आहे याची खात्री करण्यासाठी आरंभीच्या खोलीतील निरीक्षणाचा विचार करा.