इनकमिंग फोन कॉल साठी टाइम मॅनेजमेंट टिपा

इनबाउंड फोन कॉल खूप वेळ खातात आणि इतर कार्यांपासून आपल्याला दूर खेचून आपली उत्पादनक्षमता कमी करतात. पण बाहेर जाणा-या फोन कॉल हाताळण्याचे अनेक मार्ग आहेत ज्यामुळे आपला वेळ व्यवस्थापन सुधारेल, फोनवर बोलत असताना आपण जळत असलेल्या वेळेवर कमी करण्यासाठी इनबाउंड फोन कॉल हाताळण्याचे मार्ग आहेत - ज्याला कॉल केला जातो त्या व्यक्तीस कठोर न बोलता आपण या फोनच्या उत्तर टिप्स मदत करतील.

योग्य व्यवसाय फोन ग्रीटिंग सह आपल्या फोनला उत्तर द्या.

उदाहरणार्थ, फोनवर उत्तर देताना जसे की "सायपर टेक्नॉलॉजीज. सुसान बोला, मी तुमची मदत कशी करू शकतो?" हे केवळ कॉलरला कळले नाही की ते एखाद्या व्यवसायात पोहोचले आहेत परंतु त्या प्रश्नाचे उत्तर देण्याकरिता त्यास जबाबदार ठेवतात, शोधक प्रश्नांवर वेळ वाचविणे , जसे की "हे सायपर टेक्नॉलॉजीज?" आणि निष्क्रिय चिट-चॅट.

विचार करा आणि प्राधान्य द्या म्हणून आपण बोलू शकता.

कॉल आत्ता किंवा नंतर हाताळला जातो आहे का? व्यवसायास प्राप्त झालेल्या फोन कॉलपैकी बरेच लोक त्वरित उत्तरे विचारतात जसे की, "आपण किती उशीर लावला आहे?" परंतु इतरांमध्ये अधिक जटिल आणि वेळ घेणारे उत्तर समाविष्ट होतात. असे असल्यास, कॉलरला असे सांगा, आणि याविषयी चर्चा करण्यासाठी तिला परत कॉल करणे सोयीचे असेल तर विचारा.

ट्रॅकवर दूरध्वनी क्रमांक ठेवण्यासाठी पारभाषा आणि सारांश वापरा

जर आपण एखाद्या व्यक्तीशी बोलू इच्छित असाल ज्यात बोलू इच्छित असाल किंवा बोलण्याचा प्रयत्न करायचा असेल तर काहीतरी सांगा, "तर मग मी तुम्हाला काय ऐकतो आहे ..." किंवा "मग महत्वाचे मुद्दे आहेत ..." किंवा "आपण काय म्हणत होता याचा सारांश सारांश आहे (सारांश घाला)?" चॅट करण्यासाठी नकारणार्या एखाद्या व्यक्तीशी बोलणे अवघड आहे.

आपण आणि कॉलरने यावर केलेल्या कारवाईचा सारांश घेऊन प्रत्येक कॉल बंद करा

जरी हे बहुतेक प्रकरणांमध्ये केवळ सेकंद घेईल, यामुळे त्रुटी टाळण्याद्वारे आणि दोनदा-तपासण्याची आवश्यकता आपण टाळली पाहिजे. उदाहरणार्थ, ज्या संभाषणादरम्यान आपण क्लायंटशी बैठक आयोजित केली, आपण म्हणू शकता, "चांगले.

मी उद्या सकाळी 10 वाजता आपल्या ऑफिसमध्ये (स्थान डाऊन) येथे भेटू आणि आम्ही सॅम्पलवर एकत्र राहू. "

फोनद्वारे संदेश पॅड ठेवा, ज्यामुळे आपण कॉल दरम्यान कॉल करू शकता.

हे केवळ वेळेवर चांगले वेळ व्यवस्थापन नाही, कॉलवर केंद्रित ठेवण्यात मदत करते, परंतु एखाद्या विशिष्ट संभाषणाचे तपशील शोधून आणि / किंवा तिचे पुनरावलोकन करण्याची आवश्यकता असल्यास नंतर वेळ व्यवस्थापनास मदत.

आपल्या ग्राहकांना आणि ग्राहकांना ईमेल पर्याय द्या

त्यांच्यापैकी बरेच जण आपला फोन पत्ता काय आहे हे माहित झाल्यास फोनिंग करण्याऐवजी आपल्याशी संपर्क साधण्याकरिता ईमेल वापरेल. आपल्याकडे असल्यास आपल्या कंपनीचा ईमेल पत्ता आपल्या व्यवसाय कार्डवर आणि आपल्या वेबसाइटवर प्रमुख आहे हे सुनिश्चित करा. आपल्याकडे ई-मेल पत्ते असल्यास, आपल्या वर्तमान ग्राहकांना आणि ग्राहकांना ईमेल पाठवा, ई-मेल पर्यायचा उल्लेख करा आणि संवाद सुधारण्यासाठी एक मार्ग म्हणून सादर करा.

आपण फोनवर खर्च केल्याची वेळ व्यवस्थापित करण्यासाठी तंत्रज्ञानाचा वापर करा

किमान, आपल्या व्यवसायाचा उत्तर मशीन आणि व्हॉइस मेल असावा. योग्य व्यावसायिक स्क्रिप्टसह हे सेट करा, आणि जेव्हा आपण कार्यालयाबाहेर असतो किंवा निर्बाध गोष्टीवर काम करता तेव्हा टेलिफोनसाठी उत्तर देण्यासाठी त्यांचा वापर करा मग दररोज या फोन संदेशांना उत्तर देण्याची वेळ निश्चित करा. वेळ व्यवस्थापनाच्या दृष्टीने, आपल्याला फोन कॉल एकत्र करून एकत्र मौल्यवान वेळ प्राप्त होईल.

आपण होम-आधारित व्यवसायात चालवत असल्यास, एक स्वतंत्र व्यवसाय फोन किंवा लाइन मिळवा

आपल्या स्वतःच्या "व्यवसाय फक्त" उत्तर यंत्र आणि / किंवा व्हॉइस मेलसह दुसरा "व्यवसाय-फक्त" टेलिफोन असणे आवश्यक आहे. हे केवळ यापेक्षा अधिक व्यावसायिक नाही, परंतु हे संदेशांमधून जाण्यासाठी आणि व्यवसाय-संबंधित असलेल्या कोणत्या गोष्टींवर लक्ष केंद्रित करते हे वेळ वाचवेल.

एखाद्या व्यक्तीला फोनचा उत्तर देण्यासाठी तो कधीही सर्वोत्कृष्ट आहे

मशीन उचलणे किंवा त्यापेक्षा वाईट असणे, स्वयंचलित इंटरएक्टिव्ह व्हॉईस रिस्पॉन्स (आयव्हीआर) प्रणाली ही एक वास्तविक वळण आहे जी आपणास खर्च येईल जेव्हा लोक संदेश सोडून किंवा परत कॉल करणार नाहीत. येणा-या फोन कॉलचे उत्तर आपल्या दिवसा दरम्यान खूप जास्त वेळ घेत असल्यास, आपल्यासाठी फोनचे उत्तर देण्यासाठी रिसेप्शनिस्ट किंवा व्यावसायिक उत्तर सेवा घेण्यावर विचार करा. इतर कुणीही केल्याचा खर्च आपल्या उत्पादनक्षमता आणि उत्तम विक्रीतील वाढीमुळे ऑफसेट पेक्षा अधिक असू शकतो.

आपल्या फोनद्वारे पोस्ट केलेल्या वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न लिखित स्क्रिप्ट ठेवा.

हे आपल्याला आणि आपल्या कर्मचा-यांना वेळ वाचविल्यास किंवा फोनचे उत्तर देताना एखाद्या विशिष्ट विनंतीला कसे उत्तर द्यावे याबद्दल विचार करण्याची गरज नसल्यास ते वाचविते.

फोन टिपा सारांश

लक्षात ठेवा, हा फोन व्यवसायाची साधने असल्यासारखे मानले जाते, आपला कामाचा दिवस निरुपयोगी असा वेळ घालवणारा नाही. या टाइम मॅनेजमेंट टिप्सनुसार आपल्या इनबाउंड फोन कॉलची हाताळणी केल्यास आपल्याला आपला वेळ सुधारायला मदत होईल, आपली उत्पादनक्षमता सुधारेल आणि आपला टेलिफोन आपल्या योग्य जागेवर पुन्हा ठेवण्यात मदत होईल - आपल्याला चालवण्याऐवजी आपला व्यवसाय चालविण्यात मदत.