स्रोत दस्तऐवजात आढळलेली मुख्य माहितीबद्दल जाणून घ्या
स्रोत दस्तऐवज महत्वाचे का नाहीत
बक्षीस आणि लेखा प्रक्रियेसाठी स्त्रोत दस्तऐवज आवश्यक आहे कारण हे एक आर्थिक व्यवहार झाल्याचे पुरावे आहेत.
एखाद्या कंपनीचे लेखापरीक्षण केल्यास, स्रोत कागदपत्रांचा लेखांकन जर्नल्स आणि सामान्य लेजर एक निर्विवाद ऑडिट ट्रेल म्हणून वापरतात.
एखाद्या व्यवसायासाठी स्त्रोत दस्तऐवज ठेवणे म्हणजे वैयक्तिक करांकरिता करातून वगळता येणाऱ्या वस्तूंसाठी पावती ठेवणेच. आपली करांची अंमलबजावणी झाल्यास, ते आपण त्या खरेदी केल्या असल्याचा पुरावा प्रदान करतात तुमच्या व्यवसायासाठीही हेच खरे आहे, पण व्यवसायामध्ये तुम्ही फक्त कर-deductible खर्चासाठी पावती ठेवावत नाही. आपण प्रत्येक आर्थिक व्यवहारासाठी मूळ दस्तऐवज ठेवा.
कोणते स्रोत दस्तऐवज प्रदान करतात
एक स्रोत दस्तऐवज व्यवहाराची सर्व मूलभूत तथ्ये, जसे की व्यवहाराची रक्कम, व्यवहार ज्यासाठी करण्यात आले होते, व्यवहारांचा उद्देश आणि व्यवहार तारीख याचे वर्णन करतो.
येथे सामान्य स्रोत दस्तऐवजांची काही उदाहरणे आहेत:
- रद्द केलेला चेक
- चलन
- रोख रकमेची पावती
- संगणक-व्युत्पन्न रसीद
- ग्राहकाच्या परताव्यासाठी क्रेडिट मेमो
- कर्मचारी वेळेचे कार्ड
- ठेव स्लिप
- खरेदी ऑर्डर
स्रोत दस्तऐवजांचा उपचार कसा करावा?
व्यवहार झाल्यानंतर शक्य तितक्या लवकर योग्य दस्तऐवज जर्नल मध्ये स्रोत दस्तऐवज रेकॉर्ड करणे आवश्यक आहे. रेकॉर्डिंग केल्यानंतर, सर्व स्रोत दस्तऐवज काही प्रकारचे सिस्टममध्ये दाखल केले पाहिजे जेथे त्यांची आवश्यकता असल्यास आणि ते केव्हा मिळवता येतील.
काही उदाहरणात, प्रश्नातील स्रोत दस्तऐवज आपल्या नियंत्रणात राहतो हे निश्चित करण्यास सक्षम होण्यासाठी हिताची शृंखला प्रदान करणे देखील महत्त्वाचे असू शकते.
स्त्रोत दस्तऐवज वि. फोटोकॉपीज
बर्याच परिस्थितींमध्ये स्त्रोत दस्तऐवजांची छायाप्रती कायदेशीररित्या स्वीकार्य आहेत. उदाहरणार्थ, 1 99 7 पासून अंतर्गत महसूल सेवा पावत्यांच्या छायाप्रती स्वीकारल्या आहेत, जोपर्यत ते सुवाच्य आहेत, तोपर्यंत मूळ आणि मूळ स्कॅनिंग प्रक्रियेच्या मर्यादेत असलेली सर्व माहिती त्यात समाविष्ट असते. मूळ.
वस्तूंची खरेदी केलेली वस्तू आणि किंमत भरून देणारी एक वस्तूची पावती, परंतु ती पुरवठादाराच्या नावाशिवाय स्कॅन केलेली आहे. एक दस्तऐवज जो मूळ प्राप्तीमध्ये सर्व माहिती सादर करतो, परंतु तो शब्द किंवा एक्सेल स्वरूपात पुन्हा टाइप केला गेला नाही.
आयआरएस मानक - पूर्ण, स्पष्ट आणि मूळचे अचूक पुनरुत्पादन - अनेक व्यवसाय आणि सरकारी एजन्सीजमध्ये समान मानक वापरले जाते. इतर संस्था, तथापि, या सामान्य आवश्यकता वाढवा.
उदाहरणार्थ, वॉशिंग्टन विद्यापीठ फक्त मूळ डॉक्युमेंटच्या फोटोकॉपीच्या पर्याय म्हणून स्वीकारतो जो 300 डॉट प्रति इंच (डीपीआय) किमान घनतेवर स्कॅन करतो आणि पीडीएफ किंवा टीआयएफएफ स्वरुपात सादर करतो; ते JPEG फोटोकॉपी स्वीकारत नाही.
आपण स्टोरेज सुविधा सुलभ करण्यासाठी अकाऊंटिंग किंवा कायदेशीर कागदपत्रे स्कॅन करण्याची योजना आखत असाल तर संबंधित संस्थेशी तपासा आणि हे सुनिश्चित करा की आपण वापरण्याच्या योजना करत असलेल्या स्वरूपात ते कागदपत्रे स्वीकारतील.