योग्य व्यवसाय टेलिफोन शिष्टाचार आपल्या ग्राहक आणि ग्राहकांवर सकारात्मक प्रभाव टाकू शकतात. टेलिफोन कॉल स्थानांतरित करणे हे केवळ आपल्या टेलिफोन सिस्टमवर कोणते बटणे ढकलले हे जाणून घेणे जास्त शक्य आहे. आपण आणि आपले कर्मचारी दररोज वापरत असलेले व्यवसाय टेलिफोन शिष्टाचार हे आपल्या कंपनीचे प्रत्यक्ष प्रतिबिंब आहे. आपण एकतर व्यावसायिक छाप किंवा कमी असलेली कोणतीही व्यक्ती पुढे ठेवू शकता. आपला कर्मचारी मुख्य वित्तीय अधिकारी किंवा फोन्सच्या उत्तरांवरून आकारलेला तात्पुरता आहे का हे सुनिश्चित करा की आपल्या कंपनीतील प्रत्येकजण व्यावसायिकपणे कॉल कसे स्थानांतरित करावे याबद्दलचे वेगवान आहे
01 - आपल्याला कॉल हस्तांतरित करण्याची आवश्यकता का आहे हे स्पष्ट करा
लोक बर्याच गोष्टींना माफ करू शकतात, परंतु कामाच्या ठिकाणी असभ्यपणा त्यांच्यापैकी एक नाही. कॉलरला स्थानांतरित करण्याची आपल्याला का आवश्यकता आहे हे कॉलरला स्पष्टपणे समजावून सांगा. हे होऊ शकते की कॉलर चुकीच्या विभागात पोहोचला किंवा योग्य विभागात चुकीचा विस्तार केला. कॉल स्थानांतरित करण्यामागे आणखी एक कारण असू शकते की फक्त दुसरा विभाग प्रश्नच सोडवू शकतो, किंवा आपला निर्णय घेणारे कॉलर शोधण्याचा पुरेसा अधिकार नाही. याची पर्वा न बाळगता, कॉलदारांना हे ठाऊक आहे की कॉलला स्थानांतरित करण्याची गरज काय आहे जेणेकरून त्यांना हे समजत नसेल की आपण केवळ पैसा मिळवत आहात 02 - आपली माहिती प्रथम द्या
आपण डिस्कनेक्ट झाल्यास नेहमी कॉलर आपले नाव आणि विस्तार द्या. हे त्यांना कळू देते की आपण त्यांच्या परिस्थितीबद्दल व्यक्तिगतरित्या काळजी करत आहात. आपण अशी परिस्थिती टाळण्यास इच्छुक आहात जिथे कॉलर डिस्कनेक्ट झाला आहे आणि पुन्हा स्क्रॅच पासून पुन्हा सुरू करावा लागेल, परिस्थिती आणखी एका कंपनीच्या प्रतिनिधीला समजावून सांगेल. आपण कॉल करणार्यांना त्या व्यक्तीचा किंवा विभागाचे नाव सांगा ज्यास आपण त्यांना हस्तांतरित करीत आहात, आणि त्या विस्तार संख्येस तसेच द्या आपण कोणत्या व्यवसायात आहात हे महत्त्वाचे नाही, प्रत्येकजण चांगल्या ग्राहक सेवेच्या व्यवसायात असतो. 03 - परवाना प्रारंभ करण्यासाठी परवानगीची मागणी करा
एकदा आपण कॉलरसह संबंध स्थापित केला की, कॉलरला परवानगीसाठी हस्तांतरण करण्यास विचारा . ही विनंती देखील कॉलरला कोणत्याही अन्य प्रश्नांची विचारविचार करण्याची किंवा इतर कोणत्याही चिंता व्यक्त करण्याची संधी देते. यामुळे कॉलदारांना असे सांगण्याची संधी मिळते की ते अधिक वेळ मिळाल्यावर परत कॉल करतील. काही वेळा असे घडते की कॉलरला हस्तांतरित करायचे नाही. तसे असल्यास, का शोधून काढा पुढे, हे स्पष्ट करा की हस्तांतरणामुळे ते शक्य तितक्या लवकर मदत प्राप्त करतील. हे देखील समजावून सांगा की आपण आतापर्यंत त्यांच्या कॉलवरील पुढील माहिती त्यांच्या प्रतिनिधीला देऊ आणि त्यांना त्यांच्या स्थितीबद्दल पुन्हा एकदा सांगता येणार नाही
04 - एखाद्या प्रश्नाची वाट पहा
आपण इतर फोन रिंग ऐकल्याबरोबर कॉलवर आंधळा न थांबता थांबा. इतर व्यक्तीला उत्तर द्या आणि कॉल का हस्तांतरित केला जात आहे याचे स्पष्टीकरण द्या. ही पायरी पुढील कर्मचार्याला कॉलची तयारी करण्याची संधी देते आणि कॉलरला पुन्हा आपली स्थिती किंवा समस्या समजावून सांगते. 05 - एक परिचय करा
कॉलरवर परत जा आणि नाव आणि / किंवा त्या विभागास आपण ह तांत रत आहात ते जाहीर करा त्याच्या किंवा तिच्या संयम साठी कॉलर धन्यवाद आणि आपण फाशी आधी त्यांना काहीही साठी करू शकता का हे विचारू. आपण ज्या व्यक्तीचे कॉलर स्थानांतरित केले जात आहात त्या व्यक्तीचे नाव किंवा आडनाव वापरु शकते त्यास हे मदत करते. हे आपण स्थापन केलेल्या वैयक्तिक कनेक्शनला पुष्टी देते आणि पुढील भावनात्मकता निर्माण करतात की कॉलरची काळजी घेतली जात आहे. 06 - हस्तांतरण पूर्ण करा
कॉलरला अन्य व्यक्ती किंवा विभागाने कनेक्ट करून हस्तांतरण पूर्ण करा. आपला फोन बंद करून किंवा आपले हेडसेट डिस्कनेक्ट करून आपले कनेक्शन समाप्त करण्याचे लक्षात ठेवा. कारण फोन सिस्टीम क्लिष्ट होऊ शकते, विशेषत: मोठ्या कंपन्यांमध्ये, आपण हे सुनिश्चित करू इच्छित आहात की आपण स्वतःला कॉलमधून पूर्णपणे डिस्कनेक्ट केले आहे. आपण नोकरीसाठी नवीन असल्यास, प्रत्यक्षात कॉल स्थानांतरित करण्यापूर्वी सहकर्मीसह काही वेळा प्रयोग करणे देते. आपण कॉलरसह व्यस्त झाल्यानंतर कॉल समाप्त करण्याचे अनेक कारणे आहेत. तथापि, आपल्याकडे जे काही कारणास्तव, काहीही असो, आपण व्यावसायिक पद्धतीने कामातून सुटका करणे आवश्यक आहे. कॉल संपविण्याचा सर्वात सामान्य कारण म्हणजे आपण एका लांब-वळवलेल्या बोलणारा-कोणीतरी भेटला आहात जो आपला बराच वेळ वापरेल आणि आपल्या व्यवसायाबद्दल चालण्यापासून रोखू शकणार नाही. आणखी एक कमी सामान्य कारण म्हणजे कॉलर अपमानकारक, धमकावित किंवा अश्लील भाषा वापरत आहे. दुर्दैवाने, क्रोध व्यवस्थापनाची समस्या असलेल्या लोकांना असे वाटते की ते अनोळखी लोकांवर, विशेषत: सेवा उद्योगात किंवा सेवा स्थितीत त्यांच्या शत्रुत्वाचा वेध करू शकतात. कोणत्याही प्रकारच्या कायदेशीर अडचणी टाळण्यासाठी या प्रकारची परिस्थिती कशी हाताळावी याबद्दल आपल्या कंपनीच्या धोरण आणि प्रक्रियेचा सल्ला घ्या. आणि लक्षात ठेवा, जेव्हा आपण नंतर आपल्याला पश्चाताप वाटेल अशा गोष्टी बोलण्यापेक्षा सल्ला घेताना कॉलर ऑन होल्ड करणे चांगले राहील.
फोन शिष्टाचार महत्त्व
टेलिफोन सहसा आपल्या ग्राहकाचा किंवा ग्राहकाचा आपल्या व्यवसायाशी प्रथम संपर्क असतो. हा अनुभव सर्वोत्तम असू शकतो. मुख्यतः, आपण ग्राहकांना हँगिंग आणि आपल्या स्पर्धेला कॉल करू नये असे वाटत नाही, म्हणून योग्य फोन शिष्टाचाराने आपल्या कर्मचार्यांना प्रशिक्षण देण्यामध्ये वेळ घालवणे योग्य आहे.