लहान व्यवसायांसाठी दस्तऐवज व्यवस्थापन सिस्टिम कसे तयार करावे
बर्याच व्यवसायांसाठी, दस्तऐवज व्यवस्थापनाचे केंद्रस्थान आणि दस्तऐवजांचे संचयन यावर आहे. ते कागदपत्र संग्रहित आणि सुरक्षित प्रकारे संचयित करण्यास सक्षम होऊ इच्छितात जे अद्याप दस्तऐवजांना सहजपणे सापडू शकतात.
हा लेख आपल्याला एक डॉक्युमेंट मॅनेजमेंट सिस्टिम कसा तयार करावा हे दर्शवेल ज्यामुळे नक्की काय होईल
जर आपण कोणत्याही शोध इंजिनमध्ये "कागदजत्र व्यवस्थापन" टाइप केले तर आपल्याला कागदजत्र व्यवस्थापन "समाधानाची" यादी मिळतील, अनेकांना सॉफ्टवेअर किंवा अॅप्स जे पेपरलेस ऑफिस असण्यातील फायदे जाहिरात करतात.
दस्तऐवज व्यवस्थापन सॉफ्टवेअर किंवा अॅप्स, तथापि, आपल्या व्यवसायाच्या इलेक्ट्रॉनिक फायली हाताळण्यास सुधारण्यासाठी डिझाइन केले आहेत. समस्या अशी आहे की बर्याच लहान व्यवसायांना कागदावर आणि इलेक्ट्रॉनिक फायलींवरील जुन्या-जुन्या डेटाच्या मिश्रणास सामोरे जावे लागते - आणि काही बाबतीत पेपर डेटाचे प्रमाण खूप मोठे आहे.
मिश्र डेटा परिवाराच्या समस्येचा एक उपाय म्हणजे आपल्या सर्व व्यवसायविषयक दस्तऐवजांना इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात रुपांतरित करण्यासाठी एक दस्तऐवज इमेजिंग सिस्टम वापरणे. परंतु हे खूप महाग आहे आणि अनेक लहान व्यवसायांसाठी वेळ घेणारे आहे.
चांगली बातमी अशी आहे की आपण कोणत्याही विशेष सॉफ्टवेअरची खरेदी न करता किंवा होलसेल डॉक्युमेंट इमेजिंगच्या माध्यमातून जाऊन दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीची मूलभूत माहिती ठेवू शकता.
प्रणाली जटिल असणे नाही; आपण नियोजन आणि अंमलबजावणी मध्ये फक्त काही वेळ गुंतवणूक करणे आवश्यक आहे.
कागदजत्र व्यवस्थापन प्रणाली कशी तयार करावी
डॉक्युमेंट मॅनेजमेंट सिस्टीममध्ये तीन चरण लागतात.
- दस्तऐवज व्यवस्थापन योजना तयार करणे,
- दस्तऐवज व्यवस्थापन योजनेची अंमलबजावणी करणे,
- आणि खालील
योजना तयार करणे हे पहिले पाऊल, या चार प्रश्नांची उत्तरे देणे समाविष्ट आहे:
दस्तऐवज तयार करण्याचे नियम काय आहेत?
चलन , पेमेंट स्मरणपत्र, विक्री विवरणपत्रे, ईमेल, बॅलेन्स शीट्स , स्प्रेडशीट्स, अहवाल - सर्व व्यवसायामुळे व्यवसायावर लक्ष ठेवण्याचे आणि ठेवण्याच्या प्रक्रियेत विविध प्रकारचे दस्तऐवज तयार होतात. आणि गोष्टी व्यवस्थित ठेवण्यासाठी, सर्व व्यवसायांना दस्तऐवज तयार करण्यासाठी नियम प्रस्थापित करणे आवश्यक आहे.
उदाहरणार्थ, आपल्या काही मानक व्यवसाय दस्तऐवज जसे की अक्षरे आणि इनव्हॉइसेस आहेत आणि ते कोठे आहेत तेथे इन-हाउस टेम्पलेट आहेत?
यामध्ये घरगुती शैली मार्गदर्शक आहे का?
नवीन दस्तऐवज तारीख आणि / किंवा वेळ स्टँप पाहिजे?
दस्तऐवज सामायिक आणि पुनरावलोकन करण्यासाठी कोणत्या पद्धती वापरल्या पाहिजेत?
काही छोट्या व्यवसायांसाठी, कागदोपत्री निर्मितीविषयी महत्त्वपूर्ण बाब म्हणजे जिथे भिन्न व्यवसाय दस्तऐवजांचे टेम्पलेट आहेत आणि ते कसे वापरावे. परंतु आपल्या व्यवसायात कागदपत्र निर्मितीमध्ये वेगवेगळे लोक सहयोग करीत असतील, दस्तऐवजांचे पुनरावलोकन करुन किंवा अद्ययावत करीत असतील, तर आपल्याला दक्षता आणि सुसंगतता सुनिश्चित करण्यासाठी या गोष्टी कशा कराव्यात हे ठरवण्यासाठी काही वेळ घालवावा लागेल.
आम्ही दस्तऐवज कसा संग्रहित करणार?
या प्रश्नासाठी प्रत्यक्षात दोन पैलू आहेत.
प्रथम स्टोरेज च्या भौतिक पैलू समाविष्ट आहे. जरी आपला छोटा व्यवसाय फाइल कॅबिनेटमध्ये कागदपत्रे संग्रहित करीत असला तरीही स्टोरेजशी संबंधित खर्च आहेत; न केवळ दाखल करण्याच्या कॅबिनेटची किंमत, परंतु आपण आणि / किंवा आपल्या कर्मचा-यांवर कागदपत्रांची नोंद करताना किंवा त्यांना परत मिळविण्यासाठी जाण्याची वेळ खरंतर, बहुतेक छोट्या व्यवसायांसाठी स्टोरेजशी संबंधित सर्वात जास्त खर्च, कदाचित लोक कागदपत्र शोधत असताना व्यर्थ वेळचा खर्च असू शकतो.
साठवणीच्या कागदपत्रांचा दुसरा पैलू म्हणजे संगठनात्मक; कागदपत्र दाखल कसे कराल? कागदपत्रे सादर करण्याची प्रक्रिया म्हणजे चांगल्या फाईल व्यवस्थापन पद्धतींचे अनुसरण करणे.
आपल्याला दस्तऐवज कसे संग्रहित करावे हे देखील माहित असणे आवश्यक आहे. आपण फाईल कालबाह्य झालेल्या फाइल्स किंवा आपल्या डॉक्युमेंट मॅनेजमेंट सिस्टममध्ये परत जाण्यासाठी फक्त तयार कसे ठेवणार?
प्रत्येक वर्षाच्या सुरुवातीस, मी माझ्या संगणकांवर विविध कार्य-संबंधित फायलींद्वारे, वर्तमानकालीन नसलेल्यांना बाहेर काढतो आणि वर्ष आणि / किंवा विषयानुसार लेबल केलेल्या नवीन फोल्डर तयार करतो, आवश्यकतेनुसार फायली हलवित असतो.
कागदाच्या फाईल्ससोबतच करता येते; एखाद्या फाइल फोल्डर आणि लेबलाच्या जुन्या (एर) कागदपत्रे काढून टाकणे आणि टायटलमध्ये "जुने" जोडणे नवीन बाब नाही. काही सॉफ्टवेअर स्वयंचलित संग्रहण पर्याय ऑफर करते. उदाहरणार्थ, मायक्रोसॉफ्ट आउटलुक, तुम्हाला जुन्या ईमेलचे संग्रहण करण्यास अनुमती देते.
दस्तऐवज पुनर्प्राप्त कसे करावे?
हा प्रश्न तुमच्या डॉक्युमेंट मॅनेजमेंट सिस्टम चे हृदय आहे. लिग्झ मार्केटिंग फॉर जिएरॉक्स कॅनडात केलेल्या सर्वेक्षणानुसार कॅनेडियन एसएमबी मालक आणि व्यवस्थापकांना दरवर्षी 2,152 डॉलर्स खर्च होतात ज्यायोगे कागदपत्रांची देवाणघेवाण आणि साठवण्याकरिता दररोज सुमारे एक तास हे दस्तावेज शोधू शकतील (ग्लोबलआममेल डॉट कॉम).
पुन्हा एकदा, चांगले फाइलिंग पद्धती समस्या सोडवणे दिशेने एक लांब मार्ग जाऊ शकते. या साइटवरील डेटा व्यवस्थापन लेख ब्राउझ करणे आपल्याला प्रारंभ करेल. कठोर नेमिंग सम्मत पाळण्यासारख्या गोष्टी आपण केल्या असल्यास, उदाहरणार्थ, दस्तऐवज शोधणे अधिक सोपे होईल.
आणि आपण एकमात्र मालक आहात जो एकटयाने किंवा कर्मचार्यांसह एक व्यवसायिक कार्य करतो, मी एक फाइल स्थाने सूची तयार करण्याची शिफारस करतो, जे वापरकर्त्यांना विशिष्ट प्रकारचे फाईल्स कोठे जायचे याची आठवण करून देतील - आणि विशिष्ट दस्तऐवज कुठे शोधावेत. आपला व्यवसाय अधिक असल्यास, हे समाविष्ट करणे हे फाईल आपल्या कॉम्प्यूटर सिस्टमवर असेल, क्लाउडमध्ये एका इन-हाउस सर्व्हरवर असेल किंवा कागदी स्वरुपात असेल तर फाईलिंग कॅबिनेटसारखी भौगोलिक स्थितीत समाविष्ट करणे हे लक्षात ठेवा. उदाहरणार्थ, समजा की आपण माझ्या व्यवसायात प्रतिमा, व्हिडिओ किंवा कागदाचा फोटो वापरता. आपल्या फाईल स्थाने सूचीमध्ये कदाचित अशी नोंद असू शकते:
डिजिटल प्रतिमा / व्हिडिओ: संगणक (किंवा सर्व्हर) - ड्राइव्ह ई: / फोटो - योग्य विषयाच्या फोल्डरमध्ये फाइल
कागद फोटो: फाइलिंग कॅबिनेट 3 - फोटो - विषयानुसार अल्फा
सामायिक नेटवर्क किंवा मेघ ड्राइव्हस् कॅबिनेट ड्रॉर फाइल करणे पाहिजे सामग्री त्यानुसार लेबल करणे आवश्यक आहे
आम्ही आमची कागदपत्रे कशी सुरक्षित ठेवू शकतो?
दस्तऐवज सुरक्षिततेसाठी संरक्षणाची पहिली ओळ शारीरिकरित्या व्यापाराच्या जागेवर स्वत: ची सुरक्षित आहे सर्व व्यवसायांना सुरक्षा व्यवस्था असणे आवश्यक आहे, जसे की अलार्म प्रणाली, स्थापित केलेले - अगदी घर-आधारित व्यवसाय देखील
व्यवसायांसाठी इतर सुरक्षा साधनांमध्ये गुंतवणूक करणे आवश्यक असू शकते जसे की विंडो बार / ग्रिल, सुरक्षा कॅमेरे आणि / किंवा गस्त सेवा आपण आपली इलेक्ट्रॉनिक फाइल्स संरक्षित करण्याच्या प्रयत्नात पासवर्ड तयार करणे आणि फायली एन्क्रिप्ट करणे सर्व वेळ घालवू शकता, परंतु कोणीतरी आपल्या संगणकास आणि आपल्या हार्ड ड्राइव्हसह चोरी करू शकते तर फारसे काही फरक पडत नाही.
सर्व फाइलिंग कॅबिनेट लॉक होण्यायोग्य असाव्यात आणि व्यवसायिक तासांनंतर लॉक केले जातील (आणि कोणीही विश्वसनीय असेल तर जवळच्या स्थितीत असेल तर)
इलेक्ट्रॉनिक कागदपत्रांकरिता सर्वसाधारण सुरक्षा प्रक्रियेमध्ये कागदपत्रांचा नियमितपणे समावेश करणे आणि मूळ कागदपत्रे जेथे आहेत त्या हार्ड ड्राइव्हपेक्षा इतर कुठेतरी कागदपत्र बॅकअप ठेवणे आवश्यक आहे. नैसर्गिक आपत्तीमुळे आपला व्यवसाय डेटा नष्ट करण्यापासून ऑफ-साइट सर्वोत्तम आहे - आणखी एक कारण म्हणजे क्लाऊड व्यवसायासाठी आदर्श आहे .
सहकर्मचार्यांसह लहान व्यवसाय किंवा समान संगणक नेटवर्क सामायिक करणारे कर्मचारी देखील काही वापरकर्त्यांच्या प्रवेशावर मर्यादा घालू शकतात जेणेकरून ते फक्त काही नेटवर्क साधने वापरु शकतात किंवा पाहू शकतात. उदाहरणार्थ, आपल्याजवळ "अकाउंटिंग" नावाची नेटवर्क किंवा मेघ शेअर डायरेक्टरी असू शकते ज्यास केवळ व्यवस्थापनास मर्यादित प्रवेश आहे जरी वापरकर्त्यास एखाद्या साधनाचा वापर करण्यास परवानगी आहे, जसे की एखादा अनुप्रयोग, विशेष दस्तऐवज संकेतशब्द संरक्षित असू शकतात दस्तऐवजांची सामुग्रीदेखील एन्क्रिप्ट केली जाऊ शकते, ज्यात फक्त आवश्यक एन्क्रिप्शन की ज्यांच्याकडे असेल त्यांनाच प्रवेशयोग्य बनवता येईल.
कर्मचारी चोरी डेटा सुरक्षासाठी आणखी एक धोका आहे कर्मचा-यांकडून लघु उद्योगांनी नियतकालिक सत्यतेची तपासणी करणे आणि कर्मचा-यांवर पॉलिसीविषयक बाब ची पार्श्वभूमी तपासणे आवश्यक आहे.
आपल्या दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणाली अंमलबजावणी
एकदा आपण वरील प्रश्नांची उत्तरे देऊन आपला दस्तऐवज व्यवस्थापन योजना तयार केल्यावर, आपण हे कार्यान्वित करण्यास तयार आहात, आपल्या सर्व कर्मचारी आपल्या व्यवसायाच्या दस्तऐवज व्यवस्थापन प्रणालीचे तपशील जाणून घेतात आणि दस्तऐवज तयार करताना, संग्रहित आणि पुनर्प्राप्त करताना योग्य कार्यपद्धतींचे अनुसरण करीत आहेत हे सुनिश्चित करतात.
आपणास देखील याची खात्री करावी लागेल की जो आपल्या संस्थेमध्ये दस्तऐवज वापरतो आणि वापरतो त्याने खालीलप्रमाणे कागदपत्रे योग्यरित्या नाव देणे आणि साठवण्यासारख्या गोष्टी केल्या आहेत. ठराविक फाइल्स सहज मिळू शकतील किंवा नाही किंवा नाही याची चाचणी घेण्यासाठी नियमितपणे स्पॉट चेक वर क्लिक करा.
आपण एका दिवसात दस्तऐवज व्यवस्थापन सिस्टीम सेट करू शकता परंतु कालांतराने त्याची अंमलबजावणी सातत्याने केली जाईल. बक्षिसे प्रचंड आहेत - जेव्हा आपण हे आणि मन: शांती पाहिजे तेव्हा आपण काय शोधू इच्छिता हे शोधण्यास सक्षम आहात.