आपला विषय आणि स्थान निवडा
हा चरण दोन व्हेरिएबल्स दर्शवतो जे आपल्या प्रेक्षकांना कशासही आधी जाणून घेण्याची इच्छा असेल.
कोण "कोण आणि कुठे" आमंत्रित करतील आणि कोणाला आमंत्रित केले जाईल यावर त्वरित प्रभाव पडेल आणि ते उपस्थित राहतील किंवा नाहीत.
आपण निवडलेला स्थळ संपूर्ण सभेवर परिणाम करतो आणि इव्हेंटची योजना बनविताना आपल्याला आवश्यक असलेले इतर निर्णय प्रभावित करतो.
सहभागी ओळखणे
एक केंद्रित आणि उत्पादनकारी बैठक चालविण्याचा मोठा भाग भंग पावले टाळत आहे आणि याचा अर्थ सर्वोच्च निर्णयांच्या निर्मात्यांना आमंत्रणे मर्यादित करणे. कॉर्पोरेट संस्कृतीत सर्व संबंधित पक्षांना संप्रेषणाचा समावेश करण्याची प्रवृत्ती आहे, परंतु आपण सहकार्य काढून टाकून उत्पादन बळकावू शकता जे बिनमहत्त्वाच्या चर्चेने प्रगती कमी करू शकतात. गैर-मतदान करणार्या सहभागींना आमंत्रित करण्याऐवजी, सभासदात येण्यापूर्वीच आपल्या सहपरिवारांशी बोलण्यासाठी प्रमुख उपस्थितांनी प्रोत्साहित करा.
तीन तारीख आणि वेळ द्या
आपण प्रत्येक उपस्थित व्यक्तीच्या उपलब्धतेबद्दल चौकशी कशी करता याविषयी सावधगिरी बाळगा. आपल्या बैठकीची परस्पर लाभदायक तारीख शेड्युलिंग करताना येतो तेव्हा "पेंडोरासचे बॉक्स" उघडणे सोपे आहे.
हे टाळण्याचा एक मार्ग काही तारखा आणि वेळा देऊ करणे आहे, नंतर प्रत्येकजण जे उत्तम काम करते प्रत्येक व्यक्तीला विचारा आपण भाग्यवान असाल तर एक तारखा प्रत्येकासाठी जुळतात. जर नाही तर, बहुतेकांना सामावून घेण्यासाठी त्यांचे कॅलेंडर समायोजित करू शकतील असे आउटलायअर विचारायला घाबरू नका.
एक कार्यक्रम तयार करा
कोणत्या विषयांची चर्चा होणार आहे आणि कोणत्या बैठकीत कोणकोणत्या विषयावर चर्चा करणार आहे याबद्दल शेड्यूल करणे महत्वाचे आहे.
नियोजनकर्त्यांनी प्रवासाचा मार्ग तयार करण्यासाठी अचूक अधिकाऱ्यांकडून सल्ला घेणे आवश्यक असू शकते. प्रथम मसुदा पूर्ण झाल्यानंतर तो समूहाकडे मंजुरीसाठी सादर करावा.
सादरीकरण गरजेविषयी चर्चा करा
समूहाला कल्पना सादर करण्यासाठी विविध प्रकार आहेत, आणि प्रत्येक निर्धारित स्पीकर स्वतःचे प्राधान्य असणार आहेत. PowerPoint कार्यक्षमता, इंटरनेट प्रवेश आणि व्हाईट बोर्ड्स अशा काही घटक आहेत ज्यासाठी आपल्याला व्यवस्था करण्याची आवश्यकता असू शकेल. या तपशीलांची विनंती करण्यात सक्रिय रहा आणि सभेच्या काही दिवसांपूर्वी त्यांचे पुष्टीकरण करण्यासाठी पाठपुरावा करा.
शेड्यूल कॅटरिंग
लहान बैठकींसाठी अन्न क्रमवारी लावायची हे मेनू फंक्शनल ठेवणे आहे. आपण करू इच्छित नाही कि खानपान व्यवसायाच्या कोणत्याही बाजूने हस्तक्षेप करू शकेल, म्हणून शक्य असेल तर अती औपचारिक जेवण टाळा. बैठकीत भोजन न घेण्याची विनंती केल्यास, जेवणाच्या वेळेस उपस्थितांना परत मिळू शकतील जेवढे शक्य असेल तेवढ्या लवकर जेवणाच्या सुटीसाठी बुक करा.
अंतिम तपशील पाठवा
इव्हेंटच्या सुमारे सात दिवसांपूर्वी आपल्याला प्रवासाची अंतिम प्रत आणि प्रत्येक सहभागीला तपशील पाठवायचे आहे. यात दिवसभर क्रमवारीत असलेल्या प्रत्येक गोष्टीचा समावेश असावा. दिशानिर्देश, पार्किंगची माहिती, कक्ष क्रमांक आणि आपत्कालीन संपर्कास देखील समाविष्ट करा.
आपण कार्यावर काम करीत असाल तर त्यांनी आपल्या प्रशासकीय सहाय्यकांना ईमेलवर तसेच कॉपी करा.
बैठक दिवस
बैठकीचे नियोजक म्हणून, हे यशस्वीरित्या इव्हेंट यशस्वीपणे काढला जाण्याची आपली जबाबदारी आहे नक्कीच, आपण खोलीची तपासणी करण्यासाठी साइटवर लवकर पोहोचाल आणि कॅटरिंग आणि ए / व्ही समन्वयकांशी भेटू शकाल. स्थानाच्या आधारावर, आपण संकेत चिन्ह पोस्ट करू शकता जेणेकरून प्रत्येकाने खोलीत जाण्याचा शोध घेतला पाहिजे
आणि तेथे तुमच्याकडे आहे - एक यशस्वी लहान बैठक नियोजन आठ तुलनेने सोप्या चरण.
प्रत्येक चरण कार्यान्वित केल्याने स्पष्टपणे आपल्या भागावर वेळ आणि परिश्रम घ्यावे लागेल, परंतु उपस्थितांना आपल्या योजना संप्रेषित करणे अर्धा युद्ध आहे अधिक लोकांना या विषयावरून काय अपेक्षित आहे हे कळते, अधिक तयार होऊन ते व्यवसायात उतरतील.