योग्य इव्हेंट स्थान शोधण्याचे चरण
असे गृहीत धरले की आपण आधीच कोणत्या प्रकारच्या प्रकारचे नियोजन केले आहे आणि त्याचा उद्देश काय आहे हे आपण आधीच ओळखले आहे, आपण या ठिकाणी निवडून घेण्याच्या प्रक्रियेस सुरुवात करताना इतर अनेक घटकांचा विचार करणे आवश्यक आहे.
खालील हे रोडमॅप आपल्याला परिपूर्ण इव्हेंट स्थान निवडण्यातील पायर्या मार्गाने मदत करेल.
आपले लक्ष्य प्रेक्षक ओळखा आणि आपली अतिथी सूची जाणून घ्या
एखाद्या इव्हेंटसाठी स्थळ नियोजन करताना, आपल्याला माहिती असणे आवश्यक असलेल्या सर्वात महत्वाच्या माहितींपैकी एक म्हणजे आपल्या अतिथी कोण असतील आणि आपण किती उपस्थित राहण्याची अपेक्षा केली आहे इव्हेंटचा प्रकार निश्चितपणे स्थळ निवडीसाठी सूचित करेल, तर इव्हेंट स्पेससाठी सर्वात मोठा मर्यादित घटकांपैकी एक म्हणजे त्याची क्षमता. हे सुनिश्चित करा की किमान अचूक अंदाज (ही एक श्रेणी असू शकते) अतिथींची संख्या इतकीच आहे की हे आपल्या ठिकाणांच्या पर्यायांचा तात्काळ मर्यादित करेल. आपण आपल्या प्रेक्षकांना देखील विचारावे. हे सुनिश्चित करा की स्थान केवळ कार्यक्रमासच नव्हे तर पाहुण्यांच्या आवडीनुसार आणि अपेक्षेने प्रतिबिंबित करेल.
इव्हेंट तारखा ओळखा
आपला कॅलेंडर तपासा कारण वेळेचा आपल्या निवडीच्या स्थानासह अनेक निर्णय प्रभावित करेल. आपल्या अतिथी सूचीनंतर, आपल्या इव्हेंटची तारीख पुढील मर्यादित घटक असेल.
आपण कोणत्या प्रकारचे इव्हेंट तयार करत आहात यावर अवलंबून, आपल्याला हवे असलेले ठिकाण मिळविण्यासाठी आपल्या इव्हेंटच्या तारखेपर्यंत एकतर लवचिकता असणे आवश्यक आहे किंवा आपल्या इच्छेनुसार तारीख मिळण्यासाठी आपल्या स्थान निवडीसह लवचिक असणे आवश्यक आहे. आपण किंवा क्लायंट कुठे लवचिक आहेत हे जाणून घेतल्याबद्दल आपण ठिकाण नियोजन करायला हवे.
विचार करण्यासाठी येथे काही प्रश्न आहेत:
- आपल्या पाहुण्यांना त्यांच्या अनुसूचीच्या आधारावर उपस्थित राहण्याची सर्वात शक्यता कधी असते?
- त्या वेळेसाठी कोणत्या जागा योग्य आणि उपलब्ध जागा आहेत?
- आपल्या व्यवस्थापन संघाला इव्हेंट आयोजित करण्यासाठी सर्वोत्तम वेळ केव्हा आहे?
आपल्या अंदाजपत्रकाची गणना करा
ओपन-एण्डेड बॅटरीसह, कुणीही एका मोठ्या कार्यक्रमाची आखणी करू शकतात आणि स्थाननिर्धारण पर्यायांची असीम निवड करू शकतात. परंतु संभाव्यतेपेक्षा अधिक, आपल्या वित्तीय संसाधने मर्यादित आहेत आणि आपण आपल्या आर्थिक मर्यादांबाबत काय सुरूवात आहे याची जाणीव असावी - जरी आपला इव्हेंटचा अंदाजपत्रक एक गोलस्पर्क अंदाज किंवा श्रेणी अगदी साधी असेल तरीही इव्हेंट नियोजक वाजवी अर्थसंकल्पात एक उत्तम कार्यक्रम आखू शकतो.
- स्थान, स्पेस, तांत्रिक आणि कॅटरिंग खर्चांसाठी आपल्या बजेट पॅरामीटर्समध्ये काय होते?
- सेवांसाठी आपण अनुकूल दर लावला आहे आणि आपल्या भूमिकेचे मूल्य दर्शविले आहे का?
- केस-लाइन आयटमच्या खर्चाच्या प्लॅनपेक्षा आपण आपल्या अर्थसंकल्पामध्ये लवचिकतेस अनुमती दिली आहे का?
विविध स्थाने आउट व्याप्ती
एकदा अतिथी सूची क्रमांक आणि संभाव्य इव्हेंट तारखा संकुचित झाल्यानंतर, इव्हेंट कुठे ठेवता येईल त्या स्थानांची ओळखणे महत्त्वाचे आहे. हॉटेल आणि इव्हेंट किंवा कॉन्फरन्स सेंटर हे कार्पोरेट इव्हेंट्स आणि विवाह रिसेप्शनसाठी सर्वात लोकप्रिय इव्हेंट स्पेसेस आहेत, परंतु ते फक्त एकमेव पर्याय नाहीत.
हे आपल्या विचारात सर्जनशील होण्याची वेळ आहे खालील गोष्टी विचारात घ्या:
- आपल्या बैठकीच्या थीमवर आधारित, कोणती तीन सर्वोत्तम स्थाने ध्यानात येतात?
- आपल्या पाहुण्यांना या सभेला उपस्थित रहाण्यास कोठे पसंती आहे?
- आपल्या अतिथींसाठी सर्वात सोयीचे काय असेल?
- हॉटेल पेक्षा इतर, अनपेक्षित ठिकाणे आरएसव्हीपी दर वाढवू शकतो काय?
इव्हेंट स्पेसचा योग्य प्रकार शोधा
आपण निवडलेल्या इव्हेंटमध्ये आपण कोणत्या प्रकारचे नियोजन करता त्या इव्हेंटसाठी उचित जागा असणे आवश्यक आहे आपल्या कार्यक्रमात डांस फ्लोरची आवश्यकता आहे का? आपण पीए प्रणाली आवश्यक आहे? एक स्पीकर च्या मंच किंवा प्रोजेक्टर स्क्रीन बद्दल काय? आपल्याला कशा प्रकारचा टेबल सेटअप आवश्यक आहे? या प्रकारचे प्रश्न विचारात घेण्याव्यतिरिक्त, आपल्या स्वत: विचारण्याकरिता येथे काही शीर्ष स्थळ नियोजन प्रश्न आहेत:
- कार्यक्रमाचे ठिकाण आपल्या कार्यक्रमाचे किंवा कार्यक्रमाचे विशिष्ट निकष पूर्ण करते का?
- ठिकाणे आपल्या उत्पादन, मनोरंजन, ए / वी, ध्वनी, आणि इतर तांत्रिक गरजा पूर्ण करू शकतील का?
- सुविधेची स्थिती आपल्या संस्थेचे उच्च मानक दर्शवते का?
स्थळ सेवा आणि प्रतिबंध विचारात घ्या
योग्य जागेचा योग्य प्रकार शोधण्याव्यतिरिक्त, आपण स्थानाद्वारे ऑफर केलेल्या अन्य सेवांचे प्रकार पाहू शकता आणि आपल्या कार्यक्रमासाठी त्यांचे मूल्य ठरवू शकता. काही स्थळांमध्ये प्राधान्यक्रमित विक्रेता सूची देखील असेल ज्यात आपल्याला इतर सेवांसाठी विक्रेते किंवा पुरवठादार शोधण्यासाठी काम करणे आवश्यक आहे. इतर ठिकाणी सजावट किंवा अन्य पैलूंवर केवळ स्वतःच घटनांवर मर्यादा आहेत. विचारण्यासाठी काही प्रश्न समाविष्ट आहेत:
- हे स्थान चांगले पार्किंग पर्याय किंवा वॅलेट देऊ करते का?
- हे ठिकाण सुरक्षा देते का?
- हे ठिकाण केअरिंग, फुलर व्यवस्था, तागाचे व टेबल भाडे इत्यादीसारख्या अतिरिक्त सेवा पुरवतात का?
- या ठिकाणावर एक सेटअप आणि चालक दल साफ करते?
- हे ठिकाण कोणत्या इतर विक्रेत्यांसह आपण कार्य करतो हे प्रतिबंधित करते का?
- या ठिकाणी अन्न आणि पेय कमीत कमी आहे का?
स्थळ प्रतिष्ठा विचारात घ्या
सेवेसाठी ठिकाणांची प्रतिष्ठा गंभीर आहे हे बर्याचदा एक चांगले प्रसंग आयोजित आणि एक उत्तम कार्यक्रम तयार मध्ये फरक आहे. स्थळ त्याच्या सुविधा, कर्मचारी, आणि क्लायंट व्यवस्थापित मार्ग नेहमी लक्षात येईल. स्थळांचे प्रतिष्ठा मूल्य समजून घेण्यासाठी, या प्रश्नांचा विचार करा:
- कॉन्फरेंस मॅनेजर, कॅटरिंग मॅनेजर, किंवा एक्झिक्युटिव्ह शेफचा कालावधी काय आहे?
- व्यवस्थापन तुम्हाला व्हीआयपी ग्राहक किंवा बहुविध कार्यक्रमांप्रमाणेच वागवेल का?
- तुम्हाला किती विस्तारित करण्याची इच्छा आहे ते ठिकाण?
- त्यांच्याकडे प्रशस्तिपत्रे किंवा पुनरावलोकने उपलब्ध आहेत का?
- हे स्थान आपल्या प्रमाणेच्या कार्यक्रमांमधून फोटो देतात का?
एक स्थळ भेट शेड्यूल
लॉजिस्टिक्स आणि वेळ पूर्णपणे प्रतिबंधित करत नाही तोपर्यंत प्रत्येक प्रसंग नियोजकाला कुठलीही जागा करार करण्यापूर्वी साइट निरीक्षण करणे आवश्यक आहे. छायाचित्र अत्यंत उपयुक्त ठरू शकतात, परंतु असे बरेच पैलू आहेत ज्याचा केवळ व्यक्तीमृत मूल्यांकन करता येईल. पार्किंग पासून प्रवेशद्वार आणि बाथरुमच्या कार्यक्रमाची जागा सर्वकाही यासह प्रत्येक ठिकाणाची फेरफटका मारण्यासाठी विचारा. आपण केले आनंद होईल!
क्लायंटची प्राधान्ये अंतर्भूत करा
दिवसाच्या शेवटी, कार्यक्रमाचे नियोजकांनी त्यांच्या ठिकाणांची शिफारशी त्यांच्या ग्राहकांकडे (जरी ते कंपनीचे अधिकारी किंवा व्यवस्थापन किंवा बाह्य क्लायंटचे अंतर्गत क्लाएंट असोत) असेल आणि मंजूरी प्राप्त करतील. स्थळ नियोजन टप्प्यादरम्यान क्लायंटच्या संबंधात स्वतःला विचारण्याचा प्रश्नच ग्राहकाने माझ्या शिफारशी मान्य करेल का? काही आत्मविश्वासाने या प्रश्नाचे उत्तर देण्यात सक्षम होण्यासाठी, आपण सुरुवातीपासून ग्राहकाची अपेक्षा आणि प्राधान्ये याची खात्री करुन घेणे आवश्यक आहे.