अधिक महत्त्वाचे म्हणजे, दूर असताना व्यवसायातील एखाद्याशी कसे संपर्क करावे याबद्दल माहिती प्रदान करणे आवश्यक आहे.
एखाद्या ग्राहकापासून दूर राहण्यासाठी हे खूप निराशाजनक असेल आणि आपल्याशी कसे संपर्क करावे हे माहित नसेल आपली स्थिती विक्री, सेवा किंवा उत्पादन विकासामध्ये असल्यास काही फरक पडत नाही. सर्व ग्राहक कॉल्स महत्वाचे आहेत आणि व्यावसायिक पद्धतीने उपस्थित राहण्याची आवश्यकता आहे.
ग्राहक आणि ईमेलद्वारे आपल्याशी संप्रेषण करण्याचा प्रयत्न करणार्या सहकाऱ्यांशी संबंधित ईमेलची सामग्री व्हॉइस संदेशची सामग्रीसह सुसंगत असावी जे कॉलर्सला शुभेच्छा देईल. आपण Outlook 2010 वापरत असल्यास आणि Microsoft Exchange सर्व्हरद्वारे कनेक्ट केल्या असल्यास, प्रथम फाइल टॅबवर क्लिक करा, त्यानंतर स्वयंचलित उत्तरे चिन्ह क्लिक करा
त्यानंतर त्यानंतर एखाद्या तात्पुरत्या ईमेलची निर्मिती करण्याची प्रक्रिया सुरू होईल जो आपल्या कार्यालयाबाहेर असतानाच ई-मेल पाठविली आहे. स्वयंचलित उत्तर पाठवले कारण आपण हे तात्पुरते संदेश सक्षम केले आहेत. हे ईमेल तयार करण्याच्या सूचनांच्या चरण सूचीद्वारे येथे एक पाउल केले जाऊ शकतेः ऑफलाइन ईमेल ऑफ आउटलुक एक्सचेंजसाठी
जर आपण मायक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्व्हरद्वारे जोडलेले नसाल तर, प्रक्रिया काही वेगळी आहे कारण या प्रकारच्या ईमेल खात्यांवर "स्वयंचलित उत्तरे" चिन्ह नसतात. नॉन-एक्सचेंज वापरकर्त्यांसाठी या समान प्रकारचे ईमेल तयार करण्याच्या चरण-Step वर एक पाउल येथे पाहायला मिळू शकते: सर्व इतरांसाठी कार्यालय बाहेर
पुढची पायरी अशी आहे की ईमेलची सामग्री तयार करा जी आपण ऑफिसमधून दूर असताना ईमेल पाठविणार्या सर्वांना पाठविली जाईल. ही ईमेल आपल्याला कार्यालयाबाहेर किती काळ पोहोचेल, आपण आपल्या अनुपस्थितीत कशा प्रकारे पोहोचू शकता (योग्य असल्यास) आणि आपण आपल्या संपर्कात असताना आपल्या संपर्कात नसल्यास आपल्या व्यवसायात कोण संपर्क साधू शकतो हे कळवा. कार्यालय
उदाहरण:
हॅलो,
आपल्या इमेल बद्दल धन्यवाद. मी सध्या कार्यालयाबाहेर आहे आणि सोमवार, 1 डिसेंबर रोजी परत येईल. मला या वेळी ईमेलवर मर्यादित प्रवेश असेल, म्हणून माझे प्रतिसाद किंचित विलंबित आपल्याला तातडीने सहाय्य आवश्यक असल्यास, कृपया माझ्या सहाय्यक, बार्बरा कोल्सन यांना ईमेल पाठवा. तिचा ईमेल पत्ता bcolson@xyz.com आहे.
सुट्टीच्या शुभेछा!
शाहिरा
मायक्रोसॉफ्ट टेम्पलेट्स आणि इतर उदाहरणे देतात जी येथे आढळू शकतातः ऑफिस टेम्पलेट्स आणि उदाहरणे. आपण कार्यालयात परत आल्यावर हा तात्पुरता संदेश बंद करण्यास विसरू नका, अन्यथा, ज्या व्यक्ती आपणास ऑफिसवर परत पाठविल्यानंतर आपण ज्या ईमेल पाठवू इच्छित आहात ते त्याच संदेश प्राप्त करणे सुरू राहील.
आता आपण बाहेर जाणारे ई-मेल तयार केले आहे, ज्यामुळे आपल्या सर्व कॉलर्सची सेवा स्वीकारणारे समान, सुसंगत आउटगोइंग व्हॉइस संदेश तयार करणे सोपे आहे. ई-मेलमधील समान शब्दांचा वापर करा, आपल्या अनुपस्थितीत कोणाशी संपर्क साधावा आणि आपण परत कधी येईल याचा संदर्भ द्या.
व्हॉइस संदेशासाठी, त्यांच्या ईमेल पत्त्याऐवजी व्यक्तीचा फोन नंबर प्रदान करणे आवश्यक आहे
उदाहरण:
हॅलो,
तुम्ही शाहिरा रेन्नेरीच्या डेस्कवर पोहचला आहात. कृपया हा संपूर्ण संदेश ऐका सोमवार, 5 जानेवारी पर्यंत मी ऑफिसमधून बाहेर पडतो. आपल्याला त्वरित सहाय्य आवश्यक असल्यास, कृपया माझ्या सहाय्यकांना कॉल करा, बार्ट कोडसन. तिचा फोन नंबर 212-555 -xxxx आहे.
मी परत येताना तुमच्याशी बोलण्यास मी उत्सुक आहे. धन्यवाद.