सुट्टीसाठी कार्यालय कसे बंद करावे

01 - कर्मचारी, ग्राहक आणि विक्रेते यांना सूचित करा

आपण आपल्या वेबसाइटवर आणि आपल्या फोन सिस्टमवर स्वयंचलित परिचर संदेशाद्वारे ग्राहकांना सूचित करू शकता.

विक्रेते (विशेषतः ज्यांनी डिलीव्हरी शेड्यूल परत पाठवले आहे) ईमेल, फोन किंवा नियमित पोस्टल मेलद्वारे सूचित केले जावे.

02 - सुरक्षा कर्मचारी किंवा सेवांना सूचित करा

आपल्या आगामी समाप्ती तारखांबद्दल आपल्या सुरक्षा कर्मचार्यांना किंवा सुरक्षा सेवेला सूचित करा आपल्या आणि आपल्या प्रमुख कर्मचार्यांसाठी, आपल्या सुरक्षितता प्रदात्यांकडे एक अद्ययावत आणीबाणी संपर्क यादी आहे ज्यात फोन नंबरसह संपर्क माहिती समाविष्ट आहे याची खात्री करा. व्यवसायासाठी ऑफिस बंद असताना आणि शटडाउन दरम्यान इमारतीमध्ये कोण अधिकृत असेल तरीही त्यांना सुरक्षिततेच्या समस्येत कोणाशी संपर्क साधावा हे माहिती असले पाहिजे.

03 - ऑटोमेटेड अटेंडेंट ग्रीटींग बदला

बंद होण्यापुर्वी एक आठवडे किंवा दोन वेळा, आपल्या फोन सिस्टीममध्ये अभिवादित स्वयंचलित सेविकाचा रेकॉर्ड करा जो स्पष्ट करतो की कार्यालय एका विस्तारित कालावधीसाठी बंद होईल. आपण बंद कराल तेव्हा तारीख आणि पुन्हा उघडण्याची अपेक्षा करताना समाविष्ट करा. आपण सोडण्यापूर्वीच, दुसरी स्वयंचलित शुभेच्छा नोंदवून द्या की जेव्हा आपण परत येईल तेव्हा, आणि जेव्हा योग्य असेल तेव्हा कॉलर्सने आपल्या अनुपस्थितीत काही शंका विचारली पाहिजे.

जर आपण आपातकालीन सेवा पुरविल्यास, जसे की हीटिंग आणि कूलिंग, प्लंबिंग किंवा इतर आवश्यक ग्राहक सेवा, आपणास आपल्या कॉलरांना आपात्कालीन स्थितीत कसे उत्तर द्यावे किंवा आपल्या सेल फोनवर कसे पोहोचावे हे सांगा.

04 - तुमची उत्तरे देणे सूचित करा

आपल्या आक्षेपार्ह सेवेला त्या तारखेस सूचित करा की ऑफिस बंद होईल, आणि आपल्या कॉन्टॅक्ट लिस्टमध्ये कॉल करणार्या कर्मचार्यांच्या फोन नंबरसह अद्ययावत करा. विशिष्ट परिस्थितींमध्ये कोणाशी संपर्क साधावा हे त्यांना माहित असल्याची खात्री करा; आपण वितरण समस्येच्या बाबतीत टॉप-स्तरीय व्यवस्थापकांना सतर्क करू इच्छित नाही, उदाहरणार्थ.

05 - व्हॉइसमेल ग्रीटिंग्ज बदला

जर आपल्या फोन प्रणालीमुळे कर्मचार्यांना त्यांच्या कॉल्समध्ये बाह्य कॉल प्राप्त करण्याची परवानगी मिळते, तर त्यांना "छुट्ट्यांसाठी बंद" संदेश किंवा "ऑफ ऑफिस" व्हॉइसमेल ग्रीटिंग रेकॉर्ड करण्याची सूचना द्या ज्यामुळे कॉलर्स बंद करण्याविषयी आवश्यक तपशील प्रदान करते. कार्यालयाकडे परत येईल तेव्हा कर्मचार्यांना कळविले पाहिजे आणि कार्यालय बंद असताना त्यांना तातडीने सहाय्य आवश्यक असल्यास काय करावे. बर्याच बाबतीत, आपण कर्मचार्यांना वैयक्तिक संपर्क माहिती देऊ नये असे

06 - थर्मोस्टॅट्स कमी करा, ऑफिस उपकरणे बंद करा

शटडाउन दरम्यान आपले कार्यालय थर्मोस्टॅटिक सेट किंवा पुन: प्रोग्रामिंग करून ऊर्जा आणि पैसे वाचवा. आपण वाढू शकणार्या खर्चाच्या बचत केल्यावर आश्चर्यचकित व्हाल आणि हे चांगले पीआर संधी असू शकते; दाखवा की आपली कंपनी संसाधनांचे संरक्षण करण्यासाठी कटिबद्ध आहे.

डेस्क लाइट्स, कॉपिअर्स, प्रिंटर आणि कॉम्प्यूटर्ससह सर्व अनावश्यक ऑफिस उपकरण बंद करून आपण ऊर्जा आणि पैसे वाचवू शकता.

07 - बॅक अप सर्व्हर

जर तुमच्याकडे संगणक आणि सर्व्हर्स असतील तर शटडाउन च्या आधी आणि नंतर बॅकअप सायकल व्यवस्थित चालते याची खात्री करा. व्यवसायाची पुन्हा उघडण्याची वाट पाहण्याऐवजी, लवकर संकलनासाठी आपल्या ऑफसेट बॅकअपची शेड्यूलिंग करून आपत्तीस आपल्या प्रदर्शनास कमी करा हे असे क्षेत्र आहे जेथे आपल्याला एखाद्या समस्येच्या बाबतीत कोणाशी संपर्क साधावा यासाठी स्पष्ट सूचना पाहिजेत, त्यामुळे आपली उत्तर सेवा योग्यरित्या माहिती असल्याची खात्री करुन घ्या.

08 - बंद करू नका

काही ऑफिस उपकरणे आहेत ज्या बंद नाहीत.

• फॅक्स मशीन
• फोन सिस्टम
• सर्व्हर व बॅकअप सिस्टीम
• रेफ्रिजेशन युनिट
• सुरक्षा व्यवस्था