विक्रेता आरएफपी मध्ये नमूद केलेल्या गरजा समजून घेण्यावर आधारित बोली तयार करेल आणि विजेत्या विक्रेत्याची निवड किंवा विक्रेत्यांची एक छोटी यादी तयार करण्यासाठी प्रतिस्पर्धी बिडचे मूल्यांकन केले जाईल जे नंतर कंपनीला प्रस्तुतीपत्र सादर करतील .
प्रस्ताव दस्तऐवजांची विनंती परिभाषित करणे
एखाद्या ग्राहकाची व्यवसाय आवश्यकता पूर्ण करू शकणारा एक विक्रेता मिळविण्यासाठी आरएफपी कागदपत्र महत्वाचा आहे. जर दस्तावेज दोषपूर्ण असेल तर, संदिग्ध आवश्यकता, गहाळ आवश्यकता किंवा विक्रेत्यावर वाजवी मालाची आवश्यकता असल्यास, आरएफपी प्रक्रियेमुळे अपूर्ण बिड्स होऊ शकतील किंवा काही बाबतीत सर्वच बोली नाहीत. विक्रेतेांना प्रत्येक आरएफपीला निविदा सादर करणे आवश्यक नसते, आणि जरी ते आरएफपी गरजा पूर्ण करू शकतील, तरी त्यांच्याकडे वेळोवेळी आवश्यकतेची आवश्यकता नाही. नंतर अनेकदा ग्राहक जेव्हा आरएफपीकडे लहान शेतक-यांना पाठवितो जे आपल्या क्षेत्रातील नेत्या असू शकतात परंतु ग्राहकांच्या गरजा पूर्ण करण्याची क्षमता किंवा क्षमता नसते.
प्रत्येक आरएफपी परिभाषित केलेल्या गरजा आणि ग्राहकाची विशिष्ट गरजा आधारित भिन्न असेल. त्याच कंपनीमध्येही प्राथमिक गरजांनुसार आरएफपीचा दस्तऐवज फोकसमध्ये वेगळा असू शकतो. काही RFPs साठी, फोकस किमतीवर असू शकतात, तर इतर वितरणाच्या वेळा किंवा गरजेच्या वस्तूंसाठी गुणवत्ता आवश्यकता यावर लक्ष केंद्रित करू शकतात.
आरएफपी दस्तऐवजाची विशिष्ट वैशिष्ट्ये
आवश्यक असलेल्या RFP दस्तऐवजाची काही वैशिष्ट्ये आहेत. उदाहरणार्थ, प्रत्येक आरएफपीमध्ये विशिष्ट तारीख व वेळ असावा ज्यासाठी ग्राहकाने सर्व संभाव्य पुरवठादारांना बिड सादर केला पाहिजे. त्या तारखेनंतर निविदा सादर केल्या गेल्या असतील तर त्यांना टाकून द्यावे. जर एक विक्रेता वेळोवेळी बिड सादर करू शकत नाही, तर हे संस्थेबरोबर संभाव्य समस्या आणि कदाचित डिलिव्हरीची चिंता दर्शवू शकते.
तथापि, ग्राहकाला बिड सादर करण्यासाठी पुरेसा वेळ देणे आवश्यक आहे. जर आवश्यकता विशेषतः क्लिष्ट असेल तर, विक्रेत्यांना त्या क्षेत्रातील गरजा तोडू शकतील आणि नंतर बिड एकत्रित करण्यासाठी प्रतिसाद टीम एकत्रित करण्याची आवश्यकता असू शकेल. जर RFP मध्ये परिभाषित वेळेची मर्यादा खूप कमी असेल तर प्रतिसाद हलविला जाऊ शकतो आणि विक्रेत्यांना तो पूर्णपणे समजून घेण्याऐवजी प्रकल्पाच्या जटिलतेवर अंदाज लावण्याची शक्यता आहे. यामुळे अयोग्य बोली आणि वाया गेलेल्या आरएफपी प्रक्रियेस कारणीभूत ठरेल.
RFP मध्ये नमूद केलेल्या आवश्यकतांबद्दल विक्रेत्यांकडे अतिरिक्त प्रश्न असल्यास RFP दस्तऐवजाने प्रक्रिया सूचित करावी. विक्रेत्यांना ग्राहकाला कॉल करण्याची अनुमती दिली जाऊ नये कारण यामुळे एक विक्रेत्यास अतिरिक्त माहिती दिली जाऊ शकते जी त्यांना स्पर्धात्मक फायदा देते.
कॉन्फरन्स कॉलची व्यवस्था करणे उत्तम आहे जेणेकरून प्रत्येक विक्रेत्याच्या प्रतिनिधी ग्राहकांना परत निर्देशित प्रश्न विचारू शकतात आणि ऐकू शकतात. यामुळे बोली प्रक्रिया मध्ये निष्पक्षतेची खात्री होते.
एखाद्या आरएफपी दस्तावेजात विक्रेत्यांच्या आरएफपी प्रतिसादाचे स्वरूप स्पष्टपणे निर्दिष्ट करणे आवश्यक आहे. हे जर स्पष्टपणे नमूद केलेले नसेल तर प्रतिसाद विविध स्वरुपात पाठवतील आणि विक्रेत्याच्या बिडशी तुलना करणे अशक्य आहे. प्रतिसाद स्वरूप प्रत्येक विभागात विक्रेत्याकडून आवश्यक आहे काय, जसे संदर्भ, संभाव्य कार्यसंघ सदस्यांचे पुनः चालू होणे, विक्रेत्यास आवश्यकता समजून घेणारे दस्तऐवज आणि मूल्यनिर्धारण करण्याचे स्वरूप आवश्यक आहे. प्रत्येक विक्रेत्याने योग्य प्रतिसाद स्वरूपनाचे पालन केल्यास, हे बिडशी तुलना करणे सोपे होईल.