या सर्व कारणांमुळे, बैठक नियोजकांना अन्न गुणवत्ता सुनिश्चित करण्यासाठी आणि दंड शुल्क टाळण्यासाठी खानपान संख्यांचे एक निश्चित आकलन होणे आवश्यक आहे. खाली दर्शविलेल्या अग्रगण्य आकड आणि शब्द आहेत जे परिचित होतात.
अंदाजे गणना
हे अतिथींची संख्या आहे ज्यामध्ये आपण प्रारंभी आपल्या इव्हेंट प्रोजेक्शनची निर्मिती करतो. अनुमानित संख्येसह कोणतीही वास्तविक बंधन नाही कारण खर्च आणि स्टाफिंग गरजा पूर्ण करण्यासाठी वापरलेला "कामकाजाचा नंबर" अधिक आहे.
अपेक्षित संख्या
इव्हेंटच्या आधी दोन ते तीन आठवडे आगाऊ गणना केली जाते. हे अपेक्षित अतिथींची अधिक प्रमाणित संख्या दर्शविते आणि अंतिम संख्येसह ते करारबद्ध आहे. प्रत्येक कॅटरिंग ऑपरेशनची अपेक्षित मोजणीसाठी त्यांच्या स्वतःची धोरणे असतात परंतु सामान्यतः हे म्हणणे म्हणजे अंतिम गटाच्या 15% पेक्षा जास्त न चालणे आवश्यक आहे.
अंतिम संख्या / गॅरंटीड गणना
ही आपण भरणाऱया अतिथी जेवण्यांची संख्या आहे आणि हे स्थान-सेटिंग असलेल्या कक्षांची खोली कशी सादर करते ते दर्शविते.
देय तारखेनंतर या क्रमांकावर केलेले कोणतेही बदल दंड किंवा उशीरा शुल्क आकारू शकतात. त्यामुळे, नियोजकाने आरएसव्हीपीची तारखेची तारीख निश्चित करणे आवश्यक आहे जी हमी मर्यादापूर्वी येते.
ड्रॉप टक्केवारी
टक्केवारी ड्रॉप दोन कोन आहेत. प्रथम आपल्या खानदानाच्या आधारावर गणना केली जाते की आपल्या अपेक्षित संख्येवरून किती अंतिम संख्या कमी झाली आहे हे पहाणे.
जर टक्केवारी खूप मोठी आहे (20% पेक्षा जास्त), तर कर्मचारी भरती आणि पुरवठा ऑर्डर संबंधित खर्चांसाठी एक दंड शुल्क दिले जाऊ शकते. अपेक्षित असलेल्या "नो-शो" किती अंदाज काढण्यासाठी नियोजक ड्रॉप टक्केवारी वापरतात सशुल्क किंवा तिकीटयुक्त इव्हेंटसाठी 2% ड्रॉप दर सरासरी आहे मुक्त असलेल्या इव्हेंटसाठी ही सरासरी 5% वर चढू शकते. आपण कल्पना करू शकता की, एखाद्या कार्यक्रमात पैसे गुंतवल्यानंतर, उपस्थितांना दर्शवण्याची अधिक शक्यता असते .
जेवण कार्ड
काही योजनाकर्ते औपचारिक जेवणात एकापेक्षा अधिक स्वयंसेवक देतात आणि हे दुसऱ्या गणना आवश्यकता तयार करते. हॉटेल्स आणि मेजवानी केंद्रे स्टेक किंवा चिकन किती लोक निवडतील याचा अनुमान लावण्यात अडखळत नाहीत, त्यामुळे हे नियोजकांकडे त्यांचे आरएसव्हीपी यंत्रणेद्वारे प्रत्येक निवडीची अचूक संख्या मिळविण्यासाठी अवलंबून आहे. कार्यक्रमाच्या दिवशी, प्रत्येक उपस्थित व्यक्तीला ते टेबलवर ठेवता येईल असा रंगीत जेवण कार्ड मिळणे आवश्यक आहे, जेणेकरून सर्व्हर्स आपोआपच माहित करतील की त्यांनी कोणते डिश त्यांनी लावले होते
तिकिटे प्या
ओपन बार चालवण्याच्या खर्चावर नियंत्रण ठेवण्यासाठी इव्हेंट नियोजक पिण्याच्या तिकीटे वापरू शकतात. नोंदणीसाठी प्रत्येक अतिथी एक किंवा दोन डिनर तिकिटे देऊन हे साध्य केले जाते. दारू पिणारे पेय डिपॉझिटच्या बदल्यात तिकीट स्वीकारतील आणि जे पर्यटक त्यांच्या तिकिट भागाशिवाय पिण्याचा पर्याय निवडतात त्यांना रोख रक्कम देऊ शकते. पिण्याच्या तिकीटाबद्दल लक्षात घेण्यासारख्या गोष्टी म्हणजे तिकिटास आपण प्रति तिकिटाचे उच्च प्रतीचे पेय देऊ करतो.
या कारणास्तव, या प्रणालीचा वापर बीअर आणि वाईन किंवा हाउस बारसह वापरण्याला अर्थ प्राप्त होतो कारण निवडीची किंमत अधिक बारीकपणे एकत्रित होईल.
सिस्टमसह कार्य करा
शेवटी केटरिंग विभागाला अचूक आकडेमोड करण्यासाठी कार्यक्रम नियोजकांपर्यंत हे ठरविले जाते. जे नियोजक त्यांच्या प्रदात्याद्वारे जारी केलेल्या धोरणे आणि मुदतींकडे दुर्लक्ष करतात ते दंड आणि इतर शुल्काच्या स्वरूपात देतात त्यापेक्षा अधिक पैसे देऊ शकतात. हे टाळण्याचा सर्वोत्तम मार्ग म्हणजे कार्यक्रमाची नियोजित करण्यापूर्वी कॅटरिंग धोरणातून वाचणे. या सोप्या नियमाचे अनुसरण केल्यामुळे अतिथींच्या पुढे जाण्यासाठी सर्वात योग्य तारखा आणि खर्च निवडण्यात मदत होईल.