सेमिनार व बिझिनेस इव्हेंट्समध्ये अटेंडेंट कसा वाढवायचा?

by रोब हार्ड

आपला कॉर्पोरेट इव्हेंट अॅटेंडन्स वाढविण्यासाठी टिपा

एखाद्या कार्यक्रमात उपस्थिती नसल्याबद्दल किंवा RSVP सूचीत वाढ होण्याची भीती टाळण्याचा सर्वात महत्त्वाचा टप्पा आहे हे ओळखणे आहे की लोक खरोखर चांगले-अंमलात असलेल्या सेमिनार व इतर कार्यक्रमांमध्ये भाग घेतात. व्यवसाय सभा घेण्याद्वारे, सहभागींना नवीन माहिती जाणून घेण्यासाठी आणि त्यांच्या क्षेत्रातील सहकर्मी आणि नेत्यांशी संवाद साधण्याचा एक संधी मिळते. पण सर्वात यशस्वी बैठका तारा-स्टड केलेले कीनोट आणि प्रेरक सादरीकरणाच्या पलीकडे जातात; ते सर्वांसाठी एक उबदार, मैत्रीपूर्ण वातावरण तयार करतात-ज्यामुळे ते अधिक आनंददायक बनवतात आपण एक आनंददायक व्यवसाय इव्हेंटची योजना कशी करू शकता ते येथे आहे जे एक चांगले मतदान केंद्र आकर्षित करतील.

01 - ग्रेट एजेंडा तयार करा

एकदा लोक यजमानांना समजतात की लोक कार्यक्रमात आनंद घेतात, तेव्हा एक कार्यक्रम तयार करणे महत्वाचे आहे जे उपस्थित होण्यासारखे आहे. अभ्यासिकांना थकवा आणू नये म्हणून अजेंडावर एकाच विषयावर लक्ष केंद्रित करावे परंतु उपस्थिततेच्या व्याजांना टिकवून ठेवण्यासाठी पुरेशी विविधता असली पाहिजे. उदाहरणार्थ, खालील नमुना अर्धवार्षिक सेमीनार अनुसूची सभासदाच्या गरजा भागवण्यापासून ते प्रस्तुतीकरणास विचारात घेते:

8:00 वाजले आगमन आणि न्याहारी
8:45 वाजता स्वागत संदेश
9:00 वाजता मुख्य वक्ता
10:00 am ब्रेक
10:15 am पॅनेल चर्चा
सकाळी 11:30 वाजता मीटिंग बंद

02 - कॅलेंडर आणि क्लॉकसाठी संवेदनशील रहा

सर्वोत्तम अजेंडा असूनही, कार्यक्रम उपस्थितांना अशा कार्यक्रमांमध्ये उपस्थित राहण्यासाठी जेव्हा ते आवडत नाहीत तेव्हा त्यांना प्राधान्य दिले जाते. काही हंगामी उद्योगांमध्ये, काहीवेळा तो तसेच असू शकत नाही अशी बाब असते. आपल्या इव्हेंटसाठी तारखा आणि वेळा शेड्युलंग करताना खालील गोष्टी विचारात घ्या:

उपस्थितांना सेमीनारसाठीच्या सकाळची वेळापत्रके पसंत करतात
कार्यकर्ते काम केल्यानंतर ताबडतोब कौतुक करतात
मंगळवार आणि गुरुवारी लोकप्रिय बैठक दिवस आहेत
शक्य असल्यास शुक्रवारी रोजी सभा आयोजित करणे टाळा
सुट्टीच्या दिवशी आणि सुटीच्या पूर्वसंध्येला शेड्यूलिंग बैठका टाळा
कार्यक्रमासाठी प्रवासी आवश्यकता उपस्थित राहण्यास संवेदनशील व्हा

तितकेच महत्त्वाचे म्हणजे वेळेची सुरुवात करण्यास व वेळेवर पूर्ण करण्याकरिता प्रतिष्ठा स्थापन करणे - विशेषकरून वार्षिक किंवा पुनरावृत्ती होणार्या कार्यक्रमासाठी

03 - एक अद्वितीय आणि सोईचे स्थान ओळखा

हॉटेलमध्ये बहुतेक व्यवसाय सभा आयोजित केल्या जातात आणि त्या स्वरूपाचे आणि स्वतःचे स्थळ इतके अद्वितीय नसते. आपण साचा फोडणे निवडू शकता आणि एक चांगले हॉटेल ठिकाण शोधू शकता किंवा आपण ओळखू शकता की सर्व हॉटेल्स समान नाहीत आणि एक उत्तम हॉटेल शोधू शकत नाही. येथे मुख्य मुद्दा आहे जेथे आपले अतिथी जाण्याची इच्छा असेल ते स्थान निवडायचे आहे. अखेर, ते त्यांच्या नियमानुसार एक वळसा करत आणि कार्यक्रम आनंद इच्छित आहेत जाईल. पुढील गोष्टी विचारात घ्या:

उपस्थित बहुतेक जवळ आहे की एक ठिकाण निवडा
उपस्थित स्वत: चा आनंद घेतील असे ठिकाण निवडा
समान कार्यक्रम होस्टिंग येथे अनुभवी असे ठिकाण निवडा

स्थान निवडण्यावर अधिक सूचनांसाठी, स्थळ नियोजनासाठी इव्हेंट प्लानरची मार्गदर्शक तपासणे सुनिश्चित करा.

04 - योग्य अतिथी सूची संकलित करा

यशस्वी मीटिंगमध्ये विशिष्ट विषय किंवा संदेश असतो आणि त्या संदेशासाठी प्रेक्षकांना लक्ष्यित करतात अतिथी सूची संकलित करणे ही अत्यंत मौल्यवान आहे ज्यात योग्य अटेंडर्स समाविष्ट आहे, जरी ते महत्त्वानुसार क्रमवारीत असले तरीही. बरेचदा, होस्ट संभाव्य अतिथींची मुख्य सूची संकलित करेल केवळ तेव्हाच लोकांना सार्वजनिक करण्यासाठी बैठक उघडेल. आपण नंबर गेमवर आधारित जागा भरण्याचा प्रयत्न करीत असाल तरच हे कार्य करेल.

व्यवसाय बैठक, परिषद किंवा सेमिनार 1-3% आरएसव्हीपी दरांसह थेट मेल प्रयत्न म्हणून पाहिले जाऊ नये. मी कोचिंग क्लायंटना लक्ष्यित उपस्थितांची विशिष्ठ सूची निर्माण करण्यास प्राधान्य देतो - ज्या लोकांना आम्ही आरएसव्हीपी दर 50% किंवा त्याहून अधिक चांगल्याप्रकारे अपेक्षित ठेवू इच्छितो.

उपस्थितगृहाबद्दल अंतिम विचार: सभासदाला समान दर्जा आणि अनुभवाच्या व्यक्तींना आमंत्रित करण्याचा प्रयत्न करा.

05 - आमंत्रित करा, आमंत्रित करा, आमंत्रित करा!

आपल्या प्रसंगी छान उपस्थिती प्राप्त करण्याच्या कळीतील एक म्हणजे लोकांना सुरुवातीस आणि पुढील पाठोपाठ आमंत्रित केले जात आहे. याचा अर्थ ज्यांच्याकडे आरएसव्हीपीड आणि ज्यांच्याजवळ आहे त्यांच्यासाठी स्मरणपत्रे पाठविणे होय. कार्यक्रमाच्या पुष्टी करण्याआधीच पुष्टी करण्याच्या अतिथींना एक कल्पना चुकीची कल्पना नसल्याच्या आधी इव्हेंट रिमाइंडर पाठवत आहे

या कार्यक्रमाच्या आसपास उत्साह निर्माण करणे महत्त्वाचे आहे. पारंपारिक छापील निमंत्रणे योग्य आहेत परंतु आपल्या प्रेक्षकांवर आधारित ईमेल आणि सोशल मीडियावर पाहणे देखील सर्वसामान्य बनत आहे. हा दृष्टिकोन करुन पहा:

आमंत्रणे पाठविण्यापूर्वी आपण किंवा आपल्या कार्यसंघाला प्रामुख्याने जाणवत असलेल्या अतिथींना हा कार्यक्रम सांगा.
नियोजन प्रक्रिया (पेपर किंवा इलेक्ट्रॉनिक) मध्ये तारीख जतन करा .
RSVP विनंतीसह अजेंडा हायलाइट्स (पेपर किंवा इलेक्ट्रॉनिक) सह सविस्तर निमंत्रण पाठवा.
वैयक्तिक मित्र किंवा ओळखीच्या (इलेक्ट्रॉनिक) वैयक्तिकृत नोटसह पुन्हा निमंत्रित निमंत्रण पाठवा. *
अनुसूचित कार्यक्रमापूर्वी (इलेक्ट्रॉनिक किंवा फोनवर) एक ते दोन दिवस आधी पुष्टी केलेल्या अतिथींसह अनुसरण करा

* आपण औपचारिकपणे अतिथींना कॉल करण्याचा आणि इव्हेंटमध्ये वैयक्तिक आमंत्रण प्रदान करण्यास देखील निवडू शकता.

06 - वैयक्तिक आमंत्रणांची शक्ती कमीत कमी करू नका

एक भौतिक आमंत्रण- छापलेले किंवा इलेक्ट्रॉनिक- जरी छान आहे, परंतु हे मित्र, सहकारी किंवा परिचिताना वैयक्तिकरित्या विस्तारित निमंत्रण म्हणून पर्याय म्हणून पाहिले जाऊ नये (अन्यथा 500 पेक्षा जास्त परिसंवाद किंवा नियोजित नियोजनाचे आयोजन करत असाल तर किंवा अधिक उपस्थित). हा एक चरण आहे ज्यामुळे बर्याच होस्ट तुटपुंजे बनते ... ते फोन उचलू इच्छित नाहीत, परंतु याचा अर्थ असा की उच्च आरएसव्हीपी दर (कमी नो-शो दरांसह) आणि आदर्श वळणापेक्षा कमीपेक्षा कमी आहे.

काही इव्हेंटसाठी, ही जबाबदारी सोपविणे हे उपयुक्त ठरू शकते. इव्हेंटच्या अतिथी सूचीमध्ये बर्याच व्यक्तींद्वारे देखभाल केलेल्या संपर्क सूचीमधून सहसा संकलित केले जाते आणि आमंत्रितांना जवळचे संबंध असलेल्या व्यक्तीने त्यांच्या स्वतःच्या अतिथींना थेट आमंत्रण द्यावे.

07 - उत्कृष्ट कार्यक्रम वितरीत करण्यासाठी प्रतिष्ठा स्थापित करा

प्रत्येकजण चांगल्या परिषदा आणि खराब परिषद मध्ये उपस्थित आहे. हे सेमिनार आणि इतर कौतुक इव्हेंट्सबद्दल देखील सत्य आहे. प्रोजेक्ट नियोजकांसाठी भाग्यवान, लोक सहसा त्या बैठका घेत राहतात.

उत्कृष्ट व्यवसाय कार्यक्रम वितरीत करण्यासाठी आपल्या ग्राहकांच्या प्रतिष्ठेची स्थापना करण्यात मदत करण्यासाठी येथे प्रमुख आहे. कदाचित तुम्हाला वाटेल तितके सोपे असेल, जर कोणी आपल्या शेवटच्या घटनेत आनंद घेत असेल तर, तो किंवा ती भविष्यात कार्यक्रमात उपस्थित होण्याची जास्त शक्यता असते - आणि कदाचित मित्र किंवा सहकारी देखील आणू शकेल.

08 - पाठपुरावा संप्रेषणे पाठवा आणि उपस्थित सहभागी

लोक नवीन माहिती गोळा करण्यासाठी सभांना येतात कारण, बरेच उपस्थितांना अतिरिक्त हँडआउट्स आणि साहित्य देण्याची प्रशंसा होते जी आपल्या संस्थेत सादर केलेल्या आणि इतर लोकांना संदर्भित असतील. पाठपुरावा ही ती माहिती शेअर करण्याची आणि इव्हेंटमध्ये उपस्थित असलेल्यांना संदेश देण्यास एक उत्कृष्ट संधी आहे.

धन्यवाद नोट आणि फॉलो अप कम्युनिकेशन अनेक संस्था सहसा दुर्लक्ष करते असे काहीतरी आहे, परंतु ज्यांना फायदे मिळत नाहीत.