व्यावसायिक व्यवसाय फोन शिष्टाचार

01 - कॉल हस्तांतरित करीत आहे

02 - कॉलर होल्ड ठेवून

जेव्हा कॉलर होल्ड वर ठेवला जातो, तेव्हा एक मिनिट कायमस्वरूपी वाटेल, मग आपल्या कंपनीचे संगीत कितीही आनंददायक असेल तरीसुद्धा कॉलर्सला आपण त्यांना धरून ठेवत आहात हे सांगण्याआधी संभाषणातील थांबाची प्रतीक्षा करण्याचा प्रयत्न करा - म्हणजे शक्य असल्यास कॉलरमध्ये व्यत्यय आणू नका. ते त्यांना धरून ठेवत का ते समजतात हे निश्चित करा आणि हे किती वेळ लागू शकेल याबद्दल सत्य असल्याचे गैरसोयीबद्दल दिलगीर आहोत, आणि जर ते ठेवण्यास असमर्थ असतील तर आपल्याला परत कॉल करण्यासाठी त्यांना विचारण्याऐवजी त्यांना पुन्हा कॉल करणे चांगले आहे. आपल्या कॉलरला संवेदनशील बनण्याचा प्रयत्न करा; कोणीही पसंतीला धरत नाही, म्हणून परिस्थितीनुसार परवानगी म्हणून नम्र असू.

03 - कॉल संपवणे

कॉलर तयार होण्याआधी आपल्याला एक फोन कॉल समाप्त करण्याची आवश्यकता असू शकते अशी अनेक कारणे आहेत. कॉलर अपमानास्पद असल्यास किंवा कठोर किंवा धमकीची भाषा वापरत असल्यास, आपल्याला असे वागणे सहन करण्याची आवश्यकता नाही त्यांना सांगा की आपण त्यांच्या आक्षेपार्ह भाषेमुळे कॉल संपवत आहात, परंतु अपमान किंवा मागे-पुढे पुढे जाऊ नका. आपल्या पर्यवेक्षकास अशा कॉलची तक्रार नोंदवत असल्याचे सुनिश्चित करा

जर आपल्याला कॉल संपविणे आवश्यक असेल कारण कॉलर केवळ लांब-वळवला आहे (जे बहुतेकदा असते), थांबाची प्रतीक्षा करा आणि सर्व गोष्टी नम्रपणे समाप्त करण्याचा प्रयत्न करा आपण असे म्हणू शकता, "हे आपल्याशी सुंदर वाटत आहे, परंतु मला आता आणखी एक कॉल करावा लागेल." व्यक्तीला जाण्यापूर्वी कॉलरचे दुसरे काही प्रश्न असतील तर त्याला विचारा, परंतु आपण कॉल संपवत आहे हे स्पष्ट करा.

04 - व्यक्तिगत व्हॉइस मेल ग्रीटिंग्ज तयार करणे

व्हॉइसमेल ग्रीटिंग म्हणजे आपण कोण आहात आणि आपल्या कंपनीचे मूल्य काय आहे. एक लहान आणि अकस्मात व्हॉईसमेल शुभेच्छा चांगली पहिली छाप तयार करत नाहीत, आणि एक लांब, काढलेल्या आऊटिंग शुभेच्छा निराशा कॉलर बिंदू कार्यक्षमतेने मिळविण्याचा प्रयत्न करा: आपण कोण आहात, कंपनीचे नाव आणि आपण कॉलचे उत्तर का देण्यात सक्षम नसल्यास (कालबाह्य होण्याच्या दुसर्या कार्यालयात, कार्यालयाबाहेर) आपल्याला बर्याच तपशील प्रदान करण्याची आवश्यकता नाही - फक्त इतकेच पुरेसे जेणेकरून कॉलर त्यांना किंवा तिला कळविले आहे आणि आपण कॉल परत याल.

05 - स्वयंचलित ऍडेंटंटसाठी स्क्रिप्ट लिहित आहे

पहिली गोष्ट जी आपल्या ग्राहक आणि व्यावसायिक सहकारी आपल्या कंपनीला कॉल करतात तेव्हा ते ऐकतात आपल्या टेलिफोन सिस्टमची स्वयंचलित सेविका असेल. आपला कॉलर कंपनीशी परिचित नाही आणि मार्गदर्शन आवश्यक असल्याची गृहित धरलेल्या क्रमांकित पर्यायांना सादर करा. कॉल करणारे हे सुनिश्चित करतात की त्यांच्याकडे विशिष्ट व्यक्तीसाठी थेट विस्तार असल्यास ते त्या व्यक्तीस कोणत्याही वेळी थेट पोहोचू शकतात.

इतर सर्व कॉलरसाठी, प्रत्येक विस्तारकरिता ("रिसेप्शनिस्टसाठी शून्य दाबा" उदाहरणार्थ) सर्वात परिचित संख्या वापरण्याचा प्रयत्न करा. संख्या देण्यापुर्वी विभागाचे वर्णन करा- उदाहरणार्थ, "ग्राहक समर्थनासाठी, 5 दाबा."

06 - नंतर-तास किंवा व्यवसाय बंद करण्यासाठी एक स्वयंचलित उपस्थित स्क्रिप्ट लिहिताना

आपल्या व्यवसायाची वेळ काही काळानंतर किंवा आठवड्याच्या अखेरच्या दिवशी बंद होते आणि आपल्या कॉलर्सना उत्तर देण्यासाठी किंवा सहाय्य करण्यासाठी कोणीही उपलब्ध नसल्यास, एक तास-स्वयंचलित स्वयंचलित अभिवादन ग्रीटिंग तयार करा. आपल्या कॉलर्सना समोर ठेवा की व्यवसाय बंद आहे आणि शेवटी, त्यांना परत कॉल करण्यास सांगा. आपल्या सामान्य ऑपरेशनचे तास लक्षात ठेवा.

07 - व्यावसायिक फोन संदेश सोडल्याबद्दल

व्हॉइसमेल प्रत्येक व्यवसाय-दर्जाच्या टेलिफोन सिस्टमचा एक मानक भाग बनला आहे आणि एक व्यावसायिक व्हॉइसमेल फोन संदेश सोडून कसे द्यावे हे आपल्याला माहित आहे की उत्तर कसे द्यावे - आपल्या कंपनीवर सकारात्मक प्रतिबिंबित करते. फोनचा वापर करणार्या सर्व कर्मचार्यांना एखाद्या व्यावसायिक फोन संदेशास कसे सोडले पाहिजे हे माहित असणे आवश्यक आहे.