विविध प्रोक्योरमेंट कार्ड प्रोग्राम्स आहेत, काही कंपन्या फक्त कंपनी-मान्यताप्राप्त विक्रेत्यांचा वापर करतात, तर काही इतर विक्रेत्यांना वापरण्याची परवानगी देतात.
खरेदी कार्डाचा वापर करून एखाद्या कर्मचार्याने केलेली खरेदी साधारणपणे लहान आणि कमी मूल्याची असते प्रापण कार्ड प्रोग्राम्स विषयी खूप नकारात्मक प्रतिक्रिया कर्मचार्यांकडून कार्डच्या दुरुपयोगाकडे विशेषत: लक्ष्यित आहेत. तथापि, कार्यक्रम चालविण्याच्या जोखीम आणि कार्यक्रम चालविण्याच्या खर्चापेक्षा कितीतरी जास्त आहेत.
प्रापण कार्डाचे फायदे
युनायटेड स्टेट्स सरकार आढळले की $ 2500 च्या अंतर्गत खरेदी फक्त सरकारी खर्च एकूण 2 टक्के, परंतु 85 टक्के सर्व खरेदी खाते होते. या लहान खरेदीचा प्रशासकीय खर्च बहुतेक प्रत्यक्ष डॉलरच्या खर्चापेक्षा जास्त झाल्याने, अनेक सरकारी विभागांमध्ये खरेदी कार्ड्सचा वापर वाढला. एक सरकारी एजन्सी, वाणिज्य विभाग, अंदाजपत्रक खरेदी कार्ड वापर प्रशासकीय खर्च दर वर्षी $ 22 दशलक्ष प्रती जतन आणि प्रक्रिया वेळ खरेदी कमी.
कार्ड्सच्या वापरामुळे खरेदीची एकूण खरेदी खर्च 15 टक्के इतका खर्च करण्यास मदत विभागांना परवानगी देण्यात आली आहे, जे एकूण खर्चापैकी 98 टक्के आहे.
अंतर्गत नियंत्रणे कार्यान्वित करणे
प्रापण कार्ड्सचा गैरवापर हेडलाइन बातम्यांचा असतो पण सहसा या गैरवर्तनामुळे, खासकरून सरकारी विभागांमध्ये, सामान्यतः उच्च डॉलर मूल्य दर्शवितात परंतु बहुतेक ते एकूण खर्चापैकी एक टक्क्याच्या निम्म्यापेक्षा कमी असतात.
तथापि गैरवर्तन होतो पण कचरा आणि दुरुपयोग कमी करण्यासाठी योग्य अंतर्गत नियंत्रणे अंमलात आणून नियंत्रित केला जाऊ शकतो.
यशस्वी प्रापण कार्ड कार्यक्रमासाठी मजबूत व्यवस्थापन दिशा महत्वाची आहे. व्यवस्थापनाने स्पष्टपणे हे स्पष्ट करावे की कार्डसाठी अनुमती दिलेली काय आहे आणि देय गुन्हा, फसवणूक आणि गैरवापरासाठी त्यांचे दंड ठरवणे आणि लागू करणे. अर्थात, नियंत्रणे अंमलात आणण्यासाठी बॅक ऑफिसची प्रक्रिया आणि संसाधने असणे आवश्यक आहे. प्रापण कार्ड गैरवापरासाठी मॉनिटर आणि हाताळणी करण्यासाठी पुरेसे संसाधने नसल्यास, नंतर दुरुपयोग चालू राहतील आणि प्रोग्राममध्ये वचनबद्धतेची कमतरता यामुळे त्याचे वापरकर्ते पाहतील.
कोण कार्ड मिळते?
प्रापण कार्ड प्रोग्रॅममध्ये आणखी एक नकारात्मक विचार केला जात आहे की कंपन्या त्यांच्या खरेदी-विक्री करणा-या सर्व कर्मचा-यांना कार्डे देण्याची गरज वाटतात. हे तसे नाही; एक प्रापण कार्ड जारी केल्यावर विश्वास दिला जातो. कंपनीने कार्डधारकाच्या वापरकर्त्यावर विश्वास ठेवता आले पाहिजे कारण ते कंपनीचे पैसे खर्च करत आहेत. एक मान्यताप्राप्त प्रक्रिया असावी जेथे कर्मचार्यांची निवड केली जावी, त्यांचे पुनरावलोकन आणि मंजुरी दिली पाहिजे. जर एखाद्या कर्मचार्याला वाईट क्रेडिट असेल तर त्यास कंपनीच्या प्रापण कार्ड दिले पाहिजे का?
खर्च मर्यादा इम्पॉजिंग
कोणत्याही क्रेडिट कार्डाप्रमाणे, वापरकर्त्यासाठी क्रेडिट मर्यादा असावी.
क्रेडिट कार्ड कंपन्या कार्डधारकांना देय देण्याच्या क्षमतेवर आधारित मर्यादा देतात. प्रापण कार्ड धारकांसाठी, कंपन्यांनी कार्डधारकांना त्यांची स्थिती आणि त्यांच्या संभाव्य खर्चासाठी योग्य असलेली एक खर्च मर्यादा देणे आवश्यक आहे. उदाहरणार्थ, आयटी विश्लेषक म्हणून काम करणार्या व्यक्तीस केवळ प्रिंटर शाई आणि लहान संगणकीय उपकरणे खरेदी करण्याची आवश्यकता असू शकते, जे केवळ वर्षातून दोनशे डॉलर्स पूर्ण करतील. या कर्मचा-याच्या कमाल मर्यादा ही असे दर्शविणे आवश्यक आहे आणि सर्व आयटी कर्मचा-यांना दिले जाणारे $ 2500 ची कंबल खर्च मर्यादा दिली जाऊ नये. नियतकालिक आधारावर खर्चाची मर्यादा तपासली पाहिजे जेणेकरून कर्मचा-यांना त्यांच्या प्रत्यक्ष खर्चावर योग्य ते दिले जाते.