नियोजनकर्ते सुसंघटित करतील अशी परिसंवादाची ही सर्वात सोपी घटना आहे. आणि बहुतेक सेमिनार एक किंवा दीड दिवस किंवा पूर्ण दिवस म्हणून अनुसूचित केले जातात. सेमिनारच्या नियोजनासाठी चेकलिस्ट तयार करण्यास इच्छुक असणार्यांसाठी, खालील सेमिनारची आखणी आणि अंमलबजावणी करण्यासाठी एक उच्चस्तरीय रचना आहे.
आणि ज्यांना मल्टि-डे किंवा मल्टि-सेशन कॉन्फरन्सची नियोजन करायची आहे त्यांच्यासाठी अशीच पद्धत घेण्याचा विचार करा. तथापि, आपली सेमिनार नियोजन चेकलिस्ट फक्त लांब राहतील.
01 - इव्हेंटच्या उद्देशाची पुष्टी करा
- प्रेक्षक कोण आहेत?
- परिसंवादाचा विषय काय आहे?
- कुठे स्थित असावे?
- लोक उपस्थित का होतील?
- परिसंवादाचा अजेंडा काय आहे?
02 - ऍपेक्स इव्हेंट वैशिष्ट्य मार्गदर्शकांचे पुनरावलोकन करा
कन्व्हेंशन इंडस्ट्रियल कौन्सिलने अशा अनेक साधनांची स्थापना केली आहे जी सर्वोत्तम कार्यक्रमांचा एक उत्कृष्ट स्त्रोत म्हणून पाहिली पाहिजे जे नियोजन घटनांच्या तपशीलांचा मागोवा ठेवण्यासाठी कार्यक्रम किंवा बैठक नियोजकाला मदत करतील. मोफत डाउनलोड साधनांसह, संबंधित तपशीलांची सूची तयार करण्यासाठी कोणत्याही कार्यक्रमाचे नियोजक मदत करतील. यात समाविष्ट आहे, परंतु इतकेच मर्यादित नाही:
- इव्हेंट प्रोफाइल (तारीख, वेळ, स्थान, संपर्क इ.)
- इव्हेंट आयोजक / होस्ट संपर्क माहिती
- पुरवठादार संपर्क माहिती
- उपस्थित प्रोफाइल
- आवश्यक जागा
- अन्न व पेय
- ए / वी आवश्यकता
- फंक्शन / रूम सेटअप
03 - इव्हेंट प्रोफाइल तयार करा
एकदा नियोजकाने काही समाविष्ट केलेले कार्यक्रमांबद्दल काही मूलभूत प्रश्न उपस्थित केले की, सभेसाठी संभाव्य ठिकाणे संशोधन करण्याची ही वेळ आहे. कार्यक्रमाचे प्रकार निश्चित करण्यासाठी कार्यक्रमाचे आयोजक / होस्ट यांच्याशी एकत्रपणे काम करणे महत्वाचे आहे आणि आयोजक आणि अतिथी (कल्पनांची सूची अमर्याद असू शकते) यासाठी सेमिनार अधिक सोयीचे होऊ शकते.
- स्थानिक हॉटेल
- स्थानिक परिषद सुविधा
- खाजगी निवास स्थान
- खाजगी क्लब संग्रहालय / आर्ट गॅलरी
04 - बाह्यरेषेच्या परिसंवादाची गरज आणि रेखांकित ठिकाण प्रस्ताव.
संभाव्य सेमिनारसाठी अंदाजपत्रक प्रदान करण्यासाठी बहुतेक ठिकाणे प्रसन्न आहेत. खानपान किंवा विक्रीस संपर्क खालील BEO माहितीची आवश्यकता असेल:
- कार्यक्रमासाठी शक्य तारीख (ष्ठे)
- उपस्थित संख्या
- रुम सेटअपची शैली (कक्षा, U- आकार इ.)
- इव्हेंटची वेळ (सेटअप / फाडणे खाते)
- अन्न आणि पेय आवश्यकता
- A / V गरजांना (स्क्रीन, माईक इत्यादीसह)
- खोली सेटअप
टीप: हॉटेलवरून आपल्या कार्यक्रमास समर्पित होणारे ए / व्ही तकनीशियन नेमणूक करा.
05 - अजेंडा पुष्टी करा आणि / किंवा विकास करा
इव्हेंट नियोजक कार्यक्रमाचे आयोजक / यजमान सह कार्य करण्यासाठी हे महत्वाचे आहे कारण इव्हेंट अजेंडा नेहमी इव्हेंटच्या प्रत्यक्ष दिवसापर्यंत प्रारंभिक संभाषणात बदलू शकतो. कार्यक्रम नियोजक योजना समायोजित आणि प्रत्येक गोष्ट सहजतेने चालते याची खात्री करण्यासाठी ठिकाण सह लक्षपूर्वक काम तयार असणे आवश्यक आहे
06 - BEO करारनामाची पुष्टी करा
एकदा नियोजक सेमिनार साठी उपस्थित आणि रसद आवश्यकतांची लक्ष संख्या माहीत आहे, त्याला घटना जागा आणि संबंधित आवश्यकता सुरक्षित पाहिजे. बर्याच करारांनी नियोजकाने कार्यक्रमाच्या काही विशिष्ट दिवसांपर्यंत अन्न आणि पेय आवश्यकता कमी / वाढविण्याची संधी देण्याची परवानगी दिली पाहिजे. तथापि, बर्याच करारांमध्ये ते समूहांना किती प्रमाणात कमी करण्यास अनुमती देईल याची मोजणी करतील, म्हणून चांगले अंदाज लावा.
07 - इव्हेंट कम्युनिकेशन्स आणि सामुग्री तयार करा
हा एक आयटम आहे ज्यामध्ये काही नियोजक सहभागी होऊ शकतात, तर इतरही काही नसतात. मूलत :, काही बैठक योजनाकर्ते खालीलपैकी प्रत्येकासाठी जबाबदार असतील:
- इव्हेंट आमंत्रणे तयार करणे
- एजंट आणि इतर साहित्य मुद्रित करणे
- उपस्थित होणारे भेटवस्तू / रेफल्स सुरक्षित करणे
- नाव बॅज तयार करत आहे
- नौवहन कार्यक्रम चिन्ह आणि दाखवतो
08 - लॉजिस्टिक्स पूर्ण करण्यासाठी इव्हेंट होस्टसह जवळून कार्य करा
इव्हेंटच्या आधी, बैठकीचे नियोजक कार्यक्रमापूर्वी पूर्ण होणारी काही महत्वाची पावले आहेत. यात खालील ची पुष्टी करणे समाविष्ट आहे:
- इव्हेंट स्पीकर
- इव्हेंट A / V आवश्यक
- इव्हेंट सहभागी संख्या
- यजमान भूमिका आणि जबाबदारी
- इव्हेंट सामग्रीची आवश्यकता आहे (एकाधिक वेळा तपासा)
09 - इव्हेंट सेतू
इव्हेंट सेट अपच्या BEO वेळेत वेळेची अनुमती देण्याचे सुनिश्चित करा, आणि इव्हेंटच्या जवळपास दोन तास आधी येण्याची शिफारस केली आहे.
टीप: जर सेमिनार सकाळी साडेनऊ वाजता नियोजित असेल तर स्थळ विक्रीस संपर्कांना आपल्या समूहाला रात्री आधी सेट करण्याची परवानगी देण्यास सांगा (परंतु सार्वजनिक ठिकाणी काही मौल्यवान सोडू नका).
इव्हेंटसाठी सर्व इव्हेंट साहित्य, हँडआउट्स, सिग्नेज, दाखवे, भेटी, नोंदणी सारण्या , नाव बॅज आणि अधिक तयार असणे आवश्यक आहे.
चेतावणीः काहीवेळा स्पीकर्स रात्रीच्या आधीच्या स्लाइड्स बदलतात आणि नवीन प्रस्तुतीकरणास देतात जे कार्यक्रमाच्या 10 मिनिटे अगोदर पॉवर पॉईंटमध्ये जोडणे आवश्यक असते.
10 - कार्यक्रम अंमलबजावणी
आपण तयार केल्यानंतर, हे सेमिनारसाठी वेळ आहे खालीलची अपेक्षा करा:
- काही उपस्थितांना नेहमीच लवकर पोहोचेल
- काही उपस्थितांना नेहमी उशीर होईल
- वारंवार तांत्रिक बिघाड काही क्रमवारी आहे.