स्थळ समन्वयकांसाठी इव्हेंट सेट अप चेकलिस्ट

बर्याच ठिकाणांना कमी कालावधीत बहुविध घटनांचे समन्वय साधणारे दबाव यांमध्ये आलेले असतात. अखेर, त्यांच्या व्यवसायाची गुणवत्ता सेवा प्रदान करण्यावर ते अवलंबून असते आणि प्रत्येक प्रसंगी त्यांच्या कौशल्याच्या प्रदर्शक आणि उपस्थितांना त्यांच्या कौशल्यांचे प्रदर्शन करण्याची संधी असते. क्लायंट सेटसाठी मेजवानी खोलीत चालत असताना शो अगदी सुरु होण्याआधी सर्वात कठीण काळ येतो. या क्षणी हे दिवस उरलेले दिवस टोन लावण्यात येईल.

हे स्थळ समन्वयक म्हणून मला एक धडा शिकला आहे, आणि नंतर मी ताण-भरलेल्या सेटअप कालावधी दरम्यान क्लायंट्स संतुष्ट (आणि व्याप्त) ठेवण्यासाठी स्वतःची सेटअप चेकलिस्ट विकसित केली.

आपल्या गाड्या तयार आहेत

आपल्या ग्राहकाने सर्वप्रथम आपल्या वाहनातून त्यांच्या सर्व इव्हेंटची सामग्री काढून टाकली आहे. हे एक कठीण काम असू शकते, खासकरून पार्किंगची परिस्थिती नॅव्हिगेट करणे कठीण आहे. कल्पना करा की कोणीतरी आपले स्थळ जड बॉसेसच्या लोडसह चालत आहे - पहिली गोष्ट ते शोधत आहेत काय? उत्तर, अर्थातच, एक कार्ट, किंवा आणखी काही जे त्यांचे लोड कमी करते आणि लक्षणीय स्वरुपात लोड करणे अशक्य करून घेतात. गाडी चालवताना योग्य ठिकाणी जाणे हे सोपा मार्ग आहे जेणेकरून त्यांना "मुक्त" वाटणे सोपे जाते.

नोंदणी सारण्या तयार करा

बर्याच ग्राहकांसाठी गोष्टी-करण्याच्या यादीत रजिस्ट्रेशनची व्यवस्था होत आहे. याचाच अर्थ येताच की आपले स्थान जास्तीत जास्त आधीपासूनच नोंदणीचे भाग बनतात.

यात सर्व टेबल्स, कुर्सर्स, इलेक्ट्रिक आणि स्कर्टिंगचा समावेश आहे. नाव टॅग आयोजित करणे आणि चेक-इन साहित्य कार्यक्रम नियोजकांसाठी खूप वेळ वापरतील आणि त्यांना या सोप्या गोष्टींचा प्रारंभ करण्यासाठी त्यांना प्रतीक्षा करावी लागत नाही.

सर्व खोल्या सारणी आणि कापणी सेट करा

कार्यक्रमातल्या सर्व टेबल आणि खुर्च्या सेट करणे स्पष्टपणे काही वेळ घेऊ शकते.

आशेने, जर आपण पूर्वीच्या कार्यक्रमातून बाहेर येत असाल तर आपण ग्राहकांना सर्व गोष्टी सांगितल्या पाहिजेत अशी अपेक्षा केली आहे. जर तुमचा क्लायंट खोलीत चालत असेल तर डझनभर कामगारांनी टेबल्स आणि खुर्च्या टाकणे टाळल्या तर ते घाबरून जातील. आदर्शपणे, आपल्या ऑपरेशन कार्यसंघास सर्वकाही टेबल टेनिल्सच्या ठिकाणी ठेवता येईल जेणेकरून नियोजक केंद्रस्थानी, लिलाव वस्तू इत्यादीस सुरू करू शकतील.

सर्व बाहेर काढा प्रारंभिक

इमारतीचे नॅव्हिगेट कसे करायचे हे मुख्य नियोजक माहित नसल्यामुळे त्याचे समर्थन चालक दल तसे करीत नाही. सेटअप बिलापासून सुरू होण्याआधीच आपण आपल्या इमारतीच्या अंतर्गत चिन्ह अद्यतनित करून प्रत्येकाला अनावश्यक त्रास टाळू शकता. फ्लोरिस्ट आणि डीजेसारख्या विक्रेत्यांना कुठे जायचे हे देखील माहित असणे आवश्यक आहे हे लक्षात ठेवा. इव्हेंट डे आधी आपल्या ग्राहकांसोबत या सर्व गोष्टींचा आढावा घेतला जातो, परंतु मोठ्या दिवसाचा शोध घेणे देखील आवश्यक आहे.

बीओओ आणि बीजक्यांची आढावा

पुन्हा एकदा, कदाचित आपण या दस्तऐवजांकडे कार्यक्रमापर्यंतच्या दिवसात अनेक वेळा ईमेल केले असले तरी, त्यांना शेवटच्या वेळी त्यांचे पुनरावलोकन करण्याचा त्रास होत नाही. जरी सेटअप वेळ व्यस्त असली तरी, आपल्याला हे दस्तऐवज एकत्रितपणे पाहण्यासाठी 15 मिनिटे कोरणे आवश्यक आहे. बीओओ, कक्ष आकृती आणि संभाव्य चलन समाविष्ट असलेल्या त्यांच्या क्लायंटसाठी ठिकाण समन्वयकांनी एक पॅकेट तयार असावा.

खूपच कमी अनुभवी योजनाकार या गंभीर पेपरचे पुनरावलोकन करण्याची संधी देतात.

परिचय

औपचारिक प्रस्तावनासाठी आपल्या कार्यसंघातील प्रमुख सदस्यांना आपल्या क्लायंटमध्ये आणणे सुनिश्चित करा. ही यादी कॅटरिंग व्यवस्थापक , मेजवानी कर्णधार, ऑपरेशन पर्यवेक्षक आणि ऑडिओ / व्हिज्युअल कोऑर्डिनेटर यांचा समावेश आहे. आपल्या ग्राहकांच्या वतीने संघाची निवड करताना विचार करा - तिथे काही तपशील आहेत जे आपल्या व्यवस्थापन संघाशी समोरासमोर चर्चा करायचे आहेत? एक लहान संभाषणाची सुरुवात हा प्रत्येक क्षेत्राचे प्रभारी कोण आहे यावर प्रकाश टाकण्याचा एक प्रभावी मार्ग आहे.

इव्हेंट सेट अप आयटमची ही लहान चेकलिस्ट आपल्या ग्राहकांच्या आगमनानंतर आनंदी राहण्याकरिता खूप लांब जाईल. आपल्या ऑफिसमध्ये प्राथमिक प्रतिनिधी म्हणून आपण आपल्या कार्यालयात काम करीत असतांना काहीही चूक झाल्यास क्लायंटना आपले सेल फोन नंबर देणे नेहमी चांगले असते.

लक्षात ठेवा, त्यांना काहीतरी हवे असल्यास निराश होऊ शकतात, परंतु त्यांना मदत करण्यासाठी कोणासही सापडत नाही तर ते आणखी निराश होतील!