आपण डब्ल्यू-2 फॉर्म तयार आणि वितरीत करण्यापूर्वी

01 - कर्मचारी म्हणून योग्यतेने वर्गीकृत कामगार असल्याची खात्री करुन घ्या

कर्मचारी कर्मचारी असतो जो नियोक्ता दिशेने काम करतो. सर्वसाधारणपणे, एखाद्या संस्थेसाठी सेवा करणारी कोणीही कर्मचारी असते जर एखाद्या संस्थेने काय केले जाईल हे कसे नियंत्रित करू शकते आणि ते कसे केले जाईल.

दुसरीकडे, एक स्वतंत्र कंत्राटदार हा वैयक्तिक किंवा व्यवसाय आहे जो दुसर्या व्यक्तीला किंवा व्यवसायांना सेवा प्रदान करतो. स्वतंत्र कंत्राटदार स्वतंत्र व्यवसाय संस्था आहे आणि त्याला कर्मचारी म्हणून न समजल्याचे सांगितले जाते. स्वतंत्र कंत्राटदारांचे काही उदाहरणे सल्लागार, एजंट किंवा दलाल आहेत. स्वतंत्र कंत्राटदारांचे काम अनेकदा व्यावहारिक किंवा व्यवसायासाठी आवश्यक नसते; उदाहरणार्थ, एक सफाई सेवा, पेरोल प्रोसेसर किंवा आयटी सेवा.

कर्मचार्यांना कर्मचारी किंवा स्वतंत्र कंत्राटदार म्हणून वर्गीकरण करण्याबद्दल आणि सहाय्यासाठी नोकरी वकीण्याबद्दल अधिक वाचा.

02 - चालू वर्षासाठी डिस्ट्रिब्युशन आणि फाइलिंग तारखा तपासा

डब्ल्यू -2 प्रक्रियेमध्ये दोन पावले सामील आहेत. पहिले पाऊल कर्मचार्यांना डब्ल्यू -2 फॉर्म वितरीत करीत आहे. दुसरा टप्पा म्हणजे सामाजिक सुरक्षा प्रशासनासह हे अर्ज दाखल करणे. (एसएसए)

दोन्ही कर्मचा-यांना वितरण आणि एसएसएमध्ये दाखल करण्याची अंतिम तारीख पुढील वर्षी 31 जानेवारी आहे. कर फसवणूक टाळण्यासाठी मदत करण्यासाठी एसएसए फाइलिंगची एक नवीन पूर्वीची अंतिम मुदत आहे. W-2 आणि 10 99 मुदतींबद्दल अधिक वाचा

आपण कर्मचार्यांना त्यांचे फॉर्म जानेवारीच्या सुरवातीस देता हे सुनिश्चित करा, जेणेकरून चुका टाळण्यासाठी त्यांच्याकडे वेळ द्या.

03 - कर्मचारी डब्ल्यू -4 फॉर्म तपासा

नियोक्त्यांना प्रत्येक वेळी सर्व कर्मचार्यांसाठी फाईलवर डब्ल्यू-4 फॉर्म असणे आवश्यक आहे. फॉर्म डब्ल्यू -4 मध्ये कर्मचार्याच्या फेडरल इन्कम टॅक्स विरोल्डिंगची रक्कम, वैवाहिक स्थिती, अवलंबून असलेल्यांची संख्या, आणि कोणत्याही अतिरिक्त रकमा रोखण्यासाठी आवश्यक असलेली माहिती समाविष्ट असते.

फॉर्म डब्ल्यू 4 ने भाड्याने पूर्ण केले पाहिजे आणि कोणत्याही वेळी कर्मचारी बदल करण्यास उत्सुक असेल. कर्मचार्याच्या वैयक्तिक माहितीचा (वैवाहिक स्थिती आणि अवलंबून असलेल्या संख्येसहित) बदल केल्यास किंवा कर्मचार्याच्या पत्त्यामध्ये बदल केल्यास कर्मचार्याने W-4 फॉर्म बदलला पाहिजे. कर्मचारी थांबविण्याची रक्कम बदलण्यासाठी कोणत्याही वेळी W-4 फॉर्म बदलू शकतो .

वर्षाच्या समाप्तीपूर्वी प्रत्येक वर्षी सर्व कर्मचार्यांना वैयक्तिक माहिती योग्य असल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी डब्ल्यू-4 फॉर्मचे पुनरावलोकन करावे.

फॉर्म W-4 वर कर्मचार्यांना अचूक आणि सद्य माहिती असल्याची खात्री करुन W-2 फॉर्म तयार आणि वितरीत करण्यात मदत होईल.

04 - डब्लू 2 फॉर्मसाठी परोवली माहिती गोळा करा

सर्वप्रथम, आपल्या डब्ल्यू-2 फॉर्मसाठी आपल्या कंपनीबद्दल काही मुलभूत माहितीची आवश्यकता असेल:

• आपल्या कंपनीचे नियोक्ता ID क्रमांक
• व्यवसायाचे नाव, पत्ता आणि पिन कोड
• आणि आपल्या कंपनीचे राज्य कर ओळख क्रमांक

नंतर, आपल्याला प्रत्येक कर्मचाऱ्याबद्दल माहिती गोळा करणे आवश्यक आहे, वैयक्तिक माहिती आणि पेलौल माहिती दोन्ही:

• कर्मचारी नाव आणि पत्ता आणि सामाजिक सुरक्षा क्रमांक किंवा इतर कर ID नंबर
• त्या कर्मचार्याला दिलेली रक्कम: एकूण वेतन, टिपा आणि इतर नुकसान भरपाई
• फेडरल इन्कम टॅक्सची रक्कम रोखली
• सामाजिक सुरक्षितता वेतन (वर्षासाठी सामाजिक सुरक्षिततेच्या जास्तीत जास्त रकमेपर्यंत)
• मेडिकेयर वेतन आणि टिपा आणि मेडिकर कर, उच्च उत्पन्न असलेल्या कर्मचा-यांसाठी अतिरिक्त मेडिक्रे कर समाविष्ट आहे.
• वाटप केलेल्या कर्मचारी टिपा भरल्या
• कर्मचा-यांना भरलेले अवलंबित काळजी लाभ आणि इतर फायदे
• प्रत्येक राज्यात जेथे कर्मचारी काम करीत होता, राज्य वेतन आणि टिपा भरल्या आणि राज्य आयकर रोखावले
• स्थानिक वेतन आणि टिपा दिले आणि स्थानिक आयकर नियंत्रित

05 - पुनरावलोकन W-2 प्रक्रिया - कसे W- 2 तयार केले जाईल?

आपली कंपनी पेरोल प्रक्रियेसाठी नवीन असेल तर किंवा आपल्या वेतनस्थळाची परिस्थिती अलीकडेच बदलली असेल तर कर्मचारी वर्षासाठी वर्षाच्या अखेरीस अहवाल शोधणे, पूर्ण करणे आणि वितरणाची प्रक्रिया पुनरावलोकन करणे एक चांगली कल्पना आहे. आपण ऑफिस सप्लाय स्टोअर, तुमचा सीपीए, कर किंवा लेखा सॉफ्टवेअर किंवा आयआरएस कडून डब्ल्यू -2 फॉर्म मिळवू शकता.

टिप: आपण आयआरएस किंवा इंटरनेटवरील अन्यत्रुन W2 फॉर्म डाउनलोड करू शकत नाही. डब्ल्यू -2 फॉर्मची एक कॉपी लाल शाईच्या एका विशिष्ट रंगात आहे आणि ती डुप्लिकेट केली जाऊ शकत नाही. सामाजिक सुरक्षितता प्रशासकासह आपल्याला कॉपी ए चे विशिष्ट आयआरएस फॉर्म भरणे आवश्यक आहे (ही प्रतिलिपी आपण ठेवली आहे आणि फेब्रुवारीच्या अखेरीस सामाजिक सुरक्षिततेसह फाइल).

W-2 फॉर्म तयार करण्यासाठी येथे काही पर्याय आहेत:

• लेखा सॉफ्टवेअर वापरणे आपल्याकडे केवळ काही कर्मचारी असल्यास आणि आपण लेखा सॉफ्टवेअरचा वापर केल्यास, आपण या सॉफ्टवेअरचा वापर करुन W2 फॉर्म तयार करण्यासाठी ऍड-ऑन खरेदी करू शकता.
• कर तयारी सॉफ्टवेअर वापरणे जर आपण एक सामान्य कर तयार सॉफ्टवेअर प्रोग्राम वापरत असाल तर एकतर ऑनलाइन किंवा डेस्कटॉप आवृत्तीमध्ये, आणि आपण या सॉफ्टवेअरची व्यवसाय आवृत्ती खरेदी केली असेल तर, डब्ल्यू-2 प्रक्रिया समाविष्ट आहे काय हे तपासा. शीर्ली एल्म्ब्लॅड, टू गॉड टू फायनान्शियल सॉफ्टवेअर, चे कर सॉफ्टवेअर रिव्यूवरील लेख आहे
• खरेदी केलेल्या डब्ल्यू-2 फॉर्म वापरणे मुख्य कार्यालय पुरवठा कंपन्यांनी CD वर सॉफ्टवेअरसह वापरण्यासाठी W2 फॉर्म प्री-प्रिंट केले आहेत जे आपल्याला या स्वरूपासाठी माहिती इनपुट करण्यासाठी आणि आपल्या प्रिंटरवर त्यांचे मुद्रण करण्यास अनुमती देते.

W-2 फॉर्म भरून आणि छपाई करण्यासाठी आपण वापरलेली कोणतीही पद्धत W-3 ट्रांसमिशन फॉर्म असावी .

06 - कर्मचा-यांना डब्ल्यू-2 फॉर्म कसे वितरित करावे ते ठरवा

एकदा आपण W-2 फॉर्म तयार केल्यानंतर, पुढील निर्णय म्हणजे त्यांना कर्मचार्यांना वितरित कसे करावे. लक्षात ठेवा की कर वर्षातील कर्मचार्यांकडे डब्ल्यू -2 फॉर्मचे वितरण वर्ष 1 99 31 आहे. उदाहरणार्थ, नियोक्ते ज्यांना 2016 च्या टॅक्स वर्ष डब्लू -2 एस वितरित करण्याची आवश्यकता होती त्यांना वितरित करण्यासाठी 31 जानेवारी, 2017 पर्यंत आहे.

कर्मचार्यांना छापील W-2 फॉर्म वितरीत करण्यासाठी आपल्याकडे दोन पर्याय आहेत - एकतर त्यांना मेल करा किंवा त्यांचे स्वत: च्या कर्मचा-यावर वितरीत करा. जर एखाद्या कर्मचा-याने व्यक्तीचा डब्ल्यू-2 फॉर्म उचलला असेल, तर आपल्याला कर्मचार्याची स्वाक्षरी असणे आवश्यक आहे की हा फॉर्म झाला आहे की नाही हे विचारात न घेता हे टाळले पाहिजे.

07 - कर्मचा-यांना W-2 फॉर्म पाठविण्यापूर्वी त्रुटींचे परीक्षण करा

समस्या कमी करण्यासाठी आणि W-2 फॉर्म पुन्हा पाठविण्यासाठी, या चेकलिस्टचा उपयोग करून त्रुटींसाठी डब्ल्यू 2 फॉर्म तपासा. सामान्य W-2 त्रुटींमध्ये चुकीच्या वर्षाच्या फॉर्मचा वापर करणे, माहिती समाविष्ट करणे अयशस्वी होणे, चुकीच्या बॉक्समध्ये माहिती ठेवणे, आणि जास्तीत जास्त सामाजिक सुरक्षा थांबविणे थांबविणे अयशस्वी होते.

08 - डुप्लिकेट डब्लू-2 फॉर्मसाठी कर्मचारी विनंत्या हाताळणे

कर्मचा-यांनी नेहमी W-2 फॉर्मची खोटी माहिती गमावली किंवा हरवले तर ते आपल्या पॉवर विभागाकडे त्यांच्या डब्लू -2 फॉर्मची डुप्लिकेट कॉपी मागू शकतात. आपण W-2 फॉर्म वितरीत करण्यापूर्वी, या विनंत्यांशी कसे व्यवहार कराल यावर लक्ष द्या:

• आपण आंतरिक स्वरूपात छापली असतील तर आपण फक्त W-2 फॉर्म पुनर्मुद्रण करू शकता आणि त्यास कर्मचार्याकडे पाठवू शकता किंवा मेल करु शकता.
• हा फॉर्म बाहेरच्या पॅनोल सेवेद्वारे तयार केला असल्यास, ते फॉर्म पुनर्मुद्रण आणि मेलिंग करण्याच्या खर्चासाठी आकारू शकतात. आपण कर्मचार्यांना प्रथम डुप्लिकेट फॉर्म किंवा वर्षातील दुसरे डुप्लीकेट चार्ज करू शकता (असे घडते!).

जे काही तुम्ही ठरवता ते, आपल्या पॉलिसींना डुप्लीकेट फॉर्म संबंधित कर्मचार्यांना संवाद साधणे हे एक चांगली कल्पना आहे. डुप्लिकेट फॉर्म चार्ज असण्याची शक्यता वाटते परंतु हे गमावलेल्या स्वरूपाच्या संख्यांवर कमी करू शकते ज्यास आपल्याशी सौदा करण्याची आवश्यकता आहे.

09 - सामाजिक सुरक्षा प्रशासनासह डब्ल्यू -2 आणि डब्ल्यू -3 फॉर्म भरणे

आपण डब्लू -2 फॉर्म कसे तयार करावे आणि कामगारांना या फॉर्मचे वाटप केल्यानंतर (जानेवारी 31 वर्षाच्या कर वर्षातील) हे ठरविल्यानंतर तुम्ही पुढील निर्णय सामाजिक सुरक्षा प्रशासनातर्फे (एसएसए) अर्ज कसे करावे हे ठरवा. .

सर्व डब्ल्यु -2 फॉर्म सामाजिक सुरक्षा प्रशासनासह दाखल होणे आवश्यक आहे, तसेच ट्रान्समिटिट फॉर्म डब्ल्यू -3 यासह हे फॉर्म सबमिट करण्याचे दोन पर्याय:

• आपण सामाजिक सुरक्षा वेबसाइटच्या व्यावसायिक सेवा ऑनलाइन विभागावर ऑनलाइन फाइल करू शकता. आपल्याला प्रथम नोंदणी करावी लागेल, नंतर योग्य फॉर्म ऑनलाइन भरावे. आपण BSO सह ऑनलाइन फाइल केल्यास, आपल्याला W-3 फॉर्म समाविष्ट करण्याची आवश्यकता नाही.
• आपण सोशल सिक्युरिटी ऍडमिनिस्ट्रेशनकडे फॉर्म डब्ल्यू -3 च्या सोबत W-2 फॉर्म भरून देखील मेल करु शकता.

डब्ल्यू -3 फॉर्म तयार करण्याबद्दल अधिक माहिती येथे आहे.

10 - डब्लू -2 फॉर्मच्या वाटपासाठी राज्य विनियम तपासा

जेव्हा आपण कर्मचार्यासाठी डब्लू 2 फॉर्म पूर्ण करता तेव्हा त्या फॉर्मचा एक भाग (कॉपी 1) त्यास जिथे कर्मचारी काम करतो तेथे जमा करावे. जर कर्मचारी एकापेक्षा अधिक राज्यांमध्ये कार्यरत असेल तर तुम्हाला प्रत्येक राज्यासाठी डब्ल्यू -2 फॉर्मची एक प्रत सादर करावी लागेल.

प्रत्येक राज्यात डब्लू -2 फॉर्म आणि कोणत्याही ट्रान्समिटिट फॉर्म भरण्यासाठी वेगवेगळ्या आवश्यकता आहेत. आपल्या राज्यातील गरजा जाणून घेण्यासाठी आपल्या राज्याचे कर आकारणी प्राधिकरण किंवा राज्य महसूल विभाग तपासा.

अद्ययावत: अनेक राज्ये एसएसएसह डब्ल्यू -2 एस दाखल करण्याच्या 31 जानेवारीच्या पूर्वीच्या नवीन तारीखशी जुळत आहेत.

राज्य वेतनपट कर बद्दल अधिक वाचा .