एखादे इव्हेंट बजेट तयार करणे कठीण आहे जोवर आपल्याला किती खर्च लागेल हे आपल्याला चांगली कल्पना नाही. हे पुरेसे आहे असे दिसते, पण इव्हेंट नियोजनाशी संबंधित खर्च अनेक भिन्न ठिकाणांवरून येऊ शकतात. जेव्हा आपण विचार करता की आपण आपल्या सर्व खर्चाची श्रेणी ओळखत असाल तर दुसरा कोणीतरी तुम्हाला पुन्हा एकदा ड्रॉइंग बॉर्डरवर पाठवण्यास पाठवेल. आपल्याशी असे करण्यापासून प्रतिबंध करण्यासाठी, आपले बजेट तयार करताना आपण हे लक्षात ठेवण्यासाठी प्रसंग नियोजन खर्चाची एक रूपरेषा एकत्रित केली आहे.
ऑन साइट खर्च
इव्हेंट ठिकाण द्वारे वैशिष्ट्यीकृत खर्च आणि शुल्क येथे समाविष्ट केले आहेत. हे बर्याचदा महाग श्रेणीचे आहे, परंतु आगाऊ पुनरावलोकन करण्यासाठी औपचारिक किंमत अंदाज प्राप्त होईल तेव्हा ते देखील अंदाज करणे सर्वात सोपा आहे. असे सांगितले जात असताना, आपल्या उपस्थिती संख्यासह बदलणार्या चल मूल्यांमध्ये फॅक्टर विसरू नका. कॅटरिंग हे याचे एक चांगले उदाहरण आहे कारण आपल्या रोस्टरचे प्रत्येक वाढीसह आपले अन्न मूल्य वाढेल.
स्थळ मूल्य
- भाड्याची खोली
- सुरक्षा ठेव
- विमा संरक्षण
- पार्किंग
अन्न आणि अन्नधान्य
- जेवण
- पेये
- बारटेन्डर / सर्व्हर लेबर फी
- कर आणि सेवा / ग्रॅच्युइटी फी
ऑडिओ / व्हिज्युअल
- मायक्रोफोन्स
- स्क्रीन आणि प्रोजेक्टर
- इंटरनेट प्रवेश
- इतर विशेष उपकरणे
थर्ड-पार्टी वेंडर
ही श्रेणी होस्टच्या ठिकाणच्या बाहेर विक्रेत्यांद्वारे प्रदान केलेल्या सर्व वस्तू आणि सेवांचे प्रतिनिधित्व करते. प्रत्येकजण आपल्याला स्वतंत्रपणे बिल करेल, जेणेकरून आपण कार्य करीत असलेल्या प्रत्येक व्यक्तीवर बंद टॅब ठेवणे महत्त्वाचे आहे.
स्प्रेडशीट वापरणे आपल्याला आपल्या सेवांशी निगडित खर्चासह आपले विक्रेता संपर्क व्यवस्थित करण्यास मदत करेल.
कार्यक्रमाचे भाडे
- झाडे, टेबल झाकणे, आणि चेअर कव्हर
- तंबू, स्टेजिंग, आणि करमणूक आकर्षण
- भौतिक वस्तूंचे स्थान नाही
- सेटअप / टायडाउनसाठी श्रम आणि वितरण
सजावट विक्रेते
- अॅक्सेंट प्रकाशयोजना
- फुले व सेंटरस्पीस
- फुगे
मनोरंजन
- संगीतकार किंवा डीजे
- स्पीकर शुल्क
- करार रायडर्स (अन्न, राहण्याची, वाहतूक)
उत्पादन खर्च
उत्पादन कार्यक्रमाची आखणी आणि अंमलबजावणी करण्यासाठी आवश्यक असलेल्या सर्व कर्मचारी आणि संसाधनांचा समावेश आहे. या खर्चाची सुरुवात प्रसंगी स्वप्न पाहतात आणि पोस्ट-इव्हेंट पेपरवर्कच्या माध्यमातून सुरू होते. थोडक्यात, या श्रेणीत कार्यक्रमाचे नियोजन, उपस्थितांना आकर्षित करणे आणि प्रशासकीय घटकांचे व्यवस्थापन करण्याची किंमत दर्शवते.
विपणन आणि नोंदणी
- प्रिंट आणि डिझाईन कार्य
- जाहिराती
- आमंत्रणे
- नोंदणी व्यवस्थापन
नियोजन आणि संघटना
- इव्हेंट प्लॅनर फी
- अर्धवेळ आणि तात्पुरते कर्मचारी
- कार्यालयीन सामान
- संप्रेषण खर्च
- प्रवास खर्च
प्रशासकीय खर्च
- पगारदार कर्मचारी नियुक्त्या
- लेखांकन खर्च
- कायदेशीर शुल्क
- सल्लागार शुल्क
कॉस्ट ओवरटेज आणि आपत्कालीन निधी
नियोजित खर्चासाठी तुम्हाला काय ठेवावे याबद्दल कोणताही जादू क्रमांक नाही, परंतु आपण अनपेक्षितपणे अपेक्षा करणे आवश्यक आहे काही कार्यक्रमाचे नियोजन अंदाजपत्रकापेक्षा पाच ते दहा टक्के अर्थसंकल्पीय अंदाज दर्शवितात, तर काही लोक काम करण्यासाठी गोल क्रमांक निवडतात. अर्थात मोठ्या प्रमाणावर कार्यक्रम आवश्यकतेपेक्षा अधिक वाटप केले पाहिजेत कारण प्रति व्यक्ती बिल केलेली उपेक्षा हजारों डॉलर्समध्ये जाऊ शकते.
या रूपरेषेचा हेतू आपल्याला उद्भवणारे विविध प्रकारच्या इव्हेंट नियोजन खर्चाची जाणीव करून देणे हे आहे. प्रत्येक इव्हेंट अद्वितीय आहे , जेणेकरून येथे सूचीबद्ध केलेल्या अधिक किंवा त्यापेक्षा कमी गोष्टी समाविष्ट होऊ शकतात. महत्वाची गोष्ट म्हणजे आपल्या खर्चाची माहिती कुठून येईल हे जाणून घेणे एखाद्या विशिष्ट विक्रेत्याशी किंवा श्रेणीशी संबंधित असलेले खर्च पाहता आपल्या बजेटवर कटुता भंग पावतात, परंतु विधेयक येईपर्यंत होणारी सर्वात वाईट प्रकरणे संपूर्णपणे खर्चाबद्दल विसरत आहेत.