चांगले कार्यालय व्यवस्थापन आपल्या खाली लाइनसाठी चांगली आहे
1. कार्यालय व्यवस्थापन पद्धती तयार करा आणि त्यांना चिकटवा.
आपण नियोजित राहण्यासाठी आणि गोष्टी सहजतेने चालू ठेवू इच्छित असल्यास नियमानुसार कार्ये नियमित पद्धतींची आवश्यकता आहे.
पेपरवर्क आणि ऑफिस सिस्टम्स हाताळण्यासाठी दैनंदिनी सेट करा. उदाहरणासाठी, जर शक्य असेल तर आपल्या कार्यालयात येणाऱ्या कागदाच्या प्रत्येक तुकडाला एकदा हाताळावे, त्यावर कृती केली असेल आणि फाईल करावी - एका डेस्कवर अजिबात रचलेली नाही. तसेच, डिजिटल संप्रेषण जसे की ईमेल्सला प्राधान्य दिले गेले पाहिजे आणि शक्य असल्यास ताबडतोब कार्यान्वित केले पाहिजे किंवा भावी कारवाईसाठी ध्वजांकित केले पाहिजे.
डेस्कटॉप, लॅपटॉप, फाइल सर्व्हर, मल्टीफंक्शन प्रिंटर आणि मोबाईल डिव्हाइसेससह ऑफिस सिस्टम्सला प्रशासन आणि आपत्कालीन कार्यपद्धती दोन्हीची आवश्यकता असेल. जेव्हा सिस्टम क्रॅश होणे किंवा संगणकाशी संबंधित उपकरणांचे अपयश अपयशी ठरते, तेव्हा आपल्या कार्यालयातील प्रत्येकाने कोणाला कॉल करावा आणि काय करायचे नाही हे जाणून घेणे आवश्यक आहे (जसे की समस्या सुधारण्याचा प्रयत्न) आपल्या गंभीर व्यवसाय डेटाचे संरक्षण करण्यासाठी 3 पायऱ्या जाणून घ्या
2. स्पष्टपणे रेखाटलेली जबाबदार्या निश्चित करा.
चांगले कार्यालय व्यवस्थापन हे कशासाठी जबाबदार आहे हे त्यांना माहीत असलेल्या लोकांवर अवलंबून आहे - जे लोक जबाबदार आहेत त्यांना गोष्टी केल्या जातात.
उदाहरणार्थ काय होईल, उदाहरणार्थ, आपल्या लहान व्यवसायासाठी खरेदी केल्याने कोणीही कोणासही केले असेल तर? आपल्याला गरज असेल तेव्हा आपण प्रिंटर कागद शोधू शकाल? सर्व उपकरणे आणि पुरवठा करण्याचे आदेश देणार्या एका व्यक्तीला समस्या सोडवते आणि गोष्टी सहजतेने चालू ठेवतात. कर्मचार्यांना नियुक्त केलेल्या व्यक्तीस पुरवठा केल्याबद्दल कोणत्याही विनंत्यांना ईमेल करा किंवा एका विशिष्ट जागेत हस्तलिखीत यादी पोस्ट करा जिथे लोक त्यांना कोणत्या गोष्टीची गरज भासवू शकतात.
हे (कॉम्प्यूटर) सिस्टम प्रशासनासह समान आहे. आपल्या कॉम्प्यूटर सिस्टमच्या सुरक्षेसाठी आणि खाती, संकेतशब्द आणि सॉफ्टवेअर यासारख्या गोष्टींवर लक्ष ठेवण्यासाठी आपल्यास एक व्यक्ती असणे आवश्यक आहे. ऑफिस ऍप्लिकेशन्स, अकाऊंटिंग सॉफ्टवेअर आणि डेटा स्टोरेजसाठी क्लाऊड-आधारित सिस्टम्स वापरणे ही लहान व्यवसायासाठी एक आदर्श उपाय आहे, परंतु तरीही आपल्याला विशिष्ठ व्यक्तीला प्रशासकीय कार्ये करणे जसे की वापरकर्ते हटविणे / हटवणे, परवानगी देणे इत्यादी करणे आवश्यक आहे.
3. रेकॉर्ड ठेवा - आणि आपले व्यवसाय रेकॉर्ड अद्ययावत ठेवा.
नोंदी ठेवणे चांगले कार्यालय व्यवस्थापन सर्वात सोपा भाग सारखे ध्वनी - आपण त्या रेकॉर्ड दोन्ही प्रवेशजोगी आणि अद्यतनित दोन्ही ठेवण्यासाठी गरज विचार नाही तोपर्यंत पण एक चांगला कार्यालय व्यवस्थापक बनण्यासाठी पहिला नियम आपल्याला यावर पकड घेण्यास मदत करेल; कार्यालयीन नियमानुसार रेकॉर्ड अद्ययावत करणे. जेव्हा आपण एक नवीन ग्राहक किंवा क्लायंट प्राप्त करता, उदाहरणार्थ, त्याला आपल्या संपर्क डेटाबेसमध्ये प्रवेश करण्यासाठी केवळ एक क्षण लागतो मग फोनवर आपण त्याच्याशी बोलल्यानंतर रेकॉर्ड अपडेट करण्यासाठी तो आणखी एक किंवा दोनच वेळ लागेल.
(लक्षात घ्या की, बहुतांश न्यायाधिकारांमध्ये गोपनीयता कायदे आहेत जे ग्राहकांच्या माहिती हाताळण्यास नियमन करतात.)
4. आपल्या कार्यालयातून चालत रहा आणि एक बसा.
आपल्या कार्यालयासाठी जागा व्यवस्थापन किंवा जागा कुप्रबंधन यांचे उदाहरण आहे का?
जेव्हा आपण कार्यालयातून चालत असतो, तेव्हा तुम्हाला अडथळ्यांभोवती फिरवावे लागते किंवा एखाद्या गोष्टीला धडपडण्याचा धोका चालवता येतो का?
आपण एखाद्या डेस्कवर बसून बसून तेथे आरामदायीपणे काम करता का? गोष्टी तार्किकरीत्या व्यवस्थित ठेवल्या जातात ज्यामुळे आपण ज्या डेस्कवरील सर्वात गोष्टी वापरता ते सर्वात जवळच्या असतात.
प्रिंटरमध्ये कागदपत्रं भरण्याची कॅबिनेटमधून आजकाल बर्याच गोष्टी आल्या. चांगल्या ऑफिस मॅनेजमेंटसाठी, आपल्याला खात्री आहे की ऑफिसमधील सर्व गोष्टी जास्तीत जास्त कार्यक्षमतेसाठी असतील- आणि जास्तीत जास्त सुरक्षा. लहान किंवा होम ऑफिस डिझाईनची मूलभूत माहिती आपल्या ऑफिस स्पेसची सुरक्षितता, प्रकाश आणि वेंटिलेशन गरजा पूर्ण करण्यासाठी टिपा प्रदान करते.
5. दमवणारा काम अनुसूची.
आपल्याला ज्या गोष्टी आवडत नाहीत अशा गोष्टी बंद करणे खूप सोपे आहे आणि बर्याचशा व्यवसायिक लोकांना फाईलिंग , शिपिंग आणि प्राप्त करणे किंवा बहीखाणे - जसे की कार्यालय व्यवस्थापक देखील कार्य करीत नाहीत.
दुर्दैवाने, एखादे कार्यालय, स्वयंपाकघरात जसे काम केले जात नाही त्याप्रमाणे चांगले काम करणार नाही.
आपण लहान व्यवसाय मालक असाल तर जो कोणी आपल्याला इतरांना कंटाळवाण्या किंवा कुप्रचारित कार्य म्हणून पाहण्यास सक्षम न ठेवता त्या स्थितीत आहे, त्याच्यासाठी प्रत्येक आठवड्यात वेळ शेड्युल करून स्वतःला नियमितपणे प्राप्त करण्यास सक्ती करा. उदाहरणार्थ, सकाळी किंवा दुपारी घ्या आणि थंड कॉल करा , गैर-प्राथमिकता असलेल्या ईमेलची चौकशी करणे, सोशल मीडिया पोस्टिंग करणे, रेकॉर्डिंग करणे किंवा रेकॉर्ड अद्ययावत करण्याचे खर्च करणे.
6. प्रतिनिधी आणि आउटसोर्स.
एका परिपूर्ण जगात, प्रत्येकजण फक्त त्यास करत होता जे त्याच्याकडे होते आणि चांगले केले जसजसे जग परिपूर्ण नाही तेंव्हा बरेच लोक असे करत आहेत की त्यांच्याकडे वेळ आणि कौशल्य नाही.
नियुक्त करणे आणि आऊटसोर्सिंगमुळे केवळ आपल्या लहान व्यवसायाच्या कार्यालय व्यवस्थापनात सुधारणा होऊ शकत नाही, परंतु आपण आपल्या कौशल्यांवर देखील लक्ष केंद्रित करू शकता, ज्यामुळे आपले तळ रेखा सुधारेल. एक अर्धवेळ किंवा आभासी सहाय्यक आपल्या अनेक कार्यालय किंवा प्रशासकीय कामे हाताळण्यास सक्षम होऊ शकतात. प्रतिनिधींना अधिक नियुक्त करण्यासाठी, नियुक्त करण्याचे ठरवा पहा.
7. व्यवसाय नियोजन प्राधान्य बनवा.
बर्याच लहान व्यवसाय मालक त्यांचे दिवस अभिनय आणि प्रतिक्रिया देतात - आणि मग त्यांना आश्चर्य वाटेल की त्यांना त्यांच्या चाकांना कचर्याचे का वाटते. व्यवसाय नियोजन हे चांगल्या ऑफिस मॅनेजमेंटचे एक महत्वाचे घटक आहे आणि आपल्या नियमित ऑफिस मॅनेजमेंट नियमीतचा भाग असणे आवश्यक आहे.
यशस्वी लहान व्यवसाय मालक व्यवसाय नियोजनावर प्रत्येक आठवड्यात वेळ घालवतात आणि बरेचजण रोजच्या व्यवसायासाठीचे नियोजन सत्र हे लक्ष्य सेटिंग आणि वाढीसाठी एक उपकरण म्हणून वापरतात.
हा व्यवसाय नियोजन मार्गदर्शक आपल्या व्यवसायाची योजना सुरु करण्यासाठी एक उत्तम प्रायोजक आहे; आपल्या लहान व्यवसायासाठी व्यवसाय नियोजन चौकोनाची तरतूद करते आणि व्यापाराच्या लक्ष्यांना निर्धारित करण्यासाठी नियमांद्वारे एक दृष्टी स्टेटमेंट लिहिण्यापासून प्रत्येक गोष्टीवर संसाधने प्रदान करते.
आपण कर्मचारी असल्यास, व्यवसाय नियोजन त्यांना समावेश, औपचारिक किंवा अनौपचारिकतर
आपण फरक प्रेम कराल
अंदाधुंदी व्यापारातील व्यत्यय आणू नका. एकदा आपण चांगले ऑफिस मॅनेजमेंटच्या या सात तत्वांचा वापर करायला सुरुवात केली की आपण चांगले ऑफिस मॅनेजमेण्टमुळे फरक कराल - आणि आपण किती अधिक व्यवसाय करता.
हे सुद्धा पहा:
का क्लाउड कम्प्युटिंग लहान व्यवसायासाठी आदर्श आहे का?
आपल्या फाइलिंग सिस्टमवर मात करणे